Уходящий год принес нам немало открытий в сфере электронных коммуникаций и мобильных решений для работы и мотивации сотрудников. Мы собрали экспертов, чтобы поговорить о трендах последнего времени, угрозах и возможностях современных приложений для дистанционной работы и находках этого года.
Ольга Бронникова, руководитель службы корпоративных коммуникаций ABBYY, выделяет 7 основных трендов электронных коммуникаций:
«Во-первых, мобильность: смартфоны получили широкое распространение, сотрудники «в полях» теперь имеют возможность доступа к порталам;
Второе — тексты стали короче. Проблема доступа к информации, которая была до появления порталов, баз знаний и других интранет-ресурсов, практически везде решена или решается. Теперь сотрудникам приходится успевать ориентироваться в больших объемах, быстро искать самое необходимое и тратить на потребление информации как можно меньше времени. facebook и twitter приучили всех к коротким сообщениям и спискам из серии «10 принципов», «10 самых нужных книг» и т.п. Ровно по той же причине редакторы корпоративных интранетов стали использовать больше инфографики, это третий тренд.
Четвертый тренд — это большая социализация интранетов: сотрудники перестают быть пассивными читателями, они становятся авторами контента. Пятый тренд как раз об этом: короткие видео, которые снимают и публикуют в интранете сами сотрудники. Соответственно изменилась роль редактора интранет-портала, он превращается в модератора.
Шестой тренд — это краудсорсинг, когда проекты реализуются силами участников коммьюнити. С ним связан седьмой тренд — геймификация как инструмент нематериальной мотивации. Возможность сотрудникам быть авторами делает коммуникацию быстрее, помогает выявлять экспертов. Кроме того, поиск информации чаще стал сводиться к поиску эксперта, которому можно задать вопрос и оперативно получить ответ.».
«Если же говорить предметно об электронных коммуникациях, то в них торжествует три тренда: мобильность, простота и социальность, — соглашается Анна Несмеева, руководитель Сообщества внутренних коммуникаторов — А главным трендом электронных коммуникаций и внутренних коммуникаций в целом в этом году можно считать прочное утверждение интегрированных коммуникаций, Именно в области digital коммуникации внутренние и внешние сливаются с маркетингом. Невозможно провести четкую границу, где оканчивается рассказ про hr-бренд и начинается рассказ про бренд компании».
Специалисты в области информационных технологий солидарны: работа на планшете или мобильном определяет подход к развитию IT-систем для бизнеса.
Эльдар Сафаров, менеджер проектов отдела развития информационных ресурсов компании СКБ Контур, добавляет: «Основной тренд — это использование личных устройств сотрудников для решения рабочих задач. Если раньше мы говорили, что сотрудник часть работы может делать за стационарным компьютером у себя дома, то теперь мобильность позволила выполнять эти задачи везде: в кафе, в командировке, стоя в пробке и даже находясь в отпуске. Все это привело к тому, что сейчас мало кто говорит о рабочем дне сотрудника с 9.00 до 18.00, рабочее и личное сложно разделить. Эти изменения потребовали создания мобильных версий сервисов и удобного доступа с них к сервисам компаний (почта, база знаний, трекеры, коммуникационные сервисы). Например, если в компании есть CRM, то потребовалось создание мобильной версии для нее.
Такая же потребность возникла и для коммуникационных решений: например, в СКБ Контур есть внутренняя социальная сеть и для нее тоже сделана мобильная версия. Тренд «сначала мобильные, потом основной сайт» был обозначен в книге Люка Вроблески «Сначала мобильные»: рекомендую прочитать книгу всем, кто занимается электронными коммуникациями для сотрудников».
Не стоит забывать и про мессенджеры и системы, упрощающие обработку задач и сообщений.
«Если говорить про современные тренды, то прежде всего, 2015 год — это год мессенджеров, — отмечает Алексей Поспехов, CEO, ICONIC. — Практически 90% всех клиентских коммуникаций по проектам, ушли из электронной почты в Telegram. У сервиса есть удобный функционал доступа с различных устройств, самые совершенные настройки безопасности, а так же сохранение истории.
Если говорить про внутренние проекты, то 100% компании использует решение SLACK для обсуждения проектов, интеграции сторонних систем и модулей.
Чем современнее и проще решение Вы используете, тем более лучшее отношение сотрудников можно получить. Сейчас практически невозможно представить обмен статусами в виде xls файлов или электронных писем! Это выглядит так же, как отправка факса!
Мы видим что, все сервисы идут к некому единому потоку, куда будут падать все сообщения, уведомления, задачи, документы и прочие решения. Это гораздо удобнее, чем проверять десять систем и отправлять письма».
Использовать вебинары для планерок.
«Разветвленность современных компаний уже давно вышла за пределы одного города, а порой и одной страны. — говорит генеральный директор Webinar Александр Альперн.- В то же время руководители нуждаются в регулярных встречах с партнерами, сотрудниками и внештатными работниками. И тратиться на постоянные командировки, перелеты — не лучшая идея. Многие решили эту проблему переходом в среду онлайн, в частности в формате вебинаров.
Во время совещания всегда можно запустить опрос, вывести экран на рабочий стол, показать все документы и цифры наглядно. Можно записать вебинар и прислать файл сотруднику, пропустившему мероприятие.
Одна из известных российских газет активно использует вебинары для проведения планерок: «Координацию работы 83-х редакций, расположенных в 12-ти часовых поясах евразийского континента, обеспечивают онлайн-конференции — практически единственный инструмент, способный вовремя собрать всех вместе».
Мобильные решения и удаленная работа сотрудников не только открывают возможности, но и требуют серьезного подхода к потенциальным угрозам. Здесь эксперты солидарны — безопасность информации выходит на первое место среди всех недостатков.
«Основной вопрос, если говорить об угрозах, это безопасность информации, ведь мобильные устройства чаще теряют, — говорит Ольга Бронникова. — Но и это ограничение уже не везде актуально. Возможностей же масса. Самое главное — скорость обмена информацией, возможность моментально найти все, что нужно. Второе — прозрачность многих процессов, а прозрачность процессов, как известно, повышает вовлеченность персонала».
«Развитие мобильности влечет за собой угрозы по информационной безопасности. — вторит Эльдар Сафаров.- Многие компании вынуждены делать программы по мобилизации сотрудников, например, включать мобильное устройство сотрудника в рамках подхода BYOD (bring your own device, принеси собственное устройство), некоторые с помощью корпоративных политик обязательно включают пароль на устройствах, если на них настроен доступ к корпоративной почте. Конечно же, для бизнеса и руководителей компании мобильный сотрудник — это возможность большего вовлечения его в рабочий процесс, такой сотрудник более мотивирован, так как может решать рабочие задачи, не только находясь в офисе. Но, с другой стороны, мобильное устройство такого сотрудника — это потенциальная угроза по утечке конфиденциальной информации».
Понять удаленного сотрудника
Александр Федяев, Marketing adviser, Codephobos.com напоминает про уязвимость облачных систем и делится сложностями работы с полностью удаленными сотрудниками: «С точки зрения безопасности я вижу два недостатка: 1) безопасность хранения данных в облаке, к которым есть доступ с нескольких аккаунтов; 2) сложность отследить психологическое состояние работника. Если в вашей нише процветает промышленный шпионаж или у вас много врагов, то скорее всего стоит особенно беспокоиться за сохранность данных и нанять человека способного обеспечить удалённый контроль за безопасностью, в этом нет ничего сверхсложного. Для нас же более актуальной является проблема номер два. Переработки, проблемы в семье, пьянство в конце концов часто могут привести к серьёзным последствиям. Пока мы не придумали, как предвидеть эти проблемы, но простого отпуска обычно бывает достаточно, чтобы всё встало на свои места.
В компании Phobos два офиса: в Вильнюсе и в Москве. При этом ещё треть сотрудников компании находятся в других городах и работают из дома. С точки зрения мотивации многое зависит от опыта работы из дома. Если сотрудник уже давно работает «на удалёнке», то обычно проблем не возникает, тут главное наладить коммуникацию и всегда знать, когда сотрудник доступен, а когда нет. Если же опыта работы из дома нет, то несмотря на запредельную мотивацию в первые недели работы, позже могут начаться проблемы».
«Современные решения для удаленной работы несут угрозу в первую очередь для сложившейся иерархии внутри компаниии. — добавляет Анна Несмеева. — При оперативном и мобильном общении, люди смотрят на то что говорит собеседник, не обращая внимания на его тиутл и звания. И если вашей компании важно сохранить в виртуале строгую иерархию — такие средства коммуникаций не для вас.»
И напоследок мы попросили экспертов рассказать, какие мобильные решения стали для них прорывом года. Мнения разделились.
«Periscope — это безусловно прорыв. Думаю, скоро стоит ждать корпоративные решения подобного характера». — считает Ольга Бронникова.
«Прорывом года определённо хочется назвать Telegram и добавленную в этом году возможность создавать ботов для него. С помощью ботов можно вести всю внутреннюю коммуникацию (корпоративные рассылки, срочные объявления и т.д.), не загружая при этом почту, можно контролировать время работы», — утверждает Александр Федяев.
«Прорывом года считаю активное развитие мессенджеров, — говорит Эльдар Сафаров. — Отдельно хочется отметить коммуникационное решение Slack: решение позволяет быстро организовывать горизонтальные связи в группах. Также стоит отметить Facebook at Work, которое позволяет использовать инструменты внешней социальной сети Facebook для взаимодействия с коллегами».
«Прорывом года однозначно стали разнообразные мобильные приложения и решения для коммуникаций, — подытоживает Анна Несмеева, — При условии что все большее число сотрудников подключается к корпоративному интранету через носимые устройства и не имеют постоянного доступа через компьютер — это настоящий прорыв для внутренних коммуникаций. Мы можем общаться с линейным и торговым персоналом, которого никогда бы не увидели на обычном портале».
