Как визуализация помогает повысить эффективность управления?
В последнее время о визуальном управлении говорят много и с «глубоким» пониманием темы. Однако российским бизнесом подход по-прежнему недооценен. О причинах дефицита внимания к визуализации в России можно лишь догадываться. Статистически достоверных исследований в этой области нет. Между тем в определенных сферах деятельности, например в медицине или на опасных производствах, отсутствие простых визуальных инструкций может стоить человеческой жизни. Попробуем разобраться, в чем ценность визуализации в управлении и как работает подход?
Слушаю, но не слышу
- Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. В этой поговорке заключен глубокий смысл. У вас есть мысль, которую вы хотите донести до собеседника. Самый простой способ – рассказать о ней в ходе беседы или в рамках устного сообщения. Но будьте готовы к проблемам: в ходе вербального контакта информация передается линейно, последовательно во времени. Слушателю приходится из одномерной последовательности слов создать в голове ту исходную целостную картинку, которую вы пытались воссоздать в словах. А это очень непросто.
- Одним и тем же словам у отправителя и получателя могут соответствовать совсем разные мысли и образы: Петя сказал «привет», а Катя уже мысленно сыграла свадьбу и родила троих детей.
- Слушатель может забыть важные части сообщения или не придать значения деталям.
А вы знали, что на курсе Контент-менеджмент мы подробно изучаем, как применять визуализацию для наших целей?
Увидеть всё
К счастью, эту же мысль можно выразить, пояснить рисунком, схемой, графиком.
![Разница между рисунком, схемой, графиком. Разница между рисунком, схемой, графиком.](https://kachestvo.pro/upload/medialibrary/e21/e2129f4e67d9f6419ba34a6c29b22136.png)
Оказывается, у этого способа есть серьезные преимущества:
В случае совместного обсуждения блок-схема, рисунок, чертеж, график становятся общей, одинаково воспринимаемой всеми основой. Изображение все участники дискуссии видят одинаково. Это позволяет выстроить четкую линию обсуждения и создать единую для всех картину ситуации. К тому же, изображение материально, его всегда можно посмотреть, а значит, ему не грозит «забвение».
- У нас хорошо развито пространственное мышление, а значит, мы легко проецируем образы объектов в пространстве и расположение последних относительно друг друга. Еще задолго до появления речи предки человека вынуждены были решать задачи выживания – как избежать угроз, добыть пищу и продолжить род. Это требовало совершения простейших действий в пространстве: дотянуться, перенести, допрыгнуть, догнать, победить в схватке, убежать. Это значит, что наше образное, пространственное мышление имеет гораздо более глубокие эволюционные корни, чем речь и интеллект.
- По тем же причинам у нас хорошо развит эмоциональный интеллект. Это – область чувств, переживаний, интуиции, подсознания. Использование фотографий, картинок, видеофрагментов позволяет быстрее «подключить» эмоции другого человека.
- В процессе устных и письменных коммуникаций наш основной инструмент общения – это речь и текст. Но слова собеседника легко истолковать неверно. Поддержка вербальной информации рисунками, схемами, фотографиями позволяет снизить вероятность ошибки коммуникаций.
В качестве примера приведем случай из практики, демонстрирующий ограничения восприятия речи в рабочем процессе и преимущества визуализации как способа минимизации этих ограничений.
Курица второй свежести
Одна из российских торговых сетей долго не могла разобраться в причинах роста числа претензий от покупателей охлажденной курицы. Жалобы в основном сводились к тому, что курица оказывалась «не первой свежести».
Затраты компании росли, а репутация падала. На пути до прилавка курица проходила несколько рабочих этапов:
- приемка от поставщика;
- фасовка;
- транспортировка в торговый зал;
- выкладка на витрине.
Попытки самостоятельно разобраться с проблемой к успеху не привели. Решили привлечь консультанта. Что он сделал? Начал исследовать процесс от приемки на входе в магазин до охлаждаемой витрины. Это включало наблюдения и диалог с работником, отвечающим за определенную операцию. Единственный вопрос задавался на каждом из рабочих этапов: «Сколько времени, по мнению сотрудника, курица проводит от момента приемки до попадания на витрину?»
- ответ сотрудника, отвечающего за приемку: минут 20;
- ответ фасовщика: от 15 до 20 минут;
- ответ грузчика: 10 минут;
- ответ сотрудника, отвечающего за выкладку: минут 10.
Причем было достоверно известно, что поставщик привозит курицу надлежащего качества, обеспечив соответствующие условия транспортировки, а витрина в магазине обеспечивает необходимые условия хранения. Проблема, наверняка, была где-то между этими этапами, но четкого понимания, где именно, не было. До применения «генти генбуцу» – «иди и смотри» менеджеры компании на тот момент еще не доросли.
Почему же ответы персонала были так близки к идеалу, а проблема все же возникала?
Все оказалось просто. Каждый из сотрудников добросовестно относился к работе, старался выполнять ее хорошо. Проблема, как и предполагалось, возникала «между операциями». Приемщик доставлял продукцию на фасовку, где она «ждала» фасовщика. В этот момент фасовщик, как правило, был занят другими делами, и поставленная продукция часто оказывалась вне зоны его видимости. Похожая ситуация складывалась на каждой из операций. Сотрудник, давая ответ о времени процесса обработки курицы в магазине, опирался на оценку по собственной операции. Работу смежников в другой части процесса он не видел.
Задачу удалось решить с помощью карты потока создания ценности (КПСЦ) – инструмента визуализации, активно применяемого в бережливом производстве. На карте были отмечены:
- фактическая длительность каждой из операций;
- простои продукции между операциями.
![Карта потока создания ценности Карта потока создания ценности](https://kachestvo.pro/upload/medialibrary/e2a/e2a4fef0307771ec3883f056c6a684c1.jpg)
Стало очевидно, что вместо 10–20 предполагаемых минут курица могла находиться в ненадлежащих условиях хранения до двух часов, и этого не замечали сами участники процесса. Убеждать в необходимости коррекции процесса не пришлось. Все было предельно ясно, и решения пришли быстро: требуется изменение стандартов работы и фокусировка на отладке взаимодействия между операциями.
Данный пример демонстрирует очевидность визуализации. Она обеспечивает групповую работу и позволяет обрисовать общую картину бизнес-процесса для не имеющих возможность наблюдать друг за другом сотрудников. Согласитесь, что таких процессов на любом производстве большинство!
![Плюсы применения визуализации Плюсы применения визуализации](https://kachestvo.pro/upload/medialibrary/471/4718a0f7c51bca00f7762daa7c9365e8.png)
Визуальная поддержка управления
Можно перечислить еще несколько рабочих задач, где группе участников процесса без визуализации не обойтись или работа без нее будет малоэффективна.
Это:
- генерация новых идей;
- стратегическое планирование;
- описание инструкций и стандартов.
Для решения таких задач, помимо организатора групповой работы, можно привлечь специалиста по визуализации. Он поможет быстро включить образное мышление сотрудников, разрушая тем самым накопившиеся стереотипы и способствуя росту групповой динамики .
Так, визуализация сегодня крайне распространена в среде разработчиков: конструкторов, проектировщиков, дизайнеров, «авторов» стандартов. В этих командах реально встретить представителей новых творческих профессий с экзотическими названиями – скрайбинг-, чартрайтинг- и скетчноутинг-мастеров.
Без визуальных образов не обойтись и на этапе реализации стратегии. На кону стоит важнейшая задача – донести мысль правильно до каждого сотрудника, ведь от их видения зависит очень многое.
Скрайбинг – современная техника презентации. Термин возник от английского «scribe» – набрасывать эскизы или рисунки. Суть подхода в том, что речь выступающего «на лету» иллюстрируется рисунками на доске или бумаге. При этом возникает «эффект параллельного следования: когда мы и слышим, и видим примерно одно и то же. При этом графический ряд фиксируется на ключевых моментах аудиоряда. Задача скрайб-мастера – донести информацию, сделать ее привлекательной для слушателя и зрителя, помочь лучше ее запомнить и усвоить. Для этой цели создатели скрайбинга используют различные типы изображений: рисунки, пиктограммы, символы, отдельные ключевые слова (надписи, лозунги), схемы и диаграммы.
Чартрайтинг – навык оперативной визуализации значимой информации на бизнес-встречах для ее запоминания.
Скетчноутинг – визуализация мыслей.
Скетчи – визуальные заметки, помогающие фиксировать на бумаге только самые важные идеи. Для создания скетчей не обязательно уметь рисовать. Скетчи обычно состоят из традиционного рукописного текста, обрамленного рисунками, схемами, изобразительными элементами – рамками, стрелками линиями, типографикой.
![Пример визуализации - психология мышления Пример визуализации - психология мышления](https://kachestvo.pro/upload/medialibrary/5ea/5ea71a878e8671cd088a6e307ba17f92.jpg)
Наверное, каждый из нас хотя бы единожды держал в руках японскую инструкцию по эксплуатации электронного прибора. В ней почти нет текста и много рисунков. Согласитесь, что это очень удобно.
Визуализация разрушает языковые барьеры, способствуя достижению взаимопонимания
Надо добавить, что визуализация возникает только там, где менеджер по-настоящему хочет достигнуть цели и повысить эффективность. Он понимает, что значительная часть его сотрудников – визуалы.
По некоторым статистическим данным, 70% людей планеты – визуалы
Визуальный способ восприятия для большинства предпочтителен. Потому думающий менеджер сознательно осваивает способы визуализации или же привлекает к этой работе помощников. Такой путь способствует:
- уменьшению ошибок при коммуникациях;
- подключению пространственного мышления;
- подключению эмоционального интеллекта;
- а в целом – организации эффективной групповой работы.
Благодаря всем этим преимуществам визуальный менеджмент быстро стал одним из ведущих soft skills менеджера 21 века. Вооружитесь флип-чартом, white-board или, на крайний случай, рулоном обоев, и вперед – к светлому, яркому и успешному будущему.
![Пример визуализации Пример визуализации](https://kachestvo.pro/upload/medialibrary/b6f/b6f6a10318c7b7a3414bca58dfff0d8e.jpg)
Авторы:
- Сергей Остапенко, ведущий российский эксперт в области повышения эффективности и конкурентоспособности
- Евгений Ксенчук, тренер-консультант, эксперт по системному мышлению, основам менеджмента и корпоративному обучению.
- Анастасия Мингазова, мастер бизнес-визуализации
Источник: ПРО КАЧЕСТВО