От того, как компания подходит к вопросу ввода и адаптации персонала, во многом зависит эффективность его последующей работы.

Безусловно, действенная система адаптации – длительная и дорогостоящая процедура, но она позволяет профессионально оценить компетенции и потенциал сотрудника, выявить недостатки системы подбора и найма и прямо влияет на сокращение текучести кадров, лояльность сотрудников к компании как работодателю. «Эффективность сотрудника становится высокой тогда, когда новые условия для него становятся достаточно освоенными, чтобы он мог проявить себя в полной мере», – говорит Александр Костерин, консультант практики «Управление талантами» HR-консалтинговой компании Hudson.

То, насколько быстро новый специалист настроится на рабочий ритм, зависит не только от скорости передачи информации, знаний и корпоративных порядков. Неотъемлемым элементом адаптации являются налаживания отношений внутри коллектива, принятие корпоративного духа, мотивация на достижение общих целей компаний. Иными словами, социализация нового сотрудника – одна из важных составляющих его ввода в компанию.

Принципы поведения «старшего коллеги»

• Обучение лучшим методам выполнения работы.

• Уважение опыта и профессионализма, наработанных новичком в прошлом.

• Помощь в установлении социальных связей в компании.

• Готовность в случае необходимости бросить «спасательный круг».

• Помощь в осмыслении и преодолении ошибок и спадов в работе, что в некоторых случаях приводит к лучшим результатам, чем порицание.

• Свобода наставника и подопечного от оценивания, осуждения и риска. Эта установка позволяет наставнику научить новичка относиться к своим ошибкам и провалам как к возможностям для обучения.

Формальность процедуры ввода сотрудника в компанию и должность или полное ее отсутствие приводят к тому, что процесс адаптации существенно затягивается. Также высок риск ухода человека из компании, ведь за период испытательного срока и адаптации не только руководство оценивает новичка, но и он присматривается к тому, насколько надежен работодатель, существуют ли возможности для карьерного и личного роста, у него формируется определенная степень доверия.

Первые несколько месяцев работы человека в новой для него компании, психологической среде и окружении, как правило, сопровождаются тревожностью. Любые несогласования и недопонимания между сотрудником и организацией могут восприниматься им как сигнал «все пропало», а компания рискует потерять не только ценного специалиста, но и средства, вложененные в его поиск, подбор, обучение.

«Эффективная система адаптации снижает количество сотрудников, не прошедших испытательный срок. Есть люди, которые, видя халатное к себе отношение компании и руководителя («мной здесь никто не занимается, я никому не нужен»), увольняются, не дождавшись окончания адаптации. Можно долго спорить о том, нужны ли компании такие сотрудники, но на моей практике уходили вполне достойные профессионалы, – делится своими мыслями Михаил Притула, исполняющий обязанности директора департамента управления персоналом телеканала СТБ. – Помимо материальных потерь, есть еще и потери качественных кандидатов, ущерб для имиджа организации».

Кроме того, если процесс адаптации затягивается, новичок может тормозить работу сотрудников, функционально связанных с ним.

Офис по адаптации новых сотрудников

Евгений Бондаренко, заместитель директора по управлению персоналом ДТЭК:

– Каждый новый сотрудник корпоративного центра ДТЭК в течение первых трех месяцев работы должен пройти адаптационную программу, которая позволит ему быстрее влиться в компанию, понять специфику и принципы ее работы. Она включает в себя прохождение четырех обучающих курсов («Адаптационный курс для новых сотрудников», «Информационная безопасность», «Введение в угольную промышленность», «Основы энергетической отрасли»), а также встречу с представителем топ-менеджмента и посещение одного из производственных предприятий компании.

Мы активно набирали персонал, поэтому был создан офис по адаптации новых сотрудников. Большинство из них переезжают в Донецк или Киев из других городов. Офис поможет им быстрее освоиться не только на новом месте работы, но и в другом городе. Его основные задачи:

• помощь в поиске жилья;

• контроль обеспечения нового сотрудника всем необходимым для работы: офисной мебелью, оргтехникой, ПО, а также канцелярией, входящей в состав welcome-пакета;

• знакомство с компанией и ее культурой;

• помощь в решении бытовых вопросов: поиск школы или детского сада для детей, информация о местах отдыха и занятия спортом и т. п.;

• организация мероприятий адаптационной программы;

• информационная поддержка сотрудников.

С чего начать

Вместе с надлежащей организацией рабочего места, предоставлением средств коммуникации и передачей дел важно правильно представить нового сотрудника коллегам, четко прояснить его полномочия, а также цели организационных изменений. Очевидно, что не всегда ценности нового работника совпадают с традициями и устоями коллектива. А налаживание межличностных отношений, проявление при этом определенной гибкости и лояльности порождает дополнительную психологическую нагрузку не только для новенького, но и для старожилов. Коллектив легче и охотнее примет новичка, если поработать с внутренними коммуникациями до его прихода.

«Задача менеджера по персоналу – проработать весь негатив, особенно если кто-то из работающих сотрудников претендовал на данное место. Озвучить, кто и как будет передавать необходимые знания новичку, равномерно распределить участки адаптации между всеми сотрудниками во избежание вопросов «почему я»», – советует Лилия Зейналиева, консультант Ancor S.W.

Когда сотрудник меняет место работы, меняются его окружение, привычный темп жизни, а значит, происходят и определенные личностные перестройки в самом человеке. Алла Коняева, партнер компаний Анкор СВ, приводит перечень типичных страхов человека, сопряженных с приходом в новую компанию: получить отказ в помощи, информации; быть наказанным или униженным перед посторонними; убеждение в невозможности пройти испытательный срок; страх обесценивания собственной компетентности, ошибки либо проявления слабости, отрицательной обратной связи или осуждения; чувство бессилия перед организационными интригами.

Важно прочувствовать атмосферу

Татьяна Столярова, специалист по персоналу Brain Source International:

– Важным моментом для нового сотрудника является знакомство с первым лицом компании и коллективом, подразделениями. Конечно, он не запомнит все имена, но сразу сможет прочувствовать атмосферу в коллективе. Для знакомства с коллективом и информирования о новом сотруднике можно в первый день его работы разместить на сайте или внутреннем корпоративном портале фотографию этого человека, краткое резюме об опыте, занимаемой должности и обязанностях. После знакомства и введения сотрудника в компанию менеджер по персоналу обязательно должен провести с ним беседу и получить обратную связь. На этапе введения в подразделение важно подробно рассказать о его структуре, внутренних процедурах взаимодействия и работе с другими отделами. Именно наставник сможет плавно ввести новичка в подразделение и ближе познакомить его с коллегами, помочь разобраться в организационных моментах. Например, если возникают вопросы по работе, к кому с какими вопросами можно обращаться или же, скажем, проинформировать, как в подразделении проходит обеденный перерыв.

В первый день работы в компании сотрудник не должен быть предоставлен сам себе по причине занятости руководителя и его коллег. Такое отношение может вызвать у него чувство невостребованности и отчуждения.

Но информационное перенасыщение и повышенное внимание могут усугубить стрессы, связанные со вступлением в должность.

И в первый, и в последующие дни важно, чтобы сотрудник получил четкие разъяснения по должности, основным обязанностям и зонам ответственности, понял свою роль и место в бизнес-процессах, а также получил первые задачи. По словам Евгения Бондаренко, заместителя директора по управлению персоналом ДТЭК, необходимо помнить, что, несмотря на свой профессионализм и богатый предыдущий опыт, при смене работы человек ощущает колебания самооценки, неуверенность в собственной профессиональной пригодности, испытывает потребность в поддержке и уважении. Поэтому для него важно на протяжении адаптационного периода оперативно получать обратную связь от руководителя по результатам выполненного поручения и рекомендации по улучшению в будущем, так как в первое время ошибки неизбежны.

Адаптационный семинар

Елена Кропивянская, директор по персоналу и развитию бизнеса Киевстара:

– Начинается знакомство с компанией для новичка еще до первого рабочего дня – он получает брошюру, в которой написано, что ему необходимо принести, каков процесс оформления техники, какие существуют возможности для сотрудников. В первый рабочий день человеку выдается welcome-package (приветственный пакет): приветственная открытка, брендированная канцелярия, диск с фильмом о компании и др.

На старте знакомства сотруднику предлагается пройти электронный курс. Он содержит в себе всю необходимую основную информацию о компании и нашем бизнесе. Следующий этап – прохождение адаптационного семинара.

Первая его часть – возможность в интерактивном формате обсудить ключевые моменты: миссию, видение, стратегические приоритеты, а также прояснить организационные вопросы: структуру компании, особенности бизнес-процессов и проч. Вторая часть – курс «Как работает телеком», где новички узнают основы основ – схему звонка и работу базовых станций с посещением комнаты со специализированным телекоммуникационным оборудованием.

В заключение адаптационного семинара – знакомство с работой центра телефонного обслуживания абонентов и «прослушка» работы экспертов.

Какова роль наставника

Налаженная система коммуникаций, четко поставленные задачи и ориентиры, благоприятная корпоративная среда – безусловно, важные факторы успешной адаптации и социализации нового работника. Но, пожалуй, главное в этом процессе – партнерское сотрудничество с руководителем, менеджером по персоналу и наставником. Причем ключевую роль играет именно наставник или ментор, за которым закрепляется новичок.

Наставник для нового сотрудника – не только опытный специалист, помогающий вникнуть в специфику работы, но и «свой среди чужих», к которому можно обратиться за эмоциональной поддержкой. Поэтому доверить роль наставника необходимо профессионалу или линейному руководителю, который готов делиться знаниями и имеет в этом личную заинтересованность. Отечественные компании зачастую не используют практику вознаграждения за адаптацию новых людей, поэтому такая обязанность может восприниматься как наказание и выполняться халатно.

Усвоение материала проверяется тестированием

Денис Кощавцев, начальник отдела по работе с персоналом головного офиса Platinum Bank:

– После выхода на работу у новичка начинается процесс ознакомления с банком. Руководитель знакомит его с программой адаптации. Она состоит из нескольких основных блоков: служба безопасности, информационные технологии, охрана труда, административное управление, политики компании, «Платиновые ценности», КСО, история и стратегия банка, бренд и работа со СМИ. Каждый из этих блоков содержит ряд презентаций, которые кратко, но полно позволяют получить ответы на основные вопросы, возникающие у новичков. Вот лишь некоторые из них: какая система премирования на данной должности? Что такое КСО? Какие правила пользования мобильной связью? Кто поможет в случае неполадок ПК? Что такое сохранность банковской тайны? Ну а если информации будет недостаточно, то в конце каждой презентации указаны контакты сотрудников, которые смогут ему помочь.

Задача руководителя – рассказать о том, что такое программа адаптации и где находятся материалы. После этого новичок в течение первого месяца своей работы должен ознакомиться со всеми презентациями и сдать тест, который покажет, какие темы он усвоил хорошо, а какие нужно повторно рассмотреть, для чего, возможно, потребуется более подробное объяснение руководителя или ответственного сотрудника по данному направлению.

За время действия этой программы адаптацию прошли около 3,5 тыс. сотрудников.

В организациях, декларирующих наставничество как часть корпоративной культуры, адаптация новичков воспринимается как возможность повысить свой профессиональный уровень. Кроме того, менторство подкреплено системой премирования. «По своей сути наставничество – процесс, обеспечивающий поддержку, – подчеркивает Алла Коняева. – Но это поддержка не по собственному разумению наставника, а в рамках совместных целей, о которых он и его подопечный должны договориться с самого начала».

При осуществлении наставничества рекомендуется использовать стиль «старший коллега», нацеливающий на совместное взаимообогащение.

Главный совет наставнику: думать, анализировать полученную от других информацию о своем подопечном, пытаясь вникнуть в природу испытываемых эмоций и давая честные собственные названия зарождающимся чувствам. «Эмоциональная цель наставника во взаимодействии с подопечным – найти свою естественность даже в ситуациях страха и хаоса. Тогда и подопечный будет вынужден ответить такой же естественностью», – заключает А. Коняева.

Полноценная адаптация длится год

Анна Подгорная, директор по персоналу Майкрософт Украина:

– У Microsoft есть внутренний портал Welcome Experience. Там сотрудник может виртуально «ходить» по компании и ее департаментам, узнавать о продуктах и решениях, слушать обращения менеджеров.

Кроме того, за новичком закрепляется ментор, сопровождающий его в течение первых трех месяцев. Именно столько длится минимальный процесс адаптации. Зачастую это человек из другого подразделения компании, находящегося в другой стране. А главным ответственным за адаптацию сотрудника является его менеджер. В этот период, впрочем, как и в дальнейшем, очень важно информирование, предоставление обратной связи, знакомство с процедурами и политиками. Помимо этого, в процесс адаптации вовлечен HR-департамент, IT-менеджер, а также офис-менеджер, которые помогают ему освоиться в офисе, получить требующиеся для работы устройства (ноутбук, мобильный телефон), пройти необходимые на старте тренинги.

В планах у нас – введение локального помощника для каждого нового сотрудника, так называемого бадди (buddy). Поскольку ментор зачастую находится за рубежом, есть необходимость усилить поддержку на месте. Кроме того, начнем проводить одно- или двухдневные вводные встречи, чтобы новички понимали, чем занимаются другие подразделения и сотрудники и как использовать те или иные инструменты в работе.

В Microsoft полноценная адаптация длится год, поскольку многие процессы происходят в течение года и необходимо пройти полный цикл, чтобы узнать, как все работает. Это бизнес-планирование, бюджетирование, пересмотр результатов работы.

Источник: Сайт companion.ua/http://www.companion.ua/articles/content?id=288326

(Visited 13 times, 1 visits today)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *