Для большинства мониторинг сотрудников звучит как нечто оруэлловское, самого словосочетания достаточно, чтобы в памяти всплыла та или иная сцена из «1984-го». Тоталитаризм, правительство Большого Брата следит и контролирует беспомощных рабочих – во всех подробностях отслеживает их частную жизнь. Беспрерывный мониторинг любой активности на работе (и за ее пределами) становится повседневной действительностью – и может показаться, что мы стоим на пороге того дистопического будущего, о котором писал Оруэлл.

Не все так безнадежно, однако общее направление, в котором движется современная цивилизация, до жути напоминает антиутопию.

Отслеживание сотрудников – это надолго

Многие компании используют мощные технологии, чтобы узнавать, на что сотрудники тратят свое рабочее время. По данным опроса IT-специалистов крупных английских и американских компаний, проводимого диджитал-платформой Alfresco, 98% английских и американских компаний в той или иной степени следят за своими сотрудниками. В России подобных исследований не проводилось, но надо полагать, что это число не сильно меньше.
Все действия сотрудников за рабочим компьютером, любые перемещения по офису сейчас могут фиксироваться в центральной базе данных для дальнейшего анализа. Существует множество инструментов, которые могут в этом помочь, среди прочего, это…

• Софт для мониторинга компьютера, который позволяет руководителю видеть экраны сотрудников в режиме онлайн, вести учет рабочего времени, а также анализировать, какие сайты посещал работник, и какие приложения использовал.
• ПО для мониторинга электронной почты считывает содержимое писем, отправляет уведомления, блокирует определенные слова и автоматически создает копии отправленных писем.
• ID-бейджи отслеживают маршрут сотрудника на территории компании.

В офисе практически любой организации присутствует видеонаблюдение. Трекинговые системы с GPS могут отследить перемещение человека практически везде.

Школа внутреннего коммуникатора приглашает вас на бесплатный онлайн-интенсив «Профессия – интранет-менеджер». Совместно с экспертами из «КОРУС Консалтинг» разберемся в нюансах актуальной и востребованной профессии.

В чем польза контроля?

Для контроля есть веская причина: если работодатель оплачивает время, которое сотрудник проводит на работе, он имеет право знать, что сделал человек за это время. Не говоря уже о том, что все организации постоянно ищут способы улучшить производительность.

Для оптимизации рабочего процесса нужно больше данных. И, в конечном счете, мощная система «организационной диагностики», которая бы сообщала, что происходит в компьютере подчиненного, и какие проблемы имеются. Другими словами, нельзя обойти стороной тот факт, что методы отслеживания сотрудников постоянно совершенствуются.

Например, российская система учета рабочего времени Kickidler позволяет выяснить, что открыто на экранах компьютеров отдельных сотрудников и даже целых подразделений.

Система анализирует эффективность на основе того, какие сайты и приложения открывались, и, в частности, позволяет:

• в реальном времени просматривать неограниченное количество мониторов
• записывать видео с мониторов и отслеживать историю с помощью удобного фильтра.

Как бы люди ни противились тому, что кто-то может за ними подглядывать, производительность труда стала насущной проблемой многих организаций. Это факт, от которого нельзя отмахнуться.

От того, что сотрудники злоупотребляют интернетом во время работы, их компании ежегодно теряют $178 млрд, в том смысле, что снижается общая продуктивность.

Мобильные устройства – первое, на что отвлекаются люди во время работы.

• 64% сотрудников сознаются, что заходят в сеть в рабочее время.
• 25% корпоративного интернет-трафика не имеют никакого отношения к работе.
• 37% сотрудников говорят, что на работе регулярно открывают браузер.
• Вот еще статистика по Тихоокеанскому региону Азии: 70% корпоративных служащих из этой части планеты недовольны своим местом работы.

Эти и многие другие цифры статистики указывают на то, что людей во время работы все же стоит контролировать. Люди, в отличие от машин, подвержены всевозможным соблазнам, – отсюда и ошибки, связанные с человеческим фактором.

Компании из тех отраслей, которые жестко регулируются, – здравоохранение или финансы например – располагают конфиденциальными данными, которые требуют очень деликатного обращения. По статистике, 58% случаев промышленного шпионажа происходят со стороны бывших и нынешних сотрудников, т.е. вполне понятно, зачем нужна жесткая система надзора в современной сверхконкурентной среде.

Когда это стало проблемой?

Несмотря на то, что существуют веские причины, чтобы отслеживать активность сотрудников, некоторые организации заходят в этом уж слишком далеко и порой бросают вызов здравому смыслу. Например, в Калифорнии компания уволила сотрудницу, за то, что та удалила GPS-приложение, которое круглосуточно вело за ней слежку. В Китае некоторые государственные и частные организации применяют датчики мозговых волн, чтобы следить за эмоциональным здоровьем рабочих.
Проблема контроля сотрудников заключается не собственно в контроле, а, скорее, в том, что пока неясно, где этот контроль заканчивается, что допустимо, а что – нет.
Уже одна мысль, что «кто-то может за мной следить» способна понизить градус энтузиазма до полной непродуктивности и бездействия.

Учреждения, которые слишком агрессивно применяют технологии слежки, рассматривают людей исключительно как пустые статистические цифры, а не как отдельных индивидуальностей, что, в свою очередь, влияет на отношение сотрудников к компаниям. Пытаясь заставить людей адаптироваться к определенной рутине, только потому что об этом говорят результаты сложных математических подсчетов, вы просто сводите на нет весь энтузиазм и позитивный настрой.

Дело ухудшается и тем, что во многих странах все еще существуют устаревшие законы, которые не поспевают за развитием технологий. В результате, соответствующее законодательство либо вовсе отсутствует, либо же крайне несовершенно и допускает двоякие трактовки (двоемыслие).

Все можно уладить

Если взглянуть на статистику, станет очевидно, что настоящая проблема не столько в плохих привычках или в нелояльном, нечестном отношении, сколько в недостатке вовлеченности. Сотрудники, которым скучно, или которые часто отвлекаются на посторонние предметы, будут при любой возможности стараться избежать лишней, как им кажется, работы.
Большинство компаний решает проблему методом кнута и пряника: с помощью инструментов контроля находится то, что нужно применить, и где. Но лучше всего поискать способы мотивации сотрудника и предоставить стимул работать на максимуме возможностей.

Например, некоторые мониторинговые инструменты уже позволяют выяснить, когда сотрудник наиболее продуктивен.
Понимая особенности поведения сотрудников, вы можете эффективнее распланировать рабочий день. Если видите, что утром в понедельник люди пока еще «вкатываются» в работу, на это время лучше поставить совещание. Если во вторник лучшие показатели по продуктивности – не отвлекайте в этот день сотрудников вообще. То есть график строится на основе данных об эффективности. Такая функция есть в той же программе Kickidler.

Если в определенном проекте задействовано несколько человек, тогда те, кто первыми справляются со своей задачей, получат определенные вознаграждения – т.е. производительность достигается за счет геймификации, вносится некий игровой элемент.
И наконец если опираться на передовой опыт в том, что касается мониторинга, сотрудники будут чувствовать себя свободнее, им не покажется, что на них беспрерывно давят.

Добейтесь согласия сотрудника, в специальной форме перечислите, какие данные ваша компания может собирать.
И постепенно тестируйте новые решения, узнавайте, что об этом думают сотрудники. Опирайтесь на фидбек и внедряйте новые процессы.
Принимая окончательное решение, руководствуйтесь не только данными трекинговых инструментов. Лучше тщательно изучить все детали и не выносить вердикты слишком поспешно.