Новогодние праздники уже на пороге, а значит, самое время готовить поздравительные открытки.

Они не дань вежливости, не отписка, они – лицо вашей компании. Вы не ставите галочку в списке своих дел, вы делаете приятное людям, которые важны для вашего бизнеса. Как написать открытку и не попасть впросак?

Как часто вы открываете свой почтовый ящик? Нет, я не об электронной почте, а о почтовом ящике в подъезде вашего дома. Лет десять назад я делала это ежедневно и не только для того, чтобы вытащить газету или журнал. Я ждала писем от родных и знакомых, а перед праздниками − поздравительных открыток. Сейчас в мой ящик если и попадает письмо, то оно будет либо из налоговой инспекции, либо из пенсионного фонда. Даже от сына из армии я получила не более пяти писем, которые он писал только до того момента, как им разрешили пользоваться мобильным телефоном.

Как-то ушла в прошлое и традиция направлять родственникам и друзьям праздничные открытки. Было время, когда перед Новым годом и 8 марта и даже перед такими датами как 1 мая и 7 ноября, мы покупали большое количество праздничных открыток. Половину обратной стороны открытки занимали марка и место для адреса, на второй половине можно было написать только краткое поздравление и пожелание всех благ. Если мы хотели сообщить, какие перемены произошли в нашей жизни за последнее время, покупались сдвоенные открытки с конвертами. Писать из года в год стандартные формальные поздравления не хотелось. Каждый старался придумать что-то оригинальное.

Старые традиции уходят. Но Новый год по-прежнему остается поводом послать весточку родным и друзьям, с которыми давно не виделся, напомнить о себе новым знакомым, с которыми не хочется потерять контакт, поздравить деловых партнеров.

Подготовкой поздравлений в одних компаниях занимается служба протокола, в других – решать эту задачу поручают секретарю или одному из сотрудников. О чем нужно помнить, если эту работу поручили выполнить вам? Вот несколько простых, но, как показывает опыт, небесполезных советов.

Начинайте подготовку заблаговременно

Посылать деловому партнеру открытку, купленную в магазине, считается моветоном. Предпочтительно направлять фирменные открытки. Значит надо позаботиться о том, чтобы вовремя был заключен договор с типографией. Если ваша фирма ежегодно делает заказ в какой-то типографии, вероятно, качество ее работы компанию устраивает.

Чтобы в праздничной суете не забыть про кого-то, не перепутать фамилии и должности, не метаться в поисках точного почтового адреса компании-партнера, целесообразно заранее составить список адресатов, которых вы хотите поздравить, уточнить имена руководителей, найти адреса.

Не забудьте о сроках

Заключая договор с типографией, позаботьтесь о том, чтобы открытки были готовы не позднее 15 декабря. Если российские традиции позволяют поздравлять не только с наступающим, но и с наступившим Новым годом, то поздравления с католическим Рождеством должны попадать к зарубежному партнеру не позднее 23 декабря. Потому что 24 декабря – католический Сочельник, который сотрудники компаний стремятся провести с семьей. Во многих странах офисы в этот день уже не работают. С учетом времени, необходимого на доставку открытки, советую направлять поздравления не позднее 20 декабря.

Подумайте об оформлении открытки

Будет ли открытка вашей компании традиционной, или каждый год она будет разной? Печатать на всех открытках единый текст поздравления типографским способом или сделать к открыткам специальные вкладыши, на которых можно будет напечатать персональные поздравления? Выбирать вам. От своих западных партнеров мы чаще получали открытки с поздравлением, набранным в типографии, и подписью одного-двух руководителей. Те партнеры, с которыми мы сотрудничали в течение нескольких лет, после стандартного поздравления фирмы от руки писали теплые слова, адресованные конкретному сотруднику.

Хотите научиться создавать вовлекающий контент, вызывающий мурашки? Да еще и для разных целевых аудиторий? Тогда ждем вас на онлайн-курсе Школы внутреннего коммуникатора «Контент-менеджмент». Новый поток стартует уже 30 января 2023 года!

Кому адресовать поздравление?

Поздравления можно направлять не только руководителю компании, но и руководителям подразделений компании, которые, например, работали с вами по совместному проекту. Все зависит от сложившихся деловых контактов. Поздравительные открытки обычно вкладывают в конверты, на которых указывают имя и должность адресата.

Посылать по почте или доставлять с курьером?

Если вы смогли подготовить поздравление заблаговременно, можно послать его и по почте. Но имейте в виду, что перед праздниками даже в наше телефонное время, нагрузка на почтовые отделения увеличивается. В московские офисы зарубежных компаний мы обычно передавали поздравления вместе с подарками.

Кого с чем поздравлять

С поздравлениями российским партнерам вопросов обычно не возникает – поздравляем с Новым годом и православным Рождеством. С зарубежными компаниями не все так просто. Главное здесь – не промахнуться.

Партнеров из США и Европы поздравляем с католическим Рождеством и Новым Годом, пожелав Merry Christmas and Happy New Year.

Новый год в Японии празднуют по общепринятому григорианскому летоисчислению. Новогодние каникулы длятся с 28 декабря по 4 января, в эти дни останавливается вся деловая жизнь в стране. Партнеров из Японии поздравляем с Новым годом.

Китайский традиционный Новый год празднуется во второе новолуние после зимнего солнцестояния, и приходится на период между 21 января и 21 февраля. В стране сначала празднуют Новый год 1 января, а затем традиционный китайский Новый год. Поэтому решите сразу, с каким Новым годом вы собираетесь поздравлять. Учитывая, что традиционный китайский новый год это, прежде всего, семейный праздник, ваше поздравление и пожелания благополучия в этом случае должны быть адресованы партнеру персонально.

Во Вьетнаме также отмечают Новый год строго по лунному календарю, его дата зависит от восточного календаря. Как правило, она приходится на период между 20 января и 20 февраля.

А в Израиле европейский Новый год не является общепризнанным праздником, и выходных дней ни 31-го декабря, ни 1-го января не предоставляют. Этот праздник отмечают в основном представители русской диаспоры и только в семейном кругу.

Что писать

Поздравление деловому партнеру не должно содержать в себе стихотворных строк. Даже в праздничные дни в деловом мире принято соблюдать привычные рамки общения.

Открытки с лаконичным поздравлением с праздником и пожеланием благополучия вполне достаточно.

На каком языке писать

Беспроигрышный вариант – поздравление на английском языке. Но если в вашей компании есть специалисты, хорошо знающие язык страны вашего партнера, – конечно, посылайте поздравление на языке партнера. Главное – не допускать ошибок.

Еще один совет

Не выбрасывайте сразу после праздников поздравительные открытки, полученные от партнеров. Поработайте с ними. Проверьте, возможно, кого-то из приславших поздравление нет в вашей базе данных. Посмотрите, как оформлены открытки из разных стран. Возможно, к следующему Новому году у вас появятся новые идеи.

Источник — Сообщество Е-xecutive.ru