За последние годы управление проектами превратилось из абстрактного понятия в важнейший инструмент планирования, а также реализации задач разного объема и сложности в различных сферах. Именно поэтому в нашем сегодняшнем выпуске мы решили поговорить об основах управления проектами для внутрикомов, ведь работа внутреннего коммуникатора может быть связана с большим количеством проектов, но каждый из них имеет свою специфику и требует определенных усилий и ресурсов.
К обсуждению темы присоединились наши коллеги: Любовь Силкина, Людмила Гусева, Алёна Дисюк. Будем рады, если и вы присоединитесь к нашему разговору и поделитесь своим опытом в комментариях.
Развивай и властвуй
Успешное руководство проектом — отличный двигатель карьерного роста. Сильные навыки коммуникаций помогут специалисту по внутренним коммуникациям добиваться поставленных целей, что открывает огромное количество новых возможностей. Кроме того, успешное завершение проекта может привести к повышению вашей репутации как профессионала. Если вы сможете показать, что вы способны эффективно управлять проектами, то это может привести к тому, что вас будут приглашать на более ответственные должности и проекты.
Как же развить навыки у себя эти компетенции?
Здесь наши эксперты практически единодушны в своём мнении. Они отмечают, что сначала необходимо понять ваш уровень навыков управления проектами, а далее уже дальше — действовать. Вот три важных советы от наших экспертов, которые могут вам развить навыки управления проектами:
- Постоянно учитесь— существует множество курсов, тренингов и сертификаций, которые помогут вам развить навыки управления проектами.
- Читайте литературу— есть множество книг и статей, которые помогут вам развить навыки управления проектами. Например, вы можете прочитать книгу «Управление проектами» автора Харольда Керзнера или «Гибкое управление проектами» авторов Роберта К. Уайт и Эндрю Ф. Брайн.
- Практикуйтесь — ничто не заменит практического опыта в управлении проектами. Поэтому, если у вас есть возможность, попробуйте руководить небольшим проектом или участвовать в команде по управлению проектом. Людмила отмечает, что сначала лучше это сделать составе команды с сильным лидером.
«Не бойтесь новых проектов и того, что якобы может не получиться. Всегда стоит попробовать и рискнуть». (Алена Дисюк)
Чтобы развивать у себя навыки проектного управления, приглашаем на наш курс «Мастер внутренних коммуникаций»! Старт 9 января 2024 года!
А что еще важно?
Наши гостьи отмечают, что важно понимать, чем проект отличается от повседневных процессов, уметь распределять зоны ответственности между сотрудниками и ставить четкие задачи с дедлайнами и пошагово реализовывать проект к достижению конечной цели.
«Конечно, это тайм-менеджмент, умение работать в команде, умение принимать решения и умение расставлять приоритеты» (Любовь Силкина)
Людмила добавляет, что очень важны системность и контроль. «Наиболее серьезные проблемы возникают, на мой взгляд, по причине именно потери системности работы в проекте. Опираются на «креативные» идеи, недооценивая значимость системных решений, которые должны стать основой проекта. Замки без фундамента становятся воздушными»
«Контроль также часто недооценивается: четкое разделение проекта на этапы и контроль достижения промежуточных результатов (в том числе соответствие бюджетным установкам) на каждом – это залог успеха» (Людмила Гусева)
Этапы, которые нельзя пропустить
Планирование является важным этапом, который помогает избежать проблем в процессе выполнения проекта. Наши эксперты подчеркивают важность наличия четкого плана с целью, сроками, и зонами ответственности и обязательным анализом итогового результата. Эти этапы являются ключевыми для успешной реализации проекта и помогают избежать многих проблем, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта.
Можно ли пропустить какой-то их этапов?
Этапы, которые можно пропустить, зависят от конкретного проекта и его особенностей, здесь нет однозначного ответа. Людмила категорична в своем мнении на этот счет:
«Лучше не пропускать ни один из этапов. Трансформировать – да, возможно, но не пропускать»
(Людмила Гусева)
Ключевые составляющие успеха
Залогом успешной реализации проекта включает в себя множество факторов. Одними из главных наши гостьи называют наличие смелой идеи и амбициозной цели, которыми «горят» все участники проекта, а также сильная, профессиональная команда с необходимыми для реализации конкретного проекта компетенциями, готовая покорять высокие вершины маленькими шагами.
Алена также подчеркивает значимость открытости коммуникаций на протяжении реализации проекта и после.
«Важная составляющая проекта- умение брать на себя ответственность. Не делить ее на всех, теряя таким образом управляемость, а иметь лидера, способного отвечать». (Людмила Гусева)
А какие есть инструменты для управления проектами?
Существует множество инструментов для управления проектами, которые помогают облегчить работу менеджера проекта и повысить эффективность команды. Мы попросили наших экспертов рассказать о тех инструментах, которые они используют в своей работе.
Людмила использует в работе традиционный, но эффективный инструмент управления проектами – управляющий комитет с его руководителем. В ее компании на УК выносятся вопросы, проблемы, докладывается статус реализации. Это коллегиальный орган, поэтому есть возможность как раз набрать команду с высоким уровнем компетенций и ответственности. УК собирается с принятой периодичностью, что позволяет соблюдать дорожную карту проекта, у него есть полномочия для принятия решений самого высокого уровня – не требуется дополнительных согласований.
Алена отмечает, что использует в работе Jira (Jira — это инструмент управления проектами – прим.авт.), который помогает отслеживать всю работу на каждом этапе рабочего процесса вплоть до его завершения. С ее помощью можно установить приоритетные задачи. Вся информация сохраняется от начала работы и до конца. Простой и понятный интерфейс. Но есть и минусы: из-за богатой функциональности порой тяжело найти то, что нужно.
Эксперты выпуска:
Любовь Силкина — Руководитель группы внутренних коммуникаций, Трубная металлургическая компания
Людмила Гусева — советник генерального директора дивизиона «Северсталь Российская сталь».
Алёна Дисюк — исполняющая обязанности начальника отдела внутренних коммуникаций РНКБ Банк (ПАО)
Благодарим наших экспертов за открытость и готовность к сотрудничеству при подготовке материала.
