Как не дать пандемии сорвать ваше мероприятие

Начало 2020 года мы точно запомним на всю жизнь: мир меняется в буквальном смысле слова на наших глазах. Из-за пандемии коронавируса миллионы компаний по всей планете переводят сотрудников на дистанционную работу, а бизнес и коммуникации стремительно уходят в онлайн.

Сегодня мы больше не можем проводить мероприятия в их традиционном виде, а когда сможем – сказать не берется никто. Жизнь не стоит на месте и нам всем необходимо приспособиться к новым условиям игры.

Материал публикуется с сокращениями. Полная версия на VC.ru

Корпоративные мероприятия

В условиях пандемии значительная часть людей переживает колоссальный стресс. Закрытые границы, сорванные отпуска и планы, ограничение свободы перемещения в родном городе и постоянный информационный шторм. Корпоративное мероприятие поможет вашим сотрудникам отвлечься, снять тревожность, увидеть друг друга, сплотиться и в итоге повысить свою продуктивность. Вот несколько вариантов для дистанционного проведения корпоративных мероприятий.

Вечеринка у монитора

С чего начать вечеринку? Конечно же, с оригинального и памятного приглашения. Можно доставить сотрудникам домой WELCOME-PACK с сувенирной продукцией. Это может быть футболка или толстовка в корпоративных цветах, чтобы даже сидя дома человек ощущал себя частью команды. Или же плед с мягкими тапочками, обыгрывающие тему домашней самоизоляции. Как вариант FOOD-PACK – брендированная коробка с деликатесами и закусками, праздничными напитками, с оригинальными одноразовыми приборами. Угощения на корпоративах любят все и такой сюрприз сотрудники точно оценят.

Положите в коробочку с подарком именное приглашение с подробной инструкцией о том, как принять участие в корпоративе: какая онлайн-платформа будет использована, по какой ссылке можно присоединиться к мероприятию, потребуется ли установка каких-либо приложений.

Дальнейшие события ограничиваются лишь простором фантазии и бюджетом. Это может быть вечеринка с прослушиванием музыки от живых исполнителей или DJ сеты в сопровождении ведущего, проходящие в формате корпоративной радиостанции.

Можно добавить и видео контент с трансляцией обращения руководителей или заранее записанных пожеланий на заданные темы, использовать мотивационные видео или просто приятные воспоминания.

Гости смогут общаться в общем видео-чате и иметь возможность объединятся в группы по интересам в специальных онлайн комнатах, словом вести себя, как на привычном корпоративе. Интересный эффект даст переключение фонов за находящимися в кадре людьми. С помощью этой фишки можно перенестись в разные места: от Парижа и пляжей Бали до поверхности Марса. Раз уж реальной возможности слетать куда либо нет, то перемещаться виртуально нам запретить никто не может!

Онлайн-бар

Это один из самых свежих трендов весны 2020 и при этом бюджетная альтернатива масштабному онлайн-корпоративу. В разных странах изолированные дома люди начали использовать онлайн-бары с видеосвязью для общения и новых знакомств. Алкоголь, как известно, не лечит и проблем не решает, но виртуально отдохнуть в кругу коллег и друзей, обсуждая дела в неформальной обстановке – помогает.

А что если, хочется чего-то необычного?

Легко! Организуйте корпоративный просмотр фильма или спектакля онлайн с последующим обсуждением картины с коллегами в видео-чате. Совместить его можно с любыми уже описанными элементами: обращением от руководителя или с доставкой на дом брендированных ведер с попкорном, а может всем по бутылке шампанского и шоколадному эклеру.

Турнир по онлайн-игре

Например, по DOTA. Это командная тактико-стратегическая игра с элементами ролевой игры, в которой каждый участник управляет своим персонажем. Позволит вашим сотрудникам почувствовать себя супергероями и прокачает навыки работы в команде. Среди вас нет поклонников видеоигр? Альтернативой могут стать корпоративные соревнования по покеру или шахматам.

Онлайн-квест

Сотрудники попадают в общую онлайн-комнату и разбиваются на команды, выполняя заранее запрограммированные в интерфейсе квеста задания или решая задачи в режиме реального времени общаясь с ведущим. Связь осуществляется с помощью видео или аудио каналов. Провести квест можно и на стыке онлайн и офлайн форматов. Это подразумевает наличие команды игроков или актеров в офлайне ими управляют с помощью аудиовизуального оборудования находящиеся у своих компьютеров участники мероприятия.

Корпоративное TV

Если жизнь вашей компании информационно насыщенна, а сотрудники работают дистанционно, то этот формат можно использовать для поддержания информационного поля как внутри команды, так и за ее пределами. Видеосюжеты, снятые удаленно или на объектах компании, расскажут о важных событиях из жизни вашего бизнеса и новых векторах развития в столь непростое время, об актуальных трендах отрасли. Контент можно распространять среди сотрудников или бизнес-партнеров.

Сделать формат более развлекательным поможет организация онлайн-шоу «Добрый вечер». В таком шоу используются видеоролики, подготовленные режиссером, или снятые самими сотрудниками удаленно под руководством нашей команды.

Онлайн-конференции

Вы планировали провести конференцию для дистрибьюторов, ежегодное собрание дилеров или другое деловое мероприятие для ваших клиентов и партнеров? Не дайте коронавирусу разрушить эти планы! Мероприятие можно перенести в онлайн.

Участники конференции получат электронное приглашение или «welcome pack» с традиционным печатным или цифровым приглашением, вашей сувенирной продукцией, а также подробную инструкцию по регистрации на это мероприятие, с датой и четким таймингом трансляций и всеми важными деталями.

После завершения все участники смогут воспользоваться онлайн-доступом к видеоматериалам, докладам спикеров и другой полезной информации. У онлайн-конференций есть ряд преимуществ перед традиционным форматом.

Выбор формата “онлайн” для проведения корпоративных встреч и больших конференций имеет много плюсов. Отпадает географический вопрос и не нужно тратиться на командировки. “Онлайн” значительно облегчает формат проведения мероприятия: так все участники могут быть вовремя у своих компьютеров. Наконец, сейчас многие платформы позволяют автоматически сохранять нужный контент, что постфактум избавляет от лишней суеты с передачей всем информации.

Онлайн-презентации

Вам необходимо провести презентацию нового продукта, товара или услуги, но вы не знаете, как собрать гостей из-за многочисленных запретов? Используйте формат Live presentation или Online launch.

Рассылку приглашений участникам можно организовать в виде электронного письма с графическими элементами или видео-обращением. Альтернативой станет доставка гостям WELCOME-PACK или FOOD-PACK, о которых уже говорилось выше. Доступ к участию в презентации приглашенные получат с помощью ссылки.

Саму презентацию проводим в режиме реального времени или записываем заранее. Съемку можно вести с любого количества камер или мобильных устройств, при этом участник сам выбирает интересующий его поток видео и ракурс. Команда режиссеров, операторов и монтажеров разработает сюжет видеоряда. В него можно включить обращения представителей руководства компании, речь ведущего или дикторское сопровождение материалов по ходу презентации, элементы вашего фирменного стиля, инфографику и другие элементы корпоративной айдентики.

При записи обращений возможно использование технологии хромакей с последующей заменой фона кадра на любую картинку (от Красной площади до берега моря) или с последующей трансформацией объекта съемки (например, когда человек в кадре превращается в супер-героя).

Отлично будет смотреться онлайн-презентация с использованием VR-технологий. В этом случае съемка проходит с помощью специальных камер на 360 градусов, а гости презентации смотрят видео в VR-очках, которые доставляются им лично. Это позволит добиться максимального впечатления и полного эффекта присутствия.

Мастер-классы и обучающие мероприятия

Любой мастер-класс, семинар или лекцию также легко можно организовать в формате онлайн. Благо сегодня на рынке досточно разнообразных платформ для онлайн обучения

Если речь идет о серии обучающих мероприятий возможно стоит пойти дальше и создать настоящий корпоративный онлайн-университет. Это некий хаб для обучения, мотивации и общения сотрудников, который можно будет с успехом использовать и после окончания пандемии.

P.S. О «мерче» замолвите слово

Выпуск сувенирной продукции легко наладить даже в нынешних непростых условиях. Более того, корпоративный «мерч» в пору коронавирусной истерии может приобрести для сотрудников особое значение. Стать символом единения изолированных друг от друга членов коллектива и жестом поддержки со стороны руководства компании. Сувениры можно не просто брендировать в фирменном стиле компании, но и снабдить мотивирующим призывом или даже шуткой на тему все того же COVID-19.

Отдельная фишка — виртуальный мерчендайзинг. Возможности практически безграничны, специальные маски, фоны и фильтры для соцсетей и месенджеров, все это создает особое настроение и усиливает корпоративную идентичность.

Как мы видим, пандемия – не повод отказываться от проведения мероприятий и ведения бизнеса в целом. Более того, уход сферы event в онлайн может стать трендом уже в ближайшее время, особенно после осознания бизнес-сообществом новых реалий.

Автор — Коммуникационное агентство 4D