Адаптация персонала — это крайне важный процесс, который позволяет новичку влиться в работу с максимальной эффективностью. И хотя далеко не во всех компаниях есть отлаженный процесс адаптации сотрудников, важно не пропускать этот этап, ведь во многом именно от него зависит успех достижения ваших бизнес-целей.

По данным Glassdoor, успешный онбординг повышает показатель удержания сотрудников на 82%, и показатель их эффективности — на 70%. Помимо этого, за счет эффективного процесса адаптации

• новый сотрудник быстрее адаптируется к работе
• сокращается «текучка» кадров. За счет доступности необходимой информации новички не испытывают лишнего волнения и стресса
• сотрудник сразу же знакомится с корпоративными ценностями и миссией компании сразу, а не проработав приличное время. Благодаря этому команда движется в одном направлении

Итак, поговорим о самом онбординге. В первую очередь он направлен на то, чтобы сотрудник получил максимально полную информацию о компании, целях бизнеса, правилах и миссии, а также о своей должности и обязанностях. Идеальная адаптация это та, в конце которой у новичка сформировалось четкое понимание того, какие задачи перед ним стоят.

Успех адаптации новичка во многом зависит от заинтересованности и участия его непосредственного руководителя. Поэтому лучше всего создавать адаптационную систему в тандеме с руководством компании.

Алгоритм адаптации нового сотрудника

Чтобы помочь новичку адаптироваться в новой компании, мы советуем придерживаться следующих этапов.

Знакомство

Вы только подписали job offer, но на работу сотрудник еще не вышел? Многим кажется, что ничего делать и не стоит, но на деле это не так. Любой пробел в коммуникациях с новичком может стать причиной того, что между вами возникнет пропасть, кто-то может даже не выйти в итоге на работу. Не стоит терять драгоценное время!

Этап после финального собеседования, но до выхода новичка на работу называется преобордингом. Важно четко сработать на всех его шагах, чтобы новичок не чувствовал себя брошенным (и не бросил в итоге компанию). В первую очередь после принятия на работу, отправьте сотруднику приветственное письмо, в котором напишите:

• дату выхода на работу
• должность, отдел, в котором будет работать сотрудник
• контакты отдела и линейного руководителя
• будущие функциональные обязанности работника
• информацию о зарплате
• контакты HR-отдела

Подготовьте Welcome-book

Это своего рода гайд по компании, в котором рассказывается её история, раскрывается политика, корпоративная культура, миссия и ценности. При наличии — правило поведения и дресс-код. Welcome-book должен быть написан простым, почти разговорным языком, ведь он выступает своеобразным приятелем, который уже работает в компании и рассказывает, как здесь все устроено.

Подробнее об адаптации сотрудников на стыке внутренних коммуникаций и HR поговорим на новом курсе Школы ВК «Мастер внутренних коммуникаций»!

Обустройте рабочее место

Когда известна дата выхода нового сотрудника, самое время подготовить для него необходимое рабочее место. В зависимости от того, как принято в вашей компании, нужно оповестить офис-менеджера или другой персонал, который может помочь в организации рабочего пространства для новичков.

Отправьте заметку о новом сотруднике в чате компании или рассылке

По почте или через корпоративный мессенджер поделитесь краткой информацией о новичке с сотрудниками или руководителям. Можно рассказать о человеке, поделиться его увлечениями, фото и контактами для связи.

В первый рабочий день познакомьте с компанией

Проведите ему небольшую экскурсию по офису или предприятию. Познакомьте с коллегами, а также сообщите график работы и должностные обязанности. Главное — не бросайте новичка в незнакомой обстановке один на один со сложными задачами. Для начала нужно помочь сотруднику почувствовать себя на своём месте.

Вовлеките непосредственного руководителя

После того как вы провели вступительную беседу, пора привлечь к процессу руководителя нового сотрудника. В отделе ему должны подробно рассказать о поставленных задачах и процессах работы.

Иногда в компаниях к новичку также прикрепляют наставника или Buddy. Они помогают больше узнать о компании, коллективе и специфике работы. К ним новичок всегда может обратиться за советом или помощью в процессе адаптации. Согласно исследованиям HCI, 87% сотрудников более успешны, если у них есть наставник или Buddy.

Главное, чтобы все заинтересованные в успешной адаптации люди (руководитель/ наставник /HR/ сотрудник) «жили» в одном пространстве. Для этого нужно сделать понятными для всех цели адаптации, а также постоянно поддерживать связь.

Обязанности и профессиональная сторона

Знакомство и вливание в коллектив, безусловно, очень важно. Но особое внимание нужно уделить и профессиональной стороне вопроса.

Поставьте понятные цели

Перед новичком должны быть поставлены четкие и достижимые цели. Лучше всего, если они будут прописаны. Так в любой момент и вы, и сотрудник сможете к ним обратиться, чтобы понять, идет ли всё в нужном направлении.

Работайте с обратной связью

Раз в неделю или хотя бы раз в месяц до окончания испытательного срока проводите встречи с новичком. Уделите внимание тому, насколько комфортно новичку на новом месте, есть ли трудности, все ли задачи ему понятны и т.д.

Итоги

Когда испытательный срок и процесс адаптации новичка в компании подходит к концу, самое время подвести итоги онбординга.

Анализ

За неделю или за несколько дней до окончания испытательного срока вместе с руководителем сотрудника подведите итоги работы. Проанализируйте, что было сделано хорошо, а что требует доработки.

Пообщайтесь с коллегами новичка, соберите их отзывы и впечатления, чтобы понять, насколько комфортно им будет работать вместе.

Обсудите итоги с новичком

Проговорите с четкой аргументацией, что было выполнено хорошо, а где надо еще поработать. Если вы приняли решение не продлевать сотрудничество, то назовите четкие причины увольнения.

Ну а если «мэтч» состоялся, то здорово, у вас появился полноценный член коллектива. С момента завершения адаптационного периода, новый сотрудник подчиняется непосредственному руководителю.