Второй год подряд Coca-Cola HBC проводит для всех сотрудников Coca-Cola (The Coca-Cola Company и Coca-Cola HBC) онлайн-мероприятие LearnFest. В этом году, под девизом ‘Future ME’, в фестивале участвовало 6 000 сотрудников из 28 стран мира. Две недели интенсивного обучения, более 40 докладчиков, мероприятий, и команде Wind4Tune досталась ответственная роль — провести завершающие мероприятие! Кейс непростой и в этой статье мы поделились деталями проекта от идеи до реализации вместе с обратной связью участников и прямого заказчика ; )

Этап 1. Определение важных факторов и формата мероприятия

В арсенале Wind4Tune широкий спектр онлайн-активностей: путешествия, детективы, квизы, мафия и другие классные инструменты. Но учитывая, что сотрудников ожидало двухнедельное интенсивное обучение, понимали, что не каждый формат в финале будет актуален. Перед тем, как определиться с форматом, выписали ряд пунктов, которые необходимо было учесть при реализации проекта:

• Создать WOW эффект и поддержать концепцию фестиваля “We Learn, UnLearn, ReLearn!”, цель — сделать финал фестиваля запоминающимся, сохраняя концепцию мероприятия;
• Внедрить элементы геймификации и призы, цель — повышение вовлеченности;
• Предоставить возможность коммуникации с коллегами, цель — создание общей положительной эмоциональной нити;
• Предоставить возможность в процессе мероприятия подключения/отключения участников без изменения общего процесса, цель — создание возможности свободного участия с сохранением общего положительного фона;
• Предоставить возможность одновременного участия нескольких тысяч участников из 28 стран, цель — объединение команд из разных стран.

Проведя анализ вышеперечисленных пунктов, пришли к общему выводу, что идеальный формат для данного кейса — “онлайн-путешествие”, так как в данной активности можно учесть все требования!

Для общей картины коротко о данном формате:

“Онлайн-путешествие Wind4Tune — путешествия в режиме реального времени:

• В процессе путешествия через чат можно общаться с гидом и коллегами;
• Участники могут влиять на процесс путешествия путем голосования;
• В процессе участники разгадывают загадки, а победители получают призы (открытки из локации);
• Также путешествия дополняются фото-видео контентом.

Длительность: 60 — 70 минут.

Отлично подходит для аудитории от 6 до 10 000 человек.”

Короткое видео:

Этап 2. Анализ клиента

Прежде чем приступить к упаковке мероприятия мы изучили:

• философию мероприятия LearnFest;
• особенности продуктовой линейки и маркетинговых активностей Coca-Cola в трех странах (Сингапур, Япония, США);
• историю и культуру Coca-Cola в трех странах (Сингапур, Япония, США).

По итогу мы собрали базу ценной информации об особенностях компании, отличия в продуктовой линейке и в маркетинговых проектах.

К примеру две классные социальные акции:

• Первая акция. Сингапурцы сдержанные люди, у них не принято обниматься на публике, но молодое поколение придерживается другой моды. И компания Coca-Cola выступила в качестве безобидного союзника молодёжи, запустив рекламную кампанию “Hug me”, разместив машину с напитком в Национальном Университете Сингапура. При объятии автомата участники получали бесплатную банку Coca-Cola.

Видео проекта “Coke Hug Me Machine”:

• Вторая акция. В Сингапуре экваториальный климат, а следовательно зимой нет снега. В компания Coca-Cola решили соединить снежную Финляндию с тропическим Сингапуром с помощью уникального устройства связи. Цифровое устройство позволило людям из этих двух очень разных стран общаться, обмениваться снегом и баночками Coca-Cola.

Видео проекта “Coke: Share A White Christmas”:

Этап 3. Упаковка мероприятия с внедрением “ДНК” клиента

После того, как определились с форматом, перечнем важных пунктов и собрали базу знаний, мы были готовы приступать к упаковке мероприятия, составлению сценария.

Сценарии всегда пишем в Google Doc и обычно создаем проектные чаты в мессенджерах, чтобы быть с клиентом на одной странице и иметь возможность оперативной коммуникации.

Пробежимся по выше перечисленным пунктам, раскрывая детали, как мы их учитывали в ходе написания сценария:

• Создать WOW эффект и поддержать концепцию фестиваля “We Learn, UnLearn, ReLearn!”

a) Внедрили в сценарий два последовательных путешествия по 30 минут, участники начинают путь в Токио, а заканчивают в Нью-Йорке. Не каждый день нам удается побывать за час в двух противоположных точках мира 🙂

b) Выстроили маршрут по местам значимым для компании, к примеру первый офис Аса Григгс Кэндлера в Нью-Йорке, билборды с рекламой Coca Cola;

c) Подготовили в ходе путешествия встречу с коллегами. К примеру, в Токио сотрудник поприветствовал коллег, рассказал про участие компании в “Олимпиаде 2020” (ссылка на статью) и концепцию экологического направления, в рамках местного проекта ILOHAS;

d) Добавили в сценарий факты и уникальные отличия компании в данных локациях.

• Внедрить элементы геймификации и призы:

a) Внедрили в ходе путешествия элементы голосования, благодаря которым участники могли влиять на процесс путешествия;

b) Добавили загадки для участников, связанные с уникальными маркетинговыми активностями компании Coca Cola в данной локации.

• Предоставить возможность коммуникации с коллегами. В ходе путешествия участники могли общаться с коллегами, делиться эмоциями и взаимодействовать с гидом, модератором через чат.

• Предоставить возможность в процессе мероприятия подключения/отключения участников без изменения общего процесса. Как ранее писали, в арсенале много активностей, но почти все они чувствительны к отключению/подключению новых участников в процессе, но в случае путешествия данный пункт максимально нейтрален;

• Предоставить возможность одновременного участия нескольких тысяч участников из 28 стран, цель — объединение команд из разных стран:

a) мы проводили путешествия для команд разных масштабов от 6 до 10 000 участников, так что вопрос с технической стороны для нас не стоял;

b) также для участников с незнанием основного языка мероприятия (английский) мы могли подключить синхронных переводчиков, создав на платформе вещание параллельных аудио дорожек, но в контексте текущего мероприятия данный функционал не потребовался.

Этап 4. Реализация мероприятия

Мероприятие прошло на одном дыхании, мы достигли WOW эффекта, держали вовлеченность до самого финала и органично встроились в общую концепцию фестиваля LearnFest 2021, о чем свидетельствуют отзывы участников:

и прямого заказчика:

В конце хотим отметить, что окунувшись в реализацию проекта финального мероприятия для LearnFest 2021, команда Wind4Tune получила не только большое удовольствие от процесса, но и открыла для себя компанию Coca-Cola в новом свете. Это компания, которая заботится о сотрудниках, экологии и поддерживает социальные направления, и это классно!

Окунуться в атмосферу мероприятия можно в видео:

Материал подготовлен и предоставлен агентством Wind4Tune. Вы можете узнать о них больше в  Facebook, Linkedin или в Блоге Wind4Tune.