Как стать мастером по адаптации персонала? Приёмы, кажется, известны и доступны всем. Но кто-то адаптацию проводит с блеском, а кому-то не удаётся вовсе. Не стоит здесь полагаться на судьбу: также, как и в Конг-фу, мастерами адаптации персонала не рождаются, а становятся. Сегодня те, кто уже постиг тайны искусства адаптации, делятся с нами опытом в «Экспертном мнении».

 В поисках баланса

Человек вроде бы приходит в команду, но в то же время принимает должностные инструкции. И приятельской беседы будет недостаточно, и официозом легко всё испортить. Формальные коммуникации vs неформальных. Как найти баланс?

Евгения Миклуш, менеджер по развитию персонала, компания СофтБаланс: «Как показывает практика многих компаний и коллективов, баланс зачастую формируется самостоятельно. Вопрос в «ингредиентах» и «помешивании» 🙂 
Совсем без неформального общения скучно, есть риск превратиться в банкиров-гоблинов из банка «Гринготтс» (с).

А человек — существо социальное и выдыхать ему во время вспахивания корпоративной нивы необходимо! Так дайте ему такую возможность. Вот лишь некоторые варианты:

Корпоративы – люди в неформальной обстановке раскрываются совершенно иначе (и я здесь не о Любе из YouTube), а о возможности вдруг (!) узнать, что ребята из соседнего отдела оказывается цитируют классиков наизусть, твой начальник в детстве играл на баяне и сейчас, кстати, тоже может, а милая девочка секретарь уже 3 года увлекается альтернативной историей.

Внутренний портал – посмотрите насколько популярны стали соц. сети, насколько быстро и мощно они развились за каких-то несколько лет! Есть даже мнение, что это инструмент спец. служб; и надо отдать им должное, что это инструмент мощный, учитывая сколько информации можно почерпнуть оттуда о людях (и именно неформальной информации). Так что останавливает перенять такой инструмент для своей организации?

Тематические встречи – вечера настольных игр, кинопросмотры, hand-made party и т.д. Это отличный способ собраться заинтересованным отличным ребятам и приятно провести время. Узнать друг друга, даже если вы 1,5 года работаете на одном этаже, приятно провести время и понять, что работа давно перестала быть местом «от звонка до звонка», это твоё окружение. Пусть оно будет приятным.
Не следите, сколько времени ваш сотрудник пьёт чай с печеньками, и он перестанет следить за вашим присутствием в офисе. Он начнёт работать 🙂  Проверено в СофтБаланс!»

София Семёнова, руководитель отдела внутренних коммуникаций и брендинга Volvo Group Russia: «Формальные коммуникации помогут сделать процесс адаптации на новом рабочем месте более быстрым и эффективным, расскажут о всех существующих в компании критически важных процедурах, познакомят человека с ключевыми для его деятельности сотрудниками, дадут лучшее представление о бизнесе компании и роли данного новичка в нем. Формальные коммуникации – это дорога, по которой нужно пройти, чтобы стать частью компании, занять свое место в ней. Неформальные коммуникации дадут лучшее представление о корпоративной культуре, позволят сотруднику лучше «влиться в коллектив». Главное, чтобы неформальные коммуникации не вступали в противоречие с формальными».

Екатерина Сорокина, директор по персоналу направления «Минеральная изоляция» Компании ТехноНИКОЛЬ: «Как известно, адаптация — это сложный и долгий процесс взаимного приспособления сотрудника и организации. Принято выделять 4 стороны адаптации: профессиональную, психофизиологическую, социально-психологическую и организационную. Для того, чтобы адаптация прошла успешно и в кратчайшие сроки, новичку необходимо дать максимум информации как об используемых методах работы и ожидаемых результатах, так и о самой организации, ее корпоративной культуре, принятых правилах и пр. То есть о том, что составляет социальную среду. Как правило, профессиональную адаптацию, т.е. доработку знаний и навыков сотрудника организовать несложно. Процесс облегчают стандартизированные операционные процедуры (т.е. наглядные пошаговые инструкции по каждой операции). Выделенные наставники контролируют процесс приобретения практических навыков. Общую информацию о компании и ее ценностях, принципах новый сотрудник получает из книжки новичка. Но это, так сказать, мертвое знание. Для того, чтобы новичок эту информацию усвоил – требует подкрепление фактами и примерами реальных ситуаций. Тут важную роль играет наставник, который должен быть носителем «ДНК» компании, знать и разделять ее ценности. Поэтому у нас выбор наставников довольно строгий, к ним предъявляются требования не только по профессиональным знанием, но и по вовлеченности в жизнь организации. В таком случае формальный подход разбавляется личной заинтересованностью наставника в качественном обучении новичка».

Олеся Чижова, специалист отдела по работе с персоналом, OOO «Филип Моррис Сэйлз энд Маркетинг»: «Когда новый сотрудник приходит в компанию, естественно, у него возникает множество самых разных вопросов: он может не знать каких-то организационных моментов, для него могут быть не очевидны все возможности для профессионального развития в организации, он не сразу понимает стиль работы в отделе или команде, не всегда быстро интегрируется в свою новую роль и т.д. Поэтому компания с большой ответственностью подходит к процессу эффективной адаптации сотрудника при помощи разнообразных инструментов, в том числе формальных и неформальных коммуникаций. 

В нашей компании главная роль в вопросе интеграции отводится не столько отделу по работе с персоналом, сколько непосредственному руководителю, другим отделам, с которыми будет взаимодействовать работник, и его коллегам. Специально разработанная программа адаптации придает всему процессу понятный вид и задает последовательность действий. В зависимости от специализации сотрудника эта программа может корректироваться. Я расскажу о том, как организован этот двухнедельный процесс в региональном московском офисе компании, 90% которого составляют «полевые» работники (торговые представители, специалисты по работе с совершеннолетними потребителями).
Первый этап программы достаточно формален. Сотрудник знакомится с корпоративными политиками и процедурами, проходит инструктаж по технике безопасности и встречается со своим будущим руководителем и наставником. Как правило, все это занимает не более одного дня.

Затем, начиная со второго рабочего дня, новичок погружается в работу. Он проходит обучение в классе, а также выезжает «в поля», чтобы своими глазами увидеть, как построена работа коммерческой организации. Теоретическая часть программы предполагает знакомство с историей компании и ее брендами, организационной структурой, внутренними правилами, а также возможностями профессионального и личностного развития. Тренерами выступают эксперты из разных департаментов компании. Благодаря такой организации процесса, новички получают возможность увидеть компанию изнутри, узнать все, что их интересует из первых уст. Как правило, на этом этапе для новых сотрудников мы устраиваем неформальную встречу с одним из членов команды руководителей компании в России, которому они могут задать самые животрепещущие вопросы.

Далее новичок вместе с наставником выезжают «в поля», где опытный коллега делится своими навыками и знаниями, уделяя пристальное внимание тонкостям рабочего процесса. Такая ознакомительная поездка ¬- хорошее упражнение перед тем, как сотрудник отправится в свободное плавание.

К выбору наставников мы относимся очень внимательно, ведь это тот человек, который должен помочь новичку принять корпоративную культуру, заинтересовать и мотивировать его и, конечно, помочь быстро приспособиться к новым условиям. Каждый будущий наставник предварительно проходит обучение по программе «Интеграция нового сотрудника», где мы рассказываем ему о его роли, а также объясняем, на чем нужно делать акценты.

Завершающий этап — обучение инструментам работы, особенностям ведения бизнеса и навыкам продаж, а также курс по безопасному вождению.

Отмечу еще раз, что в процессе интеграции новых сотрудников принимают участие не столько  отдел персонала, а сколько непосредственный руководитель и другие коллеги из других функций. В частности, это отдел развития коммерческой организации и департамент по корпоративным вопросам. Разработка курсов по стратегии продаж, взаимодействию с совершеннолетними потребителями – это задача отдела развития коммерческой организации. В свою очередь, департамент по корпоративным вопросам, в особенности группа внутренних коммуникаций, отвечаeт за взаимодействие между топ-менеджментом компании и работниками. Для того чтобы этот диалог стал продуктивным, у нас есть самые разные инструменты – Интранет, ежеквартальный электронный новостной бюллетень News & Views, видеоролики, рассказывающие о жизни компании и разнообразных проектах, регулярные неформальные встречи с руководством, а также квартальные веб-касты с Президентом компании».

Философский вопрос

Что делать, если новичок – отличный профессионал, но корпоративная культура – явно не для него?

Евгения Миклуш: «Оставить в покое 🙂 Правда, правда. Для чего вы берёте отличного профессионала на работу? Что бы он отлично выполнял свой функционал и тем самым помогал компании зарабатывать отличные деньг. Корпоративная (хорошая корпоративная) культура создаётся для повышения комфортности работающих в ней людей. Интереснее работать – больше отдача – больше КПД – больше $. Если пытаться запихнуть отличного профессионала в культурные рамки, в которые он по каким-то причинам запихиваться не хочет, это всё равно что отнимать у организации те самые $. Не нужно заниматься подменой ценностей. А что же делать HR-у? Если компания имеет разностороннюю корпоративную жизнь, а значит и интересную культуру, то так или иначе каждый найдёт свою отдушину. В худшем случае такие профессионалы просто будут хорошо выполнять свою работу. Согласитесь, тоже не плохо?»

София Семёнова: «Такая ситуация потенциально опасна конфликтами. Возникает вопрос, зачем мы нанимаем такого «чуждого компании» сотрудника. Возможно, для того, чтобы внести изменения в корпоративную культуру, что позволит компании стать более конкурентоспособной. Возможно, это уникальный специалист, который будет отвечать за критически важный для компании участок, но его влияние и вмешательство в корпоративную жизнь будут минимальными. В любом случае, что делать с таким профессионалом, лучше думать еще на этапе подбора, а не после приема на работу».

Екатерина Сорокина: «Иногда бывает так, что человек является отличным профессионалом, но его ценностные установки не совпадают с принятым в компании кодексом этических норм. Такого сотрудника лучше не принимать на работу, как бы ни был велик соблазн. Рано или поздно моральные противоречия выйдут на первый план и вряд ли конфликт будет конструктивным. Поэтому в наших подразделениях особое внимание при подборе сотрудников уделяется проверке ценностных соответствий».

Виртуальные бойцы

Сегодня во многих компаниях есть сотрудники, которых HR-ы «вживую» могут никогда и не видеть. Удалённые сотрудники – это норма. Вопрос: нужны ли мероприятия по адаптации для удалённых сотрудников?

Евгения Миклуш: «Нужны, и даже больше, чем для сидящих у вас под боком. Им и так нелегко, ведь они далеко 🙂 Измените имеющиеся у вас инструменты по адаптации под удалённых сотрудников. Суть оставаться будет прежней, только может поменяться форма. Например, вы ведёте для всех новичков Welcome – встречи: общаетесь с ними, рассказываете. Сделайте из этих встреч, используя всю ту же информацию, классный «зажигательный» фильм и дайте возможность посмотреть его вашим удалённым сотрудникам. Помимо адаптационной функции он будет ещё выполнять роль мотиватора: «Как здорово в их организации», и даже ненавязчивого контроля: «Ну как фильм?» И это только один инструмент…»

София Семёнова: «Да, обязательно нужны. Удаленные сотрудники являются частью компании, делают свой вклад в бизнес. И важно, чтобы у них было верное представление о том, как и что устроено в компании, каких принципов следует придерживаться. Для адаптации таких сотрудников могут быть использованы различные электронные курсы, виртуальные встречи».

Екатерина Сорокина: «Про удаленных сотрудников рассуждать могу только в теории, поскольку у нас таких нет. Но я бы не делала различий в процедуре, поскольку и удаленным сотрудникам требуется, как минимум, профессиональная и организационная адаптация».

Желаем вам стать мастером адаптации!
Если вы хотите поделиться опытом и рассказать истории из своей практики – пишите нам на pr@inside-pr.ru