А нужен ли нам план?

Уже без малого десять лет я занимаюсь любимым делом — внутренними коммуникациями — и  считаю себя очень счастливым человеком. Никогда не забуду лицо моего первого линейного менеджера в компании «Марс», когда я предложила ему объединить все имеющиеся на тот момент информационные ресурсы — газету, журнал, плакаты и сообщения — в единую систему, которая будет работать на одну идею и поможет рассказывать сотрудникам самые важные, актуальные и вдохновляющие новости бизнеса. Наверное, так же интересно было бы увидеть мое лицо в тот момент, когда линейный менеджер сказал: «Хорошо, сделай план!».

Однако составить качественный годовой план — большое искусство. И сегодня, уже из собственного опыта, я могу сформулировать несколько простых правил, которые помогут это сделать.

Задавать вопросы

Если взять лист и записать все проекты, которые по тем или иным причинам относят к зоне ответственности менеджеров по внутренним коммуникациям, получится солидный список. Здесь и корпоративный журнал, внутренние исследования, празднование Нового года, подарки и рассылки, интранет-портал и благотворительные акции.

А теперь рядом с мероприятием укажите, на решение какой бизнес-задачи был ориентирован тот или иной проект.

В конце, чтобы оценить перспективы, вставьте имя руководителя, который готов поддержать эту идею на самом высоком уровне.

Если вы все сделали правильно, то у вас получился бесценный документ, который поможет защитить инвестиции во внутренние коммуникации и список «спонсоров», к которым всегда можно обратиться за поддержкой.

Внутренние коммуникации, как и любая функция управления в коммерческой организации, должны решать конкретные задачи. И желательно таким образом, чтобы можно было посчитать «в граммах», насколько вы, ваши проекты и планы полезны организации.

А потому первое, что нужно сделать перед тем, как начать составление годового плана работы, — это ответить на вопросы «Зачем мы это делаем?», «Какие задачи бизнеса решает этот проект?» и  самое сложное — «Как мы подсчитаем возврат инвестиций от данного проекта?».

Что должно быть в вашем плане?

Изучив потребности бизнеса, можно смело браться за планирование. Запланируйте две-три громкие акции на год. Это могут быть конкурсы поощрения инноваций, конкурсы на звание лучшей команды или департамента.

Между каждым проектом оставьте три-четыре месяца: у вас будет время, чтобы подготовиться, а сотрудники смогут набраться сил для активной обратной связи.

Запланируйте четыре-пять регулярных проекта с понятным и предсказуемым результатом, таких как выпуск корпоративного СМИ или празднование Нового года.

Добавьте в ваш котел несколько ярких, небольших и легких в организации проектов, которые подарят вашим коллегам много радости и помогут поддержать эмоциональную атмосферу в коллективе. Например, празднование 23 Февраля, конкурс детского рисунка, организация самодеятельности, День «спасибо» и тому подобные.

И, наконец, зарезервируйте 10% вашего рабочего времени на незапланированные проекты, которые могут появиться (и появятся, будьте уверены!) в течение года.

SMART — основа планирования

Важный вопрос: как организовать информацию в вашем плане? Для меня лучшим помощником в этом вопросе всегда был популярный способ постановки целей и задач SMART.

SMART — аббревиатура, каждая буква которой учит ставить задачи правильно, а именно:

– Specific / Что сделать? — задача должна быть конкретной;

– Measurable / Как подсчитать результат? — задача должна быть измеримой;

– Achievable / Как сделать? — задача должна быть достижимой;

– Relevant / Зачем делать? — задача должна помогать решить более крупную задачу;

– Time / Когда делать? — задача должна быть определена вовремени.

Так, «Сделайте что-нибудь, чтобы люди были в курсе» — не цель по SMART, а вот в такой формулировке: «Подготовьте и рассылайте двухстраничные новости отдела продаж раз в неделю по пятницам» — пример цели по SMART, которую можно смело включать в план работ.

В любом случае чем четче вы спланируете ожидаемый результат, тем меньше сил и времени потратите на переделку и доведение до ума вашего проекта.

Кроме того, отдельный столбец в вашем плане нужно выделить для блока «Ответственный за выполнение задачи». Чтобы план работал, назначайте по одному ответственному за задачу («все менеджеры отдела продаж» — не вариант) и помните, что вы можете назначать ответственными только сотрудников, которые находятся у вас в прямом или функциональном подчинении. Только тогда вы можете гарантировать выполнение задачи.

Хотите знать больше, о том, как систематизировать внутренние коммуникации в компании?

Какие инструменты и фишки использовать?

Смотрите программу - МЕНЕДЖЕР ПО ВНУТРЕННИМ КОММУНИКАЦИЯМ 

Кстати, в рамках курса представлены кейсы крупнейших российских компаний

Важные задачи — наверх

Это очень простой совет для тех менеджеров, которые ценят свое время: все самые важные задачи, требующие срочного решения, должны быть размещены в вашем плане в верхних строках. В противном случае на их обсуждение и тем более реализацию может просто не остаться времени, сил и внимания.

Разделяй и властвуй

Чтобы лучше ориентироваться во всем многообразии проектов по внутренним коммуникациям, можно их все разделить на тематические блоки, например «Блок коммуникаций», куда будут включены такие активности, как новости, интранет, корпоративный журнал и другие инструменты информирования сотрудников.

В блок «Нематериальная мотивация» могут входить конкурсы и награды для сотрудников.

Отдельный блок можно отдать под мероприятия и еще один оставить для внутренних исследований.

При росте отдела открывать вакансии под блоки очень удобно, так как сразу становятся понятны задачи и профиль кандидата. Например, в коммуникационный блок обычно требуется кандидат с отличными навыками письменной речи, в блок мероприятий — организатор, а в блок исследований — аналитик, который сможет и работать с информацией, и продавать идеи.

Попроси поддержки

Мы живем в мире неограниченных амбиций и ограниченных ресурсов. Я не знаю менеджеров по внутренним коммуникациям, которые бы отказались от дополнительного специалиста в своем отделе, однако я встречала многих директоров, которые считают, что внутренним коммуникациям еще нужно доказать свое право на существование.

Как поступить? Искать союзников в компании!

Мотивируйте сотрудников смежных департаментов помогать вам, вдохновляйте их и выстраивайте сеть отношений и контактов, которые будут работать на вас.

Ассистенты отделов, сотрудники ресепшен — всем им можно делегировать несколько задач отдела (переводы, написание коротких текстов, координацию мероприятий). Делегируйте роли и  увидите, насколько ваши коллеги могут быть мощным ресурсом поддержки, какие свежие идеи и насколько большую помощь вы можете получать от людей, которые, на первый взгляд, не имеют никакого отношения к коммуникациям.

Задумал — напиши

Мы творческие люди, которые работают с большими объемами информации. Озарения происходят практически каждые полчаса, поэтому всегда носите с собой карандашик, ручку, блокнот, телефон или iPad. Годится все, что поможет зафиксировать ваши мысли.

Моя знакомая записывала свои идеи на диктофон мобильного телефона. Попробуйте фиксировать все ваши находки и мимолетные озарения — и вы поразитесь их количеству. Самые классные идеи приходят как раз в тот самый неудобный момент, когда их некуда записать!

Начинай день

Я всегда называю план утренней рабочей молитвой (в этом есть только доля шутки), потому что именно с него начинается мой рабочий день. План помогает сфокусироваться на действительно важных проектах, правильно определить приоритеты, вспомнить о важной задаче, которая ушла из поля зрения.

План важно всегда иметь с собой — особенно в тот момент, когда вы получаете новые задания и проекты. Ведь вам нужно понимать, сколько времени вы можете выделить на ту или иную задачу, и, только оценив ресурсы, брать ответственность за новое мероприятие. Обновляйте свой план каждый день и держите его актуальным. Помните, что план, в котором хотя бы одна строчка указывает на неактуальную дату или задачу, — некачественный документ, которому нельзя доверять.

И обязательно в течение дня всегда оставляйте один час для срочных заданий, незапланированных дел и общения с коллегами!

Автор статьи — Надежда Лобачева
Данный материал опубликован в книге «ВСЕ О ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЯХ», Сообщество внутренних коммуникаторов, М.2014