Если ваша компания уже «выросла» из одной комнаты, в которой помещались директор, главбух, продажник и айтишник, а тем более, когда количество сотрудников уже сложно сосчитать, начинают возникать проблемы: как донести информацию до каждого, как адаптировать нового сотрудника, как не терять рабочее время в поисках нужного документа или как ускорить выполнение рутинных действий?

Есть несколько возможных ответов на эти вопросы, но наиболее простой и в то же время весьма действенный – запустите свой интранет-портал

Интранет – это, по сути, локальный внутренний Интернет, так сказать «частный Интернет», он построен на тех же принципах и протоколах, что и «большой брат», но ограничен киберпространством отдельной организации. Трудно найти компанию, в которой компьютеры не были бы связаны в сеть для хотя бы совместного доступа к одному принтеру, выходу в Интернет или для обмена файлами. На эту сетевую инфраструктуру как раз и можно «навесить» и свой “mail.ru” – почтовый сервер, и корпоративный сайт, похожий на rbc.ru или даже vkontakte.ru, и аналог Skype с ICQ.

Зачем же компаниям дублировать возможности Интернета? Ну а вам бы хотелось, чтобы контракт с клиентом обсуждался на форуме kuban.ru, а конфиденциальные документы были выложены в открытый доступ в сеть? Кроме того, на корпоративном сайте для внутреннего пользования можно сделать действительно все, что душе угодно, – разный дизайн, профили сотрудников, wiki-базу знаний и полезную информацию в удобном месте, напоминания о днях рождения или корпоративный «ежедневник» – там, где это необходимо.

Ваш внутренний интранет-сайт может быть:

• архивом документов, содержащим базу телефонных номеров, приказы и распоряжения;
• корпоративной газетой, в которой размещается информация, которую следует донести до каждого сотрудника;
• системой электронного документооборота, ускоряющей обмен информацией;
• корпоративной базой знаний, наполняемой сотрудниками;
• форумом;
• хостингом страниц отделов и сотрудников;
• порталом доступа ко всей IT-инфраструктуре компании
• и даже собственной социальной сетью компании.

Интранет-портал – сплошные преимущества

Что вам дает собственный интранет-портал? В первую очередь, безопасный, персонализированный доступ к данным компании, причем при должной настройке из любого места и даже с помощью мобильного телефона или КПК. При диверсифицированной и распределенной структуре (например, разделенных филиалах, подразделениях, специалистах на аутсорсинге) затраты на командировки и доведение информации в кратчайшие сроки можно значительно сократить, к тому же при такой централизации и легкости доступа есть шанс минимизировать и потери информации.

Во-вторых, легкость хранения, поиска и систематизации различных внешних и внутренних документов. Например, телефонный справочник можно обновить в любом отделе за пять секунд, и тут же изменения будут доступны всем остальным отделам. К тому же будут сохранены версии документов и авторство изменений. Если раньше для того, чтобы обсудить бюджет на следующий квартал или изменения в регламенте оформления заказа, необходимо было собирать всех начальников отделов и директоров филиалов, которые должны были еще дословно и понятно передать эту информацию ниже (не подвергая ее домысливанию и переосмыслению), то теперь информацию от генерального директора или PR-отдела можно распространить практически мгновенно. И надо ли говорить, что дистанционное обучение становится простым как никогда.

Дмитрий Хомченко, директор по эксплуатации ИТ Макрорегиона «Юг» ОАО «МТС»:

«В компании МТС действует Единый информационный портал, который представляет собой постоянно обновляющийся информационный ресурс, он действует с апреля 2009 года. Наполнение данного портала и его обновление происходит все время. Ежедневное количество уникальных пользователей Единого информационного портала в рамках группы МТС составляет, в среднем, около 10 000 человек. Портал является единой точкой входа по всем вопросам: это нормативные документы, справочник сотрудников, справочник регионов, адреса и телефоны офисов, типовые формы договоров, доверенностей и прочих документов, вакансии в компании, инструкции по использованию систем БОСС-референт, OEBS; (Oracle E-Business Suite) и пр.

Ресурс знакомит сотрудников с актуальными новостями компании и отрасли в целом, с обзорами публикаций в прессе о нашей компании, со всеми текущими изменениями в бизнес-процессах МТС и, таким образом, способствует сплочению сотрудников, помогает им чувствовать себя частью коллектива единомышленников. Популярностью пользуется и раздел «Корпоративный университет», где публикуется информация о корпоративных обучающих курсах и тренингах, проектах по обучению и развитию сотрудников МТС.

Практически мгновенно с помощью интранет-портала можно получить и обратную связь от каждого сотрудника, организовав, допустим, «письмо директору», анонимное или нет. Поистине безграничные возможности открываются и для организаций различных мотивационных конкурсов, опросов и голосований. Кроме того, можно сформировать некий «банк идей», в котором каждый сотрудник может внести свое предложение или идею. Многие западные компании уже давно полагаются в принятии решений на crowdsourcing. Да и давно доказано, что успешность и эффективность работы сотрудника зависит от степени его вовлеченности и информированности о делах компании».

В-третьих, позволяет публиковать контент (то есть, информацию на сайт) абсолютно всем сотрудникам компании. Это может быть описание текущих задач, типичных проблем и методов решения, часто задаваемых вопросов или данных, необходимых для других отделов. Зачастую это реализовано посредством Wiki-технологий. Чтобы понять, что это такое, обратимся за помощью к самому известному wiki-ресурсу – Wikipedia.org: «Вики — (англ. wiki) веб-сайт, структуру и содержимое которого пользователи могут сообща изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом. Вики характеризуется такими признаками: возможность многократно править текст посредством самой вики-среды, особый легкий и быстрый язык разметки, учет изменений (версий) страниц: возможность сравнения редакций и восстановления ранних, проявление изменений сразу после их внесения, разделение содержимого на страницы, связь страниц через гиперссылки и множество авторов: некоторые вики могут править все посетители сайта».

Совместная работа может быть организована не только посредством wiki-страниц, но и с помощью форумов, блогов с комментариями, дискуссионных «комнат», почтовых сообщений, телеконференций и многого другого. Эффект от повышения скорости принятия решения, увеличения вовлеченности и лояльности сотрудников, а также качества полученного решения, учитывающего максимально диверсифицированные мнения, поистине потрясающий.

С помощью средств корпоративной работы можно не только быстрее и эффективнее адаптировать новых сотрудников (ведь с помощью этих средств вы создаете корпоративную базу знаний), но и наладить коммуникации между «враждующими» отделами, ведь в таких ситуациях обычно ни та, ни другая сторона не может и не желает видеть общей картины. Например, продажники выбили срочный заказ, а оказалось, что необходимых комплектующих нет на складе и выполнение его в указанные сроки невозможно. В итоге взаимные упреки отдела продаж и производственников делают ситуацию еще хуже. При совместной же работе с каждым клиентом (при условии, конечно, что каждый сотрудник понимает ее необходимость) таких проблем просто не возникнет. Мало того, производственники могут посоветовать продажникам необходимые комплектующие или запасные части, которые клиенту понадобятся в будущем и т.д.

В-четвертых, портал может (и должен) поддерживать текущие бизнес-процессы компании, интегрировав функции корпоративных IT-систем в одно удобное Интернет-приложение. Например, получив данные из CRM-системы о заказе нового клиента, добавить в расписание на день формирование заказа, согласование договора и ответный звонок с внесением изменений во все необходимые программы. Все это, конечно, требует времени и средств, но экономия на издержках может многократно превзойти затраченные усилия.

Корпоративный vkontakte.ru

В последнее время наблюдается самый настоящий бум социальных сетей, и, конечно, не обошел этот «ураган» и корпоративный сектор. Веб-приложения становятся все более ориентированы не на процесс, а на пользователя. «Канцеляризмы», иерархия и цензура, спускание корпоративной газеты «для галочки» и статика остались в прошлом. В настоящий момент все больше компаний стараются вовлечь своих сотрудников в жизнь компании, полностью раскрыть их потенциал, разделить ее ценности и быть вовлеченными в текущую и инвестиционную деятельность. Корпоративные социальные сети решают эти вопросы наиболее удобным способом.

Фактически, вы имеет дело с «Одноклассниками» или «В Контакте», где каждый пользователь имеет свой профиль с фотографией, должностью, контактами, интересами, «друзьями»-коллегами и опубликованным этим пользователем контентом – фото, видео, документами, блогом или микроблогом. Профили позволяют узнавать больше о людях, работающих в компании, разрушают иерархию и позволяют быстро и эффективно находить необходимых людей и обменивать информацией.

Другим важным составляющим системы являются «домашние страницы» – это личная страница, которую пользователь настраивает «под себя»: располагает на ней необходимые модули, например, задачи и запланированные на сегодня мероприятия, новости компании или сектора рынка из Интернета, последние обновления wiki-базы по необходимым проектам, сообщения из интегрированных корпоративных IT-систем, новостную ленту событий выбранных пользователей или проектов, над которым он работает, и многое другое. Все это позволяет абсолютно естественным и логичным образом организовать рабочий день человека, связать контактами все необходимые ему ресурсы и людей, моментально получить необходимую информацию и дать обратную связь, которую тут же оценят другие. «Ты начальник, я дурак», «не высовывайся» и «работа не волк – в лес не убежит» – здесь уже не работают, добро пожаловать в Enterprise 2.0, где каждый рабочий день наполнен содержанием, творчеством и сотрудничеством.

Мотивация

Собственно говоря, огромнейшую роль в современных интранет-системах теперь играет не наличие «железа» и все умеющего сисадмина, а мотивация всех сотрудников на использование системы, и вот тут у компании могут быть проблемы. Если эта инициатива будет опять же навязана «сверху», не получится ничего. Если же будет проведено обучение, с системой дадут «поиграться» и (важно!) узнают мнение каждого о ней, будут проведены общие собрания с обсуждением плюсов и минусов, сомневающихся будет все меньше. А со временем и вообще не останется. Потому как любой нормальный работник желает находить информацию за пять минут, быть в курсе дел компании и принимать участие в важных решениях. Любой сотрудник желает быть услышанным! Остается только дать эту возможность. Если же вы просто дадите задание сисадмину поставить интранет-сайт и издадите строгий приказ использовать его и вносить информацию, ничего кроме яростного сопротивления и отрицательных эмоций такая ваша инициатива не вызовет.

Кстати, хотите знать, как оценить эффективность интранет-портала?

Есть весьма оригинальный тест, предложенный директором по ИТ в Восточной Европе компании GlaxoSmithKline Эмзаром Гугунишвили: если при возникновении потребности в информации у сотрудника первая его реакция – «надо заглянуть в интранет», а при сбое интранета он начинает сразу звонить в службы поддержки, значит, ваш интранет работает.

Источник — портал  «Живая Кубань»