Одной из основных задач функции внутренних коммуникаций является рост вовлеченности и лояльности сотрудников, но зачастую эти показатели напрямую зависят от вовлеченности и лояльности самого руководства и собственников компании. Если вы сталкивались с проблемой вовлечения топ-менеджмента в проекты внутрикома – эта статья для вас.

Традиционно внутриком и HR принято считать сервисными функциями, которые помогают бизнесу функционировать и закрывает его потребности: в персонале, обучении, развитии и мотивации сотрудников. В большинстве компаний взаимодействие строится сверху вниз: через запросы менеджмента к подразделению. Такая модель, как показывает практика, значительно усложняет процессы и тормозит развитие различных проектов и инициатив

Переломить существующий порядок вещей поможет налаживание контакта и установление двустороннего процесса коммуникаций. Делать это можно и нужно сразу по нескольким причинам:

• Поддержка проектов руководством значительно увеличивает их шансы на успех: сотрудники более лояльны к инициативам, которые исходят от их непосредственных менеджеров или тех, с кем они пересекаются по работе.
• Руководство получает больше информации о жизни компании (в том числе отчет о работе HR и коммуникаций) и лучше понимает проблемы сотрудников.
• Сокращается административный разрыв: топ-менеджеры превращаются из недосягаемых боссов с вечно закрытой дверью и забитым календарем в людей со своими интересами и увлечениями.
• При вовлечении сотрудников разного уровня формируется культура рабочих групп в компании, что напрямую влияет на развитие культуры разнообразия. Впоследствии это отражается на эффективности бизнеса в целом.
• Происходит развитие мягких навыков (от англ. soft skills) как у руководителей, так и у самих HR-экспертов: навыков публичных выступлений, наставничества и обучения, ведения переговоров и работы с возражениями.

Перейдем к основным шагам, которые проверены годами опыта и часами взаимодействия с топ-руководством крупнейших российских компаний.

НАЛАДЬТЕ КОНТАКТ

Очевидно, что, чтобы говорить о поддержке каких-либо HR-проектов, вам нужно наладить контакт с руководством (если вы еще не успели сделать этого). По возможности старайтесь присутствовать на собраниях разных подразделений, так вы сможете понять, что на повестке. Также попробуйте назначить регулярные встречи с генеральным или с топ-командой. Если такие встречи есть у вашего непосредственного руководителя, обсудите с ним возможность вашего присутствия или обсуждения нескольких тезисов, которые вы заранее подготовите.

Совет: попробуйте оформить ваши идеи и предложения в формате презентации или видео. Визуализация всегда привлекает внимание и запоминается. Можно начать с короткой презентации отдела: что вы делаете в компании, какие проекты внедрили и что в планах.

ДВИГАЙТЕСЬ ПОСТУПАТЕЛЬНО

«С места в карьер» в таких проектах не работает. Двигайтесь поступательно, собирая обратную связь от руководителей и постоянно находясь на связи. Не стесняйтесь рекламировать ваш отдел и проделанную работу, предлагайте помощь и разные форматы решений, которые помогут сгладить острые углы или решить давние проблемы.

Пример: руководитель жалуется, что сотрудники регулярно срывают сроки проекта, не предупреждая об этом руководителя. По его словам, дело в тайм-менеджменте и неумении планировать. Предложите провести анонимный опрос, в котором спросите сотрудников об объеме задач, рабочей обстановке и атмосфере в коллективе. Дайте возможность высказаться и предложить идеи. Возможно, проблема окажется в выгорании, а, может быть, вы поймете, что вам необходимо расширять штат.

Не забывайте о развитии – предложите руководителям пройти тренинги и обучения, которые помогут им лучше взаимодействовать с командой. Зачастую руководители не вовлечены в образовательные инициативы не по причине нехватки времени, а потому что их банально не позвали, думая, что им все давно известно.

ПОКАЖИТЕ ВЫГОДУ

Если вы уже прошли предыдущие этапы и хотите прийти с конкретным проектом на защиту к руководству, не пренебрегайте подготовкой. Да, каким-то типам руководителей, нужно шоу, вау-эффект и красивая картинка, тем не менее, большинство управленцев – это люди цифр, прагматики. Внедрение любого решения должно быть основано на конкретной проблеме, боли или разрабатываться для поддержки стратегических целей бизнеса.

На этом этапе важно озвучить, какое вовлечение со стороны руководства вы ожидаете как по ресурсам (бюджет, сотрудники), так и по непосредственному участию. Если мы говорим о личном вовлечении, то тут можно предложить несколько форматов:

• Коммуникационное лидерство. Все рассылки, посты и другие материалы будут выходить от конкретного руководителя (с вашей поддержкой, конечно!).
• Участие в активностях. Руководитель сам вовлекается в проект – например, участвует в спортивном марафоне или становится ментором.
• Экспертное вовлечение. Менеджер выступает экспертом, который может оценивать ход проекта, идеи сотрудников, а также предлагать следующие шаги по развитию.

ЗАЩИТИТЕ БЮДЖЕТ

Важно: помните, что вы сервисная функция, которая не генерирует прибыль, поэтому вашим расходам всегда будет уделяться пристальное внимание.

Бюджет может устанавливаться на весь проект целиком или дробиться по кварталам, если задача комплексная. Принимайте во внимание инфляцию, возможные простои и задержки, а также непредвиденные расходы, которые могут составлять до 10% от всей сметы (в зависимости от сложности и объема проекта).

Этот этап должен быть максимально прозрачным для руководителей, ведь от этого будет зависеть решение. Подготовьте детальную смету и будьте готовы пояснить и защитить каждую позицию.

Совет: некоторым руководителям может казаться, что смета на HR-проект не должна превышать нескольких сотен тысяч рублей и что львиную долю статей расхода легко можно оптимизировать. Не воспринимайте это как личный вызов или попытку проверить вашу экспертность, но будьте готовы аргументировать, из чего складывается стоимость.

УСТАНОВИТЕ СРОКИ И KPI

При разработке проекта очень важно оценить его критический путь: сколько времени потребуется на реализацию каждого этапа и всего проекта в целом, а также определить показатели эффективности или KPI. Старайтесь брать за основу количественные индикаторы, так и вам, и руководителям будет проще оценить результат.

Совет: разложите все стадии проекта по циклу RACE (Research, Action, Communication, Evaluation), закрепив продолжительность каждой стадии и критерии достижения успеха. Это поможет вам структурировать объем работ и точнее оценить ресурсы, требующиеся на каждом этапе.

ВОВЛЕЙКАЙТЕ ПО ИНТЕРЕСАМ

Изучайте интересы, ценности и хобби руководителей, возможно, в будущем вам пригодятся эти знания для внедрения и реализации проектов. Например, если вы знаете, что руководитель в свободное время любит поиграть в шахматы, вы можете запустить турнир, где любой желающий сможет сразиться с топ-менеджером (а, может, и обыграть его ?). Желающих поучаствовать сразу прибавится!

Кстати, полезные кейсы о вовлеченности от реальных российских компаний собраны в книге «Все о внутренних коммуникациях. Перезагрузка»

Если какой-то проект созвучен с ценностями того или иного управленца, он с большой долей вероятности будет продвигать его в массы, даже в неформальном ключе – на планерках, в личных встречах. Особенно это важно для благотворительных и экологических проектов, поскольку тема помощи довольно чувствительная, и здесь не пройдет прямая агитация. Своим примером руководитель может показать, почему он занимается этим, какие мотивы и принципы им движут, какие эмоции он/она испытывает.

Внедрение двусторонней модели коммуникации поможет вам быстрее достигать поставленных целей и реализовывать проекты эффективнее. Кроме того, это поможет наладить и укрепить ваши связи с руководством, обеспечив его своевременным отчетом по вашему направлению.

Главное при взаимодействии с топ-менеджментом: двигаться поступательно, много времени уделять разъяснению выгод и целей, хорошо готовиться к защите проекта и стараться вовлекать руководство в инициативы, созвучные с его увлечениями и ценностями.

по материалам vc.ru