Кто должен отвечать за корпоративный портал в компании? Отдел коммуникаций? IT или HR? Или все вышеперечисленные? Вас может шокировать тот факт, что в большинстве организаций руководители не могут дать четкий ответ, кто отвечает за интранет у них в компании. При работе с корпоративным порталом невозможно достичь успеха не определив структуру или отдел, ответственный за управление интранет.

Как организовать управление Интранет?

Прежде чем определять, кто будет отвечать за корпоративный портал у вас в компании, советую определиться с моделью управления.

К сожалению, очень немногие компании сегодня имеют четко определенную модель управления своим внутренним информационным ресурсом. Согласно Intranet 2.0 Global Survey только 47% организаций имеют четко прописанную в документах-политиках модель управления. При этом любопытно, что SharePoint в качестве портальной платформы для интранет-портала используют также 47 % опрошенных компаний. Это, конечно, не значит, что все компании, которые знают, как управлять своим интранет, используют SharePoint. Но какое совпадение, согласитесь 

Вернемся к модели управления. Все пути к управлению корпоративным порталом можно разделить на 4 главных модели:

децентрализированное управление;
единоличное управление;
совместное управление;
смешанное управление.
Децентрализированное управление

В этой модели за интранет отвечают «все и никто». Децентрализованная модель управления предоставляет пользователям интранет максимум свободы. У каждого пользователя есть свой сайт, который содержит его документы. В конечном итоге, вся информация расползается по разным сайтам, и найти ее становится практически невозможно. Кроме того, эта модель требует большого объема ресурсов для содержания такого количества внутренних сайтов.

Единоличное управление

Наиболее распространенная модель управления, особенно на ранних этапах развития интранет системы или в маленьких компаниях. Суть модели состоит в том, что все управление интранет-порталом сосредоточено в одних «руках» или в одном отделе, обычно это IT, HR или отдел коммуникаций. Все содержимое и структура интранет строго контролируется и регламентируется отделом/менеджером. Недостатком этой модели является то, что такая система управления интранет может не учитывать все потребности пользователей и во многом ограничивает их свободу.

Совместное управление

Наиболее универсальная модель управления: применима для всех компаний со штатом от нескольких десятков до нескольких миллионов сотрудников. Совместная модель управления чаще всего представлена комитетом, который состоит из людей из разных отделов (коммуникации, IT, HR, бизнес-отделы и т.д.). Наиболее успешной и эффективной модель становится, когда в комитет входят представители топ-менеджмента компании. Эти люди управляют внутренним ресурсом, беря за основу внутренние стратегию, шаблоны и стандарты компании.

Согласно исследованиям Melcrum Research:

79,3% организаций имеют в составе комитета представителей IT отдела;
75,9% организаций имеют в составе комитета представителей отдела коммуникаций;
51,7% организаций имеют в составе комитета представителей HR отдела;
43,1% организаций имеют в составе комитета представителей отдела маркетинга.
Примерно две трети всех организаций используют в той или иной форме совместную модель управления. Они организуют оргкомитеты или советы, – типичные комитеты по 6-10 человек – деятельность которых направлена на:

совершенствование структуры и дизайна;
достижение поставленных бизнес-целей;
контроль содержимого;
определение приоритетности проектов;
устранение неисправностей и разрешение конфликтов;

Смешанное управление

Смешанная модель управления является своеобразным миксом трех предыдущих моделей. Ее основными характеристиками являются:

единоличное управление;
единоличное принятие решений о дальнейшем развитии ресурса;
децентрализованное управление содержимым портала.
Смешанная модель очень похожа на совместную модель управления за исключением двух важных моментов:

Как и в совместной модели, существует комитет по управлению, однако он подчиняется одному руководителю, который принимает все решения.
Роль IT отдела и его представителей в комитете зачастую уменьшена с руководящей до рядовой (поддержка ресурса и устранение технических неисправностей). В то время как руководящие должности занимают представители HR или отдела коммуникаций.

Кто за что отвечает?

Если вы решили последовать совместной или смешанной модели управления, то следует определить, кто за что будет отвечать.

Представитель HR отдела

Представитель HR отдела отвечает, конечно же, за информацию о сотрудниках, размещенную на портале (контакты, дни рождения, лучшие сотрудники недели/месяца и т.д.). Часто в HR отделе есть люди, которые отвечают за развитие сотрудников (подготовку курсов повышения квалификации и др.). Их стоит привлечь в процесс управления корпоративным порталом, т.к. они впоследствии могут помочь в менеджменте системы управления знаниями на вашем портале.

Представитель IT отдела

Представитель IT отдела – очень важный человек в комитете. Его роль охватывает разный спектр задач. Во-первых, IT отвечает за исправное функционирование корпоративного портала, обеспечение доступа всех пользователей к нему, построение и внедрение новых функциональных модулей. Кроме того, IT принимает роль в определении внутренней стратегии развития интранет. Представители этого отдела также могут отвечать за содержимое портала (вспомните про службу технической поддержки, поддержки бизнес-приложений и документации).

Представитель отдела коммуникаций

Представитель этого отдела лучше всех знает, что происходит внутри и вне компании, поэтому ему стоит отвечать за качество и полноту всей корпоративной информации в интранет (новости компании, организационная структура и др.).

Выводы

IT отдел видит все внутренние процессы компании иначе, чем отдел коммуникаций, который видит все не так, как HR отдел, а маркетинг не понимает никто, кроме самого маркетинга… Поэтому так важно иметь в команде, ответственной за интранет в вашей компании, представителей каждого из этих департаментов. И не просто иметь, а поддерживать их тесное взаимодействие на благо внутреннего корпоративного портала!

Чтобы ваш корпоративный портал был живым и развивающимся, им нужно системно управлять. Существует несколько моделей управления интранет. Выбирать подходящую я советую, полагаясь на специфику именно вашей компании: организацию внутренних процессов, существующих стратегий и политик.

Екатерина Овеченко, Анна Кравец

Источник — блог «Корпоративные порталы для бизнеса»  Анны Кравец