Конец года, а значит, не за горами планирование и защита годового бюджета перед руководством. Не по наслышке знаем, что у многих эта задача вызывает приступ мигрени. Важно учесть все запланированные активности, привести корректные расчеты и актуальные цифры, грамотно и аргументированно при защите перед руководством ответить на вопросы. Только в этом случае все пройдёт, что называется, без сучка, без задоринки.

К обсуждению этой актуальной темы мы вновь привлекли наших коллег из разных российских компаний: Ирина Писюкова, Юлия Саландаева, Лика Кузьмук

Разморозили ли бюджет?

Не секрет, что в пандеминый, постпандемийный периоды, а также после февральских событий 2022 года многие компании существенно урезали бюджет на проекты внутрикома. Поэтому первое, что нас заинтересовало, — как сейчас обстоят дела с бюджетом в компаниях, где работают наши спикеры.
Ирина отмечает, что однозначно наметилась положительная динамика: бюджеты немного оживают, планирование 2020-2022 сходит на нет.

«Я вижу, как возобновляются масштабные проекты мероприятий на десятки миллионов, что радует! Хочется верить, что это тенденция на стабильность, но мы привыкли ко всему, поэтому теперь при любых бюджетах и в самые короткие сроки внутриком может создать проект и праздник для сотрудников»

А Юлия также говорит том, что в турбулентные времена в ее компании был также урезан бюджет на внешнее позиционирование бренда работодателя, поэтому они сосредоточились больше на тех проектах внутрикома, которые могли сделать своими силами: приглашали в мозговой штурм своих сотрудников – это помогло развить такие давно забытые проекты, как настолки, посещение городов нашего присутствия и изучение их архитектуры, вылазки с командой на природу.
Также она привела в пример интересный кейс, как даже в кризисные время с почти нулевым бюджетом они реализовывали интересные проекты по вовлечению сотрудников:
«В том году, например, я написала сама телесный тренинг, пригласила в коллаборацию специалистов по йоге и дыхательным практикам, практикам гвоздестояния. Тем самым я обогатила и свой опыт, и вовлекла коллег в это мероприятие»

Любой кризис – это всегда время возможностей!

А вот Лика отмечает, что в их компании бюджет практически всегда стабилен, если речь об ивентах:
«У нас есть правило, мы все обосновываем с точки зрения перспектив влияния на доход компании. Если говорить про Event вроде дня рождение компании и новогоднего корпоратива, тут все стабильно»

Один из секретов успешного составления годового бюджета и его последующей защиты – грамотный анализ исполнения бюджета текущего года, а также опора на коммуникационную стратегию компании. Важно планировать затраты с учетом разных событий в компании. Мы попросили наших экспертов поделиться, как это происходит в компаниях, где они работают.
Здесь наши эксперты единодушны во мнении: нужно однозначно учитывать траты текущего года.

Анализ трат и опора на коммуникационную стратегию

Хорошо сделанные годовой бюджет и коммуникационный план могу прослужить вам хорошими помощниками!

Ирина также говорит о том, что часто у небольших компаний нет коммуникационной стратегии, поэтому в последние годы она ориентируется на задачи бизнеса, HR стратегию и задачи своих проектов.
Юлия, в свою очередь, также анализирует бюджет совместно с финансовым менеджером.

«Финансовый менеджер предоставляет мне информацию по проценту отклонений от бюджета прошлого года.Что касается коммуникационной стратегии, то она, безусловно, учитывается при формировании бюджета»

А вот Лика отмечает, что в ее компании бюджет формируется в соответствии с общей HR-стратегией.
«Да, бюджет предыдущих лет анализируем. Коммуникационной стратегии отдельно нет, делаем в рамках HR-стратегии»

Мы попросили наших коллег дать совет, как не допустить ошибок при планировании бюджета на будущий год и что важно учесть при планировании его планировании.

«Чтобы не допустить ошибок при планировании годового бюджета, я делаю три шага:
-анализирую прошедший год: где мы идеально рассчитали затраты, а где – что-то не сложилось;
-изучаю годовой план мероприятий и проектов, которые потребуют вложений, на следующий год;
-сверяюсь с коллегами по планам найма и их запросам к моей функции»

Ирина также отмечает, что при планировании важно не забывать, что компания может расширяться, могут приходить новые сотрудники, а значит — расти бюджет на мероприятия и подарки.
«Если у вас больше 100 человек сотрудников, то Новый год для вас начинается в июле-августе, а летние мероприятия – как только сошел снег. Чем больше сотрудников, тем раньше мы планируем мероприятия и заказываем подарки, если хотим сохранить своё физическое и ментальное здоровье».

Юлия отмечает, что важно анализировать бюджет предыдущих периодов, отслеживать тренды и четко понимать, куда движется компания, и как это сделать лучше, радостнее, легче и веселее. «Как правило, этот совет точно срабатывает на 80%»
Лика предлагает делать несколько вариантов бюджета, а также анализировать весь путь сотрудника и то, какие инструменты и ивенты нужны для его комфортного нахождения в компании»

Защита бюджета перед руководством – квест не из легких

Зачастую нам кажется, что совету директоров приходится доказывать очевидные траты. Как же подготовиться к защите, чтобы она прошла без нервов? Наши эксперты поделились своими профессиональными секретами.

Ирина советует подготовить документ бюджета так, чтобы по нему мог защищаться в том числе ваш руководитель – «это знак того, что у вас всё понятно расписано» ?
Также она отмечает, что при защите бюджета важно уметь аргументировать траты, а главное – что принесут эти траты компании.

«Не забывайте посчитать не только общую стоимость мероприятия, но и стоимость на человека, а лучше — сравнить её в разрезе предыдущих лет, и, если стоимость увеличилась, объяснить почему. Важно собрать все внутренние силы и не теряться, когда вам отказывают, а быть готовым к диалогу и альтернативным предложениям».

Юлия говорит о том, что, защищая бюджет перед руководством, она балансирует между потребностями персоналам и потребностями бизнеса.
«Как правило, у бизнеса очень простые цели: прибыль, известность и репутация — на эти акценты при защите бюджета и делается акцент».
Лика также отмечает, что необходимо сделать анализ как каждый проект повлияет на увеличение выручки и на имидж компании, а также подготовиться к компромиссам с руководством: возможно, что-то придется из запланированного придется исключить.

Что ж, как видим, формирование годового бюджета и его защита перед руководством — дело непростое, но не невозможное. Как известно, путь в тысячу верст начинается с одного шага, а значит успех – при целесообразном планировании и грамотной обоснованной защите — точно будет за вами.
Мы благодарим наших экспертов за открытость и помощь в подготовке материала!

Эксперты выпуска:

• Ирина Писюкова, руководитель направления внутренних коммуникаций и корпоративной культуру в ИТ-компании Umbrellio
• Юлия Саландаева — директор по персоналу ИТ-компании TecForce
• Лика Кузьмук- HR- менеджер компании по продаже Hardware