Возможно, в тот или иной период вашей карьеры вы сами получали отзывы о своей работе. Также велика вероятность того, что, если вы являетесь специалистом по кадрам или начальником, вам самому приходилось высказывать свое мнение о работниках и вносить какие-то предложения.
Если между руководителем и сотрудником существует обратная связь, она может помочь повысить моральный настрой и мотивацию. Если ее нет, в будущем это может привести к большим проблемам.
Как осуществляется обратная связь?
Во-первых, подготовьте почву. Свое мнение необходимо высказывать конфиденциально. Важно, чтобы ваш разговор никто не мог услышать, к тому же, для его проведения следует выбрать более непринужденную и наименее устрашающую обстановку. Беседа должна проходить в официальном русле. Подготовьтесь заранее и сделайте заметки. Вы должны четко представлять, что вы собираетесь сказать и почему. Если эта встреча является частью постоянного непрерывного процесса, возьмите с собой записи последней беседы, на которой обсуждались деловые характеристики работника. Это позволит вам при необходимости прокомментировать прогресс или, наоборот, снижение активности сотрудника.
Задайте нужный тон вашей беседе. Вам следует оставаться позитивно настроенным и объективным. Если вы начнете разговор в обвинительном тоне, это только ухудшит дело. И помните, что отзыв – это обсуждение не личности, а чьей-то работы. Фразы типа «вы не выполняете эту работу так, как надо» или «вы так и не поняли, как это сделать» создадут очень негативную атмосферу, и вам сложно будет продолжить вести беседу в нужном русле.
Оценка деятельности — или обратная связь — предназначена для того, чтобы помочь сотрудникам развиваться, но они не смогут этого сделать, если будут вынуждены обороняться или чувствовать свою вину. Попробуйте использовать фразы «я отметил, что» или «я понимаю, что» — и ситуация уже будет обсуждаться без осуждений и упреков. Попросите сотрудника высказаться. Хороший работник перед встречей все обдумает и, вероятно, захочет использовать эту возможность, чтобы объяснить, почему он поступил именно так. И, может быть, вы даже услышите мнение о своей собственной технике управления.
Главное — делайте акцент на положительных моментах. Начните с того, что было сделано хорошо. Объясните, что вам нравится в работе вашего коллеги и почему. Расскажите ему, как это помогло лично вам, отделу или вашей компании. Дайте сотруднику почувствовать себя на коне. Маршалл Голдсмит и его коллега Джон Катценбах, «тренеры» по совершенствованию управленческой деятельности, создали такое понятие как feedforward, то есть «прямая обратная связь».
Голдсмит считает: «Если вы собираетесь высказать мнение о чьей-то деятельности, начните с прямой обратной связи. Сосредоточьтесь на будущих перспективах, а не на прошлых ошибках».
Переходим ко второй стороне медали…
Хорошие новости — это лишь одна сторона медали обратной связи. Вам еще придется обсудить и неприятные моменты. Это может быть обычная плановая встреча, но всегда есть какое-то задание, которое выполняется не так хорошо, как другие. Не идите на встречу с сотрудником, имея лишь смутное представление о том, что идет не так, или выражая недовольство человеком, который выполняет это задание. Вам необходимо заранее определить проблемы и подкреплять ваши комментарии конкретными примерами.
Вы должны в нейтральной форме кратко и ясно «проиллюстрировать» свое мнение фактами. Если действительно существует какая-либо проблема, связанная с качеством работы, следует организовать последующую встречу или даже тренинг.
Будьте конструктивны. Если вы скажете кому-то, что он плохо выполняет свою работу, этот путь никуда вас не приведет. Вам следует предложить способы, как улучшить ситуацию. Если у сотрудника постоянно возникают одни и те же проблемы только в одном аспекте работы, а со всем остальным все в порядке, стоит убедить его подыскать наставника. Или же вам следует провести небольшое исследование перед встречей и внести свои собственные предложения. Обязательно убедитесь, что вы оба понимаете, о чем идет речь. Спросите у человека, с которым вы встречаетесь, почему ему сложно выполнить это задание. Выясните причину такой низкой продуктивности работы.
Закончите беседу на позитивной ноте. Повторите свои первоначальные комментарии — напомните работнику, что он сделал хорошо и почему вы его цените.
Итак, для обеспечения обратной связи с вашими сотрудниками, вам необходимо:
- Ясно изъясняться.
- Делать акцент на положительных моментах.
- Проявлять деликатность.
- Предлагать способы улучшения ситуации.
- Оставаться объективным.
По материалам Personneltoday.
