КТО СОЗДАЕТ ЭЛЕКТРОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ?

Сегодня мы публикуем одну из глав книги «ИНТРАНЕТ И ВСЕ-ВСЕ-ВСЕ». Читайте, и думайте — как создать эффективную Интранет-команду?
Посмотреть всю книгу

 
Когда речь заходит о внутренних коммуникациях, в том числе и об электронных, вопрос, кто и как должен управлять процессом их создания и поддержания, становится актуальным. Интранет-портал — один из основных каналов внутренних электронных коммуникаций. На его примере легко представить, кто и в какой роли участвует в создании электронных коммуникаций в компании. Задача разработки и внедрения Интранет-портала, зачастую  сложнее, чем задача создания внешнего сайта компании. Сфера внутренних коммуникаций, кросс-функционального взаимодействия, поддержания бизнес-процессов требует комплексного подхода:  серьезного анализа и формализации всех внутренних процессов компании.

Если ты не доволен своим порталом — подумай, может быть пора заказать у нас его аудит?

Комплексный подход обеспечивается за счет включения всех, одинаково значимых, участников процесса:
1. За содержательное наполнение Интранет-портала традиционно отвечают HR- департамент, PR-департамент и структурное подразделение по работе с внутренними коммуникациями. Поскольку именно здесь сосредоточены представления об основных ценностях, задачах и инструментах организационной работы.
 
2. При внедрении Интранет-портала стоит задача его интеграции с основными бизнес-приложениями и сервисами, создания единой системы авторизации сотрудника, создание  единого унифицированного рабочего места с возможностью доступа из любой точки земного шара. Выбор верного IT-решения для достижения поставленных задач невозможно без участия IT-департамента. Также IT-департамент  отвечает за выбор подрядчика для разработки технического решения. 
 
3. Вне зависимости от того, кто руководит проектом, самая важная задача — это сформулировать требования к будущему порталу и четко представить ожидаемый результат. Поэтому эффективная работа по созданию Интранет-портала также невозможна без активного участия внешнего подрядчика, ответственного за разработку и внедрение портала

При этом роли участников проекта внедрения  Интранет-портала, выстраиваются по тому же принципу, что и для любого другого корпоративного проекта.  Перечислим и рассмотрим основные роли участников проекта: спонсор проекта, владелец проекта, руководитель проекта, участник проекта, стейкхолдеры.

Спонсор проекта — это подразделение компании, за счет бюджета которого ведется финансирование проекта.  Для спонсора проекта обычно важны не технические детали его реализации, а выполнение заявленных требований.
Спонсором проекта по внедрению Интранета обычно выступает HR- или ИТ-подразделение. 
Владелец проекта — это подразделение компании, которое после завершения проекта по внедрению Интранета станет его полноправным владельцем. Спонсор и владелец проекта могут совпадать. Здесь важно учитывать, что у Интранета как у проекта должен быть один владелец — подразделение или сотрудник, который после его реализации будет отвечать за контент и развитие внутреннего портала в целом.
Руководитель проекта — это сотрудник, который несет ответственность за то, чтобы проект был выполнен в установленный срок и соответствовал всем требованиям. При этом все должно быть реализовано в рамках установленного бюджета. Руководителем проекта обычно выступает сотрудник ИТ-департамента или менеджер по внутренним коммуникациям. Если в компании существует проектный офис, то руководителем проекта может являться один из менеджеров проектного офиса.
Команда проекта — это сотрудники, работающие над реализацией проекта по внедрению Интранета под началом руководителя проекта. Команда проекта обычно формируется еще на первоначальном этапе — на этапе сбора требований к порталу от бизнес-подразделений и написании технического задания. 
Стейкхолдеры или участники проекта — это представители тех подразделений, которые заинтересованы в создании Интранета или интересы которых могут быть затронуты при исполнении и завершении проекта. Стейкхолдеры  активно участвуют в проекте,  они также могут влиять на его реализацию.  
Для выявления стейкхолдеров, найдите ответы на  следующие вопросы: 
• Кто должен получать информацию о ходе реализации проекта?
• Чье мнение оказывает влияние на ход проекта по внедрению внутреннего портала?
• Кто будет участвовать в использовании Интранета, когда он будет внедрен?

Так, например,  если одна из задач будущего портала — быть инструментом для работы сотрудников Департамента по обслуживанию клиентов (там планируется размещение материалов, которые будет использовать колл-центр компании при общении с клиентами и т. п.), то представители этого Департамента  — также  стейкхолдеры проекта. Или, если планируется интегрировать портал с уже используемой HR-системой таким образом, чтобы сотрудники смогли самостоятельно распечатывать заявления на отпуск, иметь доступ к своим зарплатным листкам, другой информации, то среди ваших стейкхолдеров обязательно будет отдел кадрового администрирования. 
Мы рассмотрели роли на этапе создания внутреннего портала. Однако после завершения проекта по внедрению Интранета  работа только начинается. Все возложенные на портал задачи будут решаться только при его дальнейшем активном развитии и использовании. Справочник сотрудников, в котором есть ошибки, нерегулярно обновляемая новостная лента, устаревшие документы — все это приведет к тому, что внутренний портал перестанут воспринимать как эффективный канал коммуникаций. 
 
Кто  создает электронные коммуникации, когда Интранет и другие каналы коммуникаций уже внедрены?
В идеальном варианте за развитие и продвижение портала отвечает менеджер или отдел по внутренним коммуникациям. Такой специалист или отдел отвечает за план внутренних коммуникаций в целом и использует данный электронный канал в соответствии с той ролью, которая ему отводится в системе коммуникаций внутри организации.  Отдел также отвечает за масштабирование портала в соответствии с темпами развития компании.
Обычно внедрение внутреннего портала начинают с простых информационных блоков: новостная лента, библиотеки документов, интерактивная организационная структура компании и т. д.  Следующим этапом идет дополнение портала коммуникационными, управленческими, мотивационными инструментами, автоматизация бизнес-процессов, документооборота, создание личного кабинета или пространства сотрудника, где он сможет получать необходимую информацию, работать с почтой, утверждать документы, инициировать заявки.

Постепенно Интранет становится единой точкой входа во все необходимые для работы системы и местом хранения всей нужной информации. Конечно, в таком варианте создавать, размещать, постоянно обновлять весь контент только один менеджер по внутренним коммуникациям не сможет. Да и не все области деятельности компании находятся в пределах его компетенции.  Поэтому впоследствии необходимо пропорционально распределить ответственность за разделы портала между представителями стейкхолдеров, оставив за собой ответственность за портал в целом. 
Однако следует помнить,  что абсолютно все на портале должно служить какой-либо цели. На портале не должно быть бесполезных, формальных разделов. На непосещаемых разделах и страницах сотрудникам сложно найти нужное, а минимизация временных затрат на поиск необходимой информации и документов — одна из основных задач Интранет-портала. 
 
Таким образом, создателями внутренних коммуникаций становятся сотрудники. А если мы рассматриваем вариант внутренней социальной сети, то именно сотрудники в основном формируют сетевой контент. Во многих компаниях в Интранете ведется сбор инновационных идей, поддерживаются различные форумы,  пространства для совместной работы. 
Современный Интранет подразумевает возможность сотрудников эффективно и легко обмениваться информацией. Соответственно, сотрудники перестают быть пассивными потребителями внутренней информации, а становятся активными участниками и создателями внутренних электронных коммуникаций. 

Этот тренд находит свое отражение и в том, что все большее количество руководителей компании вовлекается в процесс создания внутренних электронных коммуникаций. Доверие к такому каналу автоматически возрастает, если он пользуется поддержкой высшего руководства. Обычно руководители разного уровня используют электронное взаимодействие для постановки целей, донесения критически важной информации, получения обратной связи от своих подчиненных. 

В более традиционных вариантах внутренних порталов руководители ведут свою страницу или блог в Интранете,  где делятся мыслями относительно дальнейшего развития компании, стратегических задач и проблем, отвечают на вопросы прямой «горячей линии» и т. п. Такое коммуникационное лидерство позволяет руководителям делиться своим видением  с командой, держать руку на пульсе, напрямую влиять и олицетворять собой  корпоративную культуру компании. Быть не просто сторонним наблюдателем,  а «главного коммуникатором». 

Многие события в компании, такие как слияния и поглощения, запуск новых продуктов, ребрендинг происходят одновременно для разных целевых аудиторий: сотрудники, клиенты, партнеры. В таких ситуациях согласованность действий руководства и четкое понимание, какой аудитории и в каком формате и объеме, с помощью каких каналов коммуникаций предоставлять информацию, становится критическим фактором успеха. 

Интранет —  единое коммуникационное поле компании. Внедрение портала — это только начало, все возложенные на портал задачи будут эффективно выполняться лишь при активном его развитии: аудите использования тех или иных функций и блоков сотрудниками, внедрении новых актуальных для компании и коллектива инструментов, своевременном и активном наполнении информацией. Именно поэтому создание эффективных современных электронных коммуникаций требует вовлечения и активного участия разных подразделений компании, сотрудников и топ-менеджмента. 
 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *