Известно ли вам, что один сотрудник офиса производит, в среднем, около 160 килограмм бумажных отходов в год? При этом, 45% бумажных документов выбрасывается в течение 24 часов после их создания. Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%.

22 октября во всем мире отмечается День без бумаги. И мы предлагаем вам рекомендации по экономному расходованию бумаги для сотрудников и для бизнеса. Ведь всего за полтора года использования технологии электронного документооборота компания может сэкономить около 12 миллионов листов бумаги, что, примерно, соответствует 1200 деревьям. А если ваша организация еще не пришла к необходимости внедрения системы электронного документооборота, начать можно с переработки макулатуры. Пример одного из участников Дня без бумаги этого года, рекрутинговой компании Бигл, показывает, что так можно «спасти» 4 дерева, сэкономить 280 кВт электроэнергии, 5600 л воды и предотвратить выброс 476 кг углекислого газа.

Экономия ресурсов позволит вам упрочить репутацию HR бренда, повышать мотивацию сотрудников, начать внедрять социально ответственный подход к бизнесу и , конечно, экономить средства.

Рекомендации для бизнеса

1. Присмотритесь внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.
2. Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
3. Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов. Это поможет отслеживать реальные расходы на бумажный документооборот, а, следовательно, принимать меры по его сокращению.
4. Используйте единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, порталы, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.
5. Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы в компании. Проявляйте инициативу по оптимизации работы.
6. Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, позволит «спасти» определенное количество деревьев.
7. Введите правила поощрения самых активных сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги. Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.
8. Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.
9. Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.
10. Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.

Для сотрудников

• Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.
• Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном формате.
• Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать. Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений.
• Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, также позволит «спасти» определенное количество деревьев.
• Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.
• Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу. К примеру, вести протокол совещания или встречи удобнее сразу на планшете или смартфоне.
• Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.

По материалам: http://www.docflow.ru/paperfree/advice/