Сегодня, мы вынуждены задавать себе вопрос — как провести запланированные мероприятия и активности, не выходя за рамки отведенного бюджета. А еще лучше — сократив его в 1,5 — 2 раза.
«Задача не выполнима!», — скажете вы. И будете не правы. Опытные event-менеджеры всегда имеют несколько уловок про запас. Сегодня мы расскажем вам, как оптимизировать бюджет корпоративного мероприятия.
А во вторник 20 января — проведем вебинар, посвященный теме «Мероприятия без бюджета».
Вебинар №2. 20.01.2015 — Мероприятие без бюджета
По теме: видеокурс Эффективные корпоративные мероприятия. Автор — Ольга Бронникова
Эффективность организации специальных мероприятий зачастую определяется способностью держать затраты, требуемые для проведения специального мероприятия, на соответствующем минимуме.
К деньгам можно относиться по-разному: жечь их, накапливать или, быть может, даже возводить в культ. Ясно одно: сегодня они значат очень много, как ни крути.
Поэтому еще во время планирования корпоративного мероприятия рано или поздно возникает вопрос: «А сколько это будет стоить?»
Лишь некоторые компании в состоянии предоставить неограниченный бюджет по объективным причинам.
Бывают и так, когда руководство компании хочет видеть на мероприятии шампанское, а вот выделенного бюджета хватит только на пиво.
Но, как бы то ни было, грамотная разработка бюджета и его осваивание — это серьезное дело. И самое главное тут — при минимальных расходах держать проект на высоком уровне. Мы попробуем изложить наш подход в виде коротких тезисов-идей.
1. Нужно следить, чтобы бюджет оставался максимально гибким.
Как правило, в процессе работы над проектом возникают непредвиденные расходы, которые не были заложены в бюджет на стадии планирования. Тут нет ничего сверхъестественного — обычная ситуация. Поэтому правильнее всего сразу предусмотреть в бюджете 10% для подобных трат.
2. Максимальный контроль подрядчиков.
Организация любого мероприятия всегда включает в себя взаимодействие с подрядчиками. Порой от них зависит слишком многое, но от этого не уйти. Поэтому следует всегда уточнять каждый момент, даже если он кажется с первого взгляда очевидным. Иными словами, все, что не закреплено на бумаге, требует разъяснения, причем личный контакт тут лучше, чем телефонный.
Никогда не будет лишним проверить состояние дел. Иногда подрядчики предпочитают умолчать о проблемах, как бы странно это не звучало.
3. Ежедневная проверка расходов.
Сюрпризы — это не всегда хорошо и приятно, особенно когда речь идет о расходах. Не редки случаи, когда люди, работающие по проекту, упускают этот момент из виду, а потом хватаются за сердце, обнаружив, что суммы в счетах давным-давно превысили допустимый бюджет.
Поэтому надо каждый день проверять состояние счетов по проекту, графики оплат и все, связанное с денежной стороной вопроса.
4. Время проведения не должно совпадать с «горячими» периодами.
Эта рекомендация, в первую очередь, связана со стоимостью аренды объектов и покупки всего необходимого.
Что дешевле: мероприятие в обычный день или мероприятие накануне Нового года? Ответ лежит на поверхности: разумеется, первое.
Необходимо помнить, что одно только время проведения способно сэкономить большую часть средств для нашей компании, а результат будет тот же.
5. Скидки.
Действительно, скидки — это еще один хороший инструмент экономии. Сразу, еще на стадии планирования проекта, стоит провести детальные исследования возможных вариантов, а их обычно бывает предостаточно. К тому же, скидки — такая вещь, которая отлично поддается менеджменту. Их можно комбинировать, сводить в группы, эти группы затем расширять и так далее. При умном подходе работа со скидками практически в любом случае дает ощутимый эффект.
Имеет смысл попросить дискаунт у компании, предоставляющей площади для мероприятия и сервис, в обмен на мгновенную оплату. Этот прием неплохо работает: люди готовы идти на уступки, если их избавляют от необходимости ждать расчета.
6. Избегайте отмен.
Каждая отмена — это теоретическая потеря денег. Как избежать таких ситуаций?
Очень просто: предусмотреть их возможность заранее, еще на этапе подписания документов. К примеру, в последний момент стало известно, что для банкета необходимо не красное, а белое вино, хотя заказ уже сделан.
В идеале, мы должны всегда оставлять место для маневра: например, пункт в договоре, предусматривающий возможность отменить поставку до определенной даты или что-то в этом роде. Но, в любом случае, пока нет окончательного решения, утвержденного всеми ответственными лицами по соответствующей статье расходов, давать ей ход ни в коем случае нельзя.
7. Выгоднее платить за объем.
Многие компании, с которыми приходится работать во время организации корпоративного мероприятия, предпочитают, чтобы с ними расплачивались из расчета «за порцию» или «за единовременную услугу». Нам же намного выгоднее платить за весь объем по целому проекту. И такая возможность у многих наших партнеров есть точно, только о ней предпочитают умалчивать.
8. Практичный подход к меблировке.
Эта идея больше подходит для деловых мероприятий, хотя и для всех остальных она тоже применима. Для встречи деловых партнеров вполне хватит обычной офисной обстановки, а главным критерием будет удобство, а не красота.
Поэтому не рекомендуется украшать помещение, в котором проходит special event предметами не соответствующими его контексту. Другими словами, каждый элемент декора и меблировки должен быть оправдан, иначе он бесполезен и ведет к пустым расходам.
9. Спонсорство.
Если мероприятие публичное или даже ограниченно-публичное, на нем всегда найдется место для пары спонсоров, а это дополнительный прирост к бюджету проекта. И тут самое трудное, пожалуй, морально принять эту опцию как необходимость. Хотя сей подход не только поможет с финансовой стороны, но еще и может сделать мероприятие более статусным.
10. Использование сторонних поставщиков.
Большинство компаний, предоставляющих площади для проведения специальных мероприятий, также предлагают всевозможные смежные услуги от поставки продуктов и алкоголя до аренды автотранспорта. Это, бесспорно, удобно, но следует помнить, что цены альтернативных поставщиков могут быть ниже. К тому же работа с проверенными партнерами добавляет надежности. С другой стороны, наличие сторонних поставщиков на площадке — может внести путаницу, так что решать вам.
11. Еда.
Сложно представить любое мероприятие, без банкета или фуршета. Таким образом мы стараемся еще больше расположить участников к нашей компании. Говорить о составлении меню сейчас мы не будем — это тема для целого материала. Пока отметим пару важных моментов.
Во-первых, неплохо предусмотреть во время переговоров с поставщиками (см. кейтеринг ) возможность возврата лишней еды. Многие из них без особых проблем соглашаются на подобные условия.
Во-вторых, обязательно нужно минимизировать порции, предоставив посетителям и участникам выбор.
К примеру, большую порцию имеет смысл разделить пополам: женщины, сидящие на диете, ограничатся половиной, а мужчины, которых не беспокоит собственный вес, возьмут две половины.
В-третьих стоит отказываться от дорогих, скоро порятящих и сложных в изготовлении блюд.
12. Напитки.
Эта деталь может значительно увеличить расходы при неправильном подходе. Но и тут есть способы экономии. К примеру, если специальное мероприятие длится больше одного дня, то открытые и непустые бутылки можно хранить, а не выбрасывать, если характер напитка позволяет это сделать без потерь качества. Кроме того, открывать бутылки следует по мере необходимости, а не все сразу, как это часто случается. Закрытая бутылка — еще не расход.
Советуем выбирать еду для мероприятия так, чтобы в меню не было очень соленых блюд, которые, как известно, усиливают жажду.
Заканчивая материал замечу, что наблюдений и идей, подобных тем, что приведены в материале, у каждого организатора, наберется не мало. Главное — систематизировать этот опыт, запоминать любой нюанс, ведь в бизнесе нельзя наступать на одни и те же грабли дважды.
Статья подготовлена по материалам сайта http://eventua.com.ua
По теме: видеокурс Эффективные корпоративные мероприятия. Автор — Ольга Бронникова
