Интранет: основные задачи и эффективные решения

503Далеко не все знают, что такое Интранет. Однако уже на протяжении нескольких лет корпоративные компьютерные сети успешно помогают эйчарам различных компаний оперативно информировать сотрудников о развитии бизнеса, а также воспитывать командный дух и повышать их лояльность. Предлагаем вам мнения нескольких hr-директоров российских компаний.

Продолжаем публиковать статьи с сайта премии «HR-brand года».

Надежда Ляховская, заместитель директора по маркетингу и рекламе кадрового агентства «ВИЗАВИ Консалт»:

— Услышав слово «Интранет», непосвященный человек, возможно, подумает об ошибке — «Наверно, Вы имели в виду Интернет?». На самом деле никакой ошибки нет. Но что же такое Интранет?

Интранет — это корпоративная компьютерная сеть компании, построенная на Интернет-технологиях, т. е. это внутренний web-портал, который решает совершенно различные корпоративные задачи одной организации. Интранет-сайт доступен только в рамках локальной сети компании, включая удаленные филиалы (intranet), или как портал в сети Интернет, требующий авторизации при входе (extranet).

Впервые термин «Интранет» появился 19 апреля 1995 году в журнале «Digital News & Review» в статье, автором которой являлся технический редактор Стивен Лотон (Stephen Lawton).

Появление данного термина не стало откровением — оно лишь объединило то, что уже было в той или иной форме: многие компании к этому времени уже имели что-то подобное в своем активе и успешно этим пользовались.

Где нужен Интранет? Всем ли он нужен? Зачем он нужен? На этом стоит остановиться подробнее.

Как правило, сегодня Интранет востребован и широко применяется именно в больших компаниях, где работа персонала должна быть четко организована, где необходимо гарантировать быстрый защищенный доступ к любой информации, необходимой сотруднику, независимо от его местоположения. Соответственно, большое внимание в этом случае уделяется вопросам обеспечения безопасности и разграничения доступа. Интранет в небольших компаниях и компаниях «семейного» типа, не имеющих филиалов в других городах, сосредоточенных в одном офисе, востребован гораздо меньше, хотя, безусловно, и здесь есть свои исключения.

Прогнозы различных агентств, занимающихся маркетинговыми исследованиями, свидетельствуют о том, что объем вложений компаний в Интранет превзойдет затраты на Интернет-серверы в течение ближайших нескольких лет, и эта тенденция будет не только сохраняться, но и усиливаться. Почему? Ответ прост — этого требуют бизнес-реалии. Современная организация, живущая в условиях динамичного развития, быстрых и частых изменений, переросла рамки бумажной технологии. С одной стороны, бизнес требует быстроты, четкости, оперативности, идеальной коммуникации между всеми бизнес-единицами, сбора и сохранения всей накопленной информации, которая зачастую является стратегически важным ресурсом для компании. С другой стороны, бизнесу для успеха требуется сплочение команды, превращение работников в единомышленников. Поздравления с днем рождения, появлением на свет ребенка, окончанием испытательного срока и прочим, фотографии с корпоративных мероприятий, новости, планы компании — все это позволяет лучше сплотить коллектив (особенно если он рассредоточен по офисам) и сделать бизнес более «человечным», «живым».

Выгоды от использования Интранета:

  • Высокая производительность работы сотрудников при совместной работе над общими проектами.
  • Легкий доступ к данным, необходимым для работы.
  • Гибкий уровень взаимодействия.
  • Удобство и легкость размещения и обновления данных (например должностных инструкций, договоров). Отсюда — минимизация количества ошибок, просчетов, оптимизация рабочего процесса, и, как следствие, повышение его производительности.
  • Возможность обучения/консультации на рабочем месте.
  • Позволяет претворять в жизнь общую корпоративную культуру.

Тем не менее, было бы неверно закончить материал на такой восторженной ноте. Справедливости ради нужно отметить, что помимо несомненных плюсов, у Интранета есть и минусы. И прежде чем принимать решение о создании подобного ресурса, нужно взвесить все аргументы «за» и «против».

Недостатки Интранета:

  • Сеть Интранет может быть взломана и использована в личных целях хакера.
  • Вся информация, выкладываемая в Интранет, должна тщательно проверяться и утверждаться, чтобы избежать недоразумений и путаницы.
  • Возможность распространения во внутренней сети некорректных материалов, материалов, запрещенных к публикации.
  • Легкий доступ к корпоративным данным может спровоцировать их утечку к конкурентам.
  • Работоспособность и гибкость Интранета требуют значительных накладных расходов на его разработку и администрирование. Сюда же можно отнести введение в штат отдельной штатной единицы/увеличение функционала уже существующего сотрудника, который будет отвечать за поиск информации для Интранета, ее добавление и т. д.

Елена Ганьшина, директор по связям с общественностью Евразийского банка развития (ЕАБР):

— Эффективность использования внутреннего сайта как средства укрепления корпоративного духа компании, передачи информации от руководства к подчиненным, а также обратной связи сегодня вряд ли может подвергаться сомнению. Для сравнения можно рассмотреть пример печатной корпоративной газеты. Ее основные недостатки — сравнительно невысокая оперативность (как правило, газета выходит раз в месяц) и значительные расходы (150—200 тыс. руб. за номер с учетом работы приглашенного журналиста, фотографа и верстальщика, но без учета расходов на доставку тиража, а они могут превышать стоимость подготовки номера).

На сегодняшний день офисы Евразийского банка развития открыты в Москве, Санкт-Петербурге, Астане и Алматы. Доставка газеты для нас являлась бы весьма затратным, а главное, продолжительным по времени предприятием. Сайт позволяет доносить информацию гораздо более оперативно. Кроме того, интернет-площадка обладает преимуществом налаживания интерактивного общения сотрудников, в том числе между офисами, путем организации форума, доски объявлений и прочих ресурсов, где можно давать разъяснения по различным аспектам работы в банке.

Что касается расходов, то львиная их доля приходятся на период создания сайта. Как правило, его разработкой занимаются подрядчики-профессионалы. А вот его поддержание и обновление должно быть по силам собственной ИТ-службе компании. Поэтому по сравнению с газетой сайт может окупиться уже в первый год существования.

Андрей Набока, генеральный директор компании Design Online:

— Рынок корпоративных порталов начал зарождаться в России в 1990-е годы вместе с потребностью компаний в удобном инструменте коммуникаций для своих сотрудников. В настоящее время на рынке несколько десятков серьезных организаций, предлагающих разработку закрытых ресурсов для внутрикорпоративного обмена данными. Корпоративный портал (интранет) — внутренняя корпоративная сеть, предлагающая ряд полезных функций для сотрудников компании.

Основное назначение любого корпоративного портала — обеспечить удобный и оперативный доступ сотрудника к необходимым ему материалам, а также наладить эффективное общение среди работников. К сожалению, это не всегда получается, даже если речь идет об очень продвинутом и качественном портале.

Когда мы начали разрабатывать свой продукт в области интранет, мы прежде всего изучили рынок, внимательно протестировали продукты конкурентов. Первое, с чем столкнулись, — это то, что все исследованные проекты порталов крайне запутаны и сложны для восприятия как со стороны администратора, так и со стороны пользователя. Поэтому при создании нашего «многофункционального корпоративного портала», мы постарались максимально упростить интерфейс, сохранив при этом все необходимую функциональную насыщенность ресурса. Администратор портала должен тратить минимум времени на настройку и наладку механизма, гораздо важнее своевременно наполнять ресурс контентом. А пользователь (сотрудник компании) должен быть уверен в том, что зайти на портал и получить необходимый документ или узнать, когда у его коллеги день рождения, проще, чем позвонить по телефону своему знакомому из соседнего отдела.

Валерий Зинченко, вице-президент НОМОС-БАНКа:

— Основной задачей внутреннего сайта является создание единого информационного пространства компании, позволяющего сотрудникам удаленных подразделений чувствовать себя важной частью одного организма.

Создание интранета преследует практические и идеологические цели. Решением первых является внедрение разнообразных сервисов, оптимизирующих работу коллектива. Это могут быть как банальный телефонный справочник сотрудников или ежедневное меню собственной столовой, так и сложные высокотехнологичные сервисы. Например, таск-менеджер, позволяющий вести работу над крупным проектом большому числу подразделений, согласовывать все действия в режиме реального времени и оперативно реагировать на внесенные изменения.

К идеологическим целям, безусловно, относятся задачи развития корпоративной культуры организации, пропаганда ее ценностей, вовлечение сотрудников во внутреннюю жизнь компании. Если практические аспекты интранета знакомы и понятны любому руководителю, а возможность их реализации зависит только от ресурсных ограничений (бюджет, наличие/отсутствие необходимой ИТ-инфраструктуры), то с идеологическими задачами ситуация обстоит сложнее — их важность признает руководство, но осуществление этих задач часто упирается в нежелание или неготовность формулировать сами идеологические принципы, находить творческие способы их внедрения и, самое главное, планомерно и последовательно их реализовывать.

 

Елена Харитонова, пресс-секретарь управляющей компании «Арбат Капитал»:

— Внутренние интернет-порталы завоевывают все большую популярность не только в больших корпорациях, но и в фирмах, насчитывающих весьма скромное количество сотрудников. На Западе уже давно существует практика внедрения подобных web-серверов. Интранет как способ хранения и систематизации корпоративной информации, а также как канал для делового общения сотрудников сейчас просто незаменим, поскольку в значительной мере способствует эффективности работы. Через такие порталы некоторые компании весьма успешно решают управленческие задачи, внедряя систему электронного документооборота. Это позволяет снизить издержки и сэкономить время сотрудников, что в итоге способствует быстроте принятия бизнес-решений.

Внутренний PR без него также не может обойтись. Интранет как никакой другой инструмент дает возможность каждому сотруднику ежедневно испытывать чувство причастности к одной команде, к одному большому делу благодаря вовлеченности во внутрикорпоративное информационное поле. И если стратегия развития компании предполагает такую важную составляющую, как корпоративные коммуникации, то интранет будет лучшим способом поддержки и развития корпоративной культуры. Перед сотрудниками открываются возможности общения друг с другом и с руководством без посредников, что в значительной степени снижает психологический барьер, способствуя открытому доверительному отношению к коллегам.

 

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *