Зачем читать

В книге рассказывается об организации всевозможных мероприятий — семинаров, тренингов, онлайн-трансляций, концертов, праздников и т.д. Авторы полностью исключают офлайновые методы продвижения и объясняют, как в условиях высокой конкуренции привлекать на подобные события людей, чтобы они остались довольны и стали новыми клиентами в бизнесе.

Авторы

Дмитрий Румянцев — опытный специалист по комплексному интернет-маркетингу, создатель и ведущий сообщества «ВКонтакте» «Интернет-маркетинг от А до Я», автор трех книг.

Наталия Франкель — вместе с Румянцевым создала и ведет крупнейший блог об event-маркетинге в социальных сетях. Авторы являются организаторами sold out конференций и фестивалей.

Сложность изложения

2 из 5.

Целевая аудитория

Владельцы малого, среднего и крупного бизнеса, организаторы открытых мероприятий любых форматов, представители рекламных, PR- и event-агентств, арт-директора и музыканты.

Хотите, чтобы ваш интранет-портал, соцсети и рассылки работали? Приходите на курс DIGITAL коммуникации для HR и Внутрикома от Школы ВК!

Читаем вместе

Существует несколько видов открытых мероприятий, на которые могут купить билет все желающие или прийти бесплатно:

1. Мероприятия для заработка на билетах, наиболее часто встречающиеся в жизни. Это могут быть форумы, выставки, фестивали, концерты, тренинги, семинары. Можно продавать не только билеты на них, но и видеозаписи прошедшего события, что дает возможность дополнительно заработать.
2.  Мероприятия для спонсоров и партнеров, на которые предоставлен свободный вход для сбора максимальной аудитории. Билеты продаются уже не зрителям, а рекламодателям.
3. Мероприятие под реализацию одного товара, которое тоже предполагает свободный вход: это может быть фестиваль или флешмоб, для участия в котором нужен какой-то недорогой товар.

Можно создавать систему мероприятий для продвижения места, например клуба или ресторана, как в платном, так и в бесплатном формате. Также возможно выстраивать систему событий для продажи услуг нашего бизнеса — она делается исключительно под нас.

Авторы предостерегают начинающих организаторов от десяти ошибок:

1. Уверенности, что их поддержат известные бренды и окажут финансовую помощь, что мероприятие будет интересно их бизнесу, а организаторы получат их аудиторию.
2. Сочинения пресс-релиза, его рассылки по всем интернет-порталам и СМИ, чтобы получить бесплатное освещение мероприятия.
3. Расчета на помощь близкого окружения. Это реально, но необходимо учитывать мотивацию друзей и их желание помогать.
4. Отсутствия четкого алгоритма реализации мероприятия, плана действий.
5. Идеализации высоких продаж перед ивентом и расчета оплатить все расходы.
6. Идеализации аудитории, собирающейся на мероприятие.
7. Расчета на легкость сбора тематического маркета и фуд-корта. В данном случае еще нет имени и доверия партнеров, для которых важны большой поток и платежеспособность участников.
8. Мнения, что бесплатные ивенты всегда рекламируются «за так», но это тупиковый путь развития. В любой ивент нужно вкладывать время, силы и деньги.
9. Расчета на сбор необходимого количества участников через приглашения.
10. Получения бесплатной спонсорской площадки, потому что на ней постоянно проводятся какие-то мероприятия.

Для начала должна быть собрана команда, а затем можно приступать к организации события. Чтобы организовать команду мечты, есть простой алгоритм определения ее элементов:

1. Составление списка, из чего состоит ивент и что входит в процесс подготовки.
2. Специалисты, необходимые для решения вопросов в конкретных областях.
3. Подготовка списка нужных участников команды.

Чтобы облегчить дистанционное взаимодействие внутри команды, с партнерами и т.д., нужны такие инструменты, как:

1. Google Disk.
2. Google-календарь.
3. Почта.
4. Чаты в социальных сетях.
5. Телефон, скайп, мессенджеры.
6. Сервисы для автоматизации работы с проектами.
7. Программное обеспечение наподобие XMind.

Существуют два варианта построения команды:

1. Вертикальный, когда есть руководитель проекта, принимающий решения, дающий задания и отслеживающий эффективность сотрудников.
2. Горизонтальный с несколькими руководителями, у каждого из которых есть личные компетенции.

Можно привлекать для работы волонтеров, которые верят в проект и согласны добровольно помогать на этапах подготовки и непосредственно во время ивента. Поиск спикеров для мероприятия может проходить по-разному:

1. Можно собрать контакты тех, кто кажется экспертом и профессионалом в нужной области.
2. Можно провести мониторинг профильных конференций или других мероприятий, отзывов о деятельности спикера, его профессиональных навыках и компетенциях. Подготовленное на него досье поможет принять решение о привлечении данного специалиста или о поиске кого-то еще.
3. Имеет смысл изучить мнения экспертов, владеющих объективной информацией о коллегах. Все это могут предоставить социальные сети.
4. Стоит обратиться к знакомым и с их помощью заняться поиском или получить рекомендации.

Мероприятия могут проводиться с бюджетом на подготовку и проведение либо с его ограничением или отсутствием. К главным обязательным статьям расходов относятся следующие:

1. Аренда залов, технического оборудования, мебели, модульных конструкций, сцены и т.д.
2. Дизайн, в котором будет выражен сайт, полиграфия, наружная реклама и т.д.
3. Производство сайта с версткой и техподдержкой, создание страниц для трансляции и просмотра записей.
4. Рекламная кампания.
5. Видеозапись или трансляция мероприятий.
6. Трансфер, питание, проживание, райдер выступающих.
7. Кофе-паузы, обеды.
8. Подарки выступающим, которые можно купить либо получить у спонсоров или партнеров.
9. Фотографы.
10. Съемка видеоролика о мероприятии.
11. Пакет участника образовательного мероприятия, в который входят блокнот, ручка, сертификат участника, бейдж с лентой, разные милые и нужные мелочи.
12. Бухгалтерия и налоги.
13. Процент, начисляемый платежными системами.
14. Расходные материалы в виде бумаги, маркеров, скотча и т.д.
15. Грузоперевозки.
16. Телефония и хостинг.
17. Полиграфия («раздатка» и крупный формат).
18. Договоры или юрист.
19. Выделенные интернет-каналы.
20. Оборудование и услуги на мероприятие, которые невозможно получить по бартеру.

В большинстве случаев мероприятие оказывается никому не известно, за исключением тех, которые проводятся много лет подряд.

Написание постов и составление тизеров означает 50% проделанной работы. Дальше предстоит разобраться с техническими нюансами той или иной площадки, найти целевую аудиторию и выбрать соответствующий рекламный формат.

До начала мероприятия перед глазами всегда должен быть чек-лист, и особенно актуальным он будет в последний день. Следует убедиться, что мы:

1. Полностью собрали и укомплектовали команду, и в случае форс-мажора дела подхватят другие люди.
2. Все привезли и находимся на связи с поставщиками и ответственными лицами.
3. Своевременно оплатили счета и подписали договоры.
4. Держим партнеров на связи, забрали из типографии сувениры для гостей, продумали все в плане застройки зоны и роликов в перерывах.
5. Уверены, что спикеры запомнили дату и время выступления, получили контакты сопровождающего и билеты, прислали презентацию.
6. Проверили привоз оборудования и протестировали его.
7. Заранее спланировали алгоритм действий в отношении монтажа и застройки, назначили ответственных.
8. Всем, кому нужно, раздали ТЗ, подробные памятки, а участникам разослали информацию о мероприятии и другие важные моменты.
9. Проверили готовность площадки к приему мероприятия.
10. Привлекли ответственных людей к сбору пакетов участника с несколькими позициями. В базовый пакет должно входить следующее:

1. Сертификат участника.
2. Лента для бейджа.
3. Брендированные ручка и блокнот, именной бейдж.
4. Бутылка воды с фирменной наклейкой.
5. Наклейки с тематикой конференции.

Если планировать несколько мероприятий или уже иметь регулярно повторяющиеся, следует анализировать и устранять все возникающие ошибки. И после ивента, и во время его проведения организатор может столкнуться с рядом неудачных моментов. И если что-то уже случилось, авторы рекомендуют проделать следующее:

1. Вместе с командой изучить все отзывы по хештегу. Если есть возможность, решить проблему в самом начале и сделать это незамедлительно.
2. Внимательно прочитать отзывы в обсуждениях в созданной нами теме.
3. Перенять чужой опыт, найти то, что понравилось участникам на мероприятиях наших коллег или совершенно не привлекло на нашем ивенте.
4. Написать список того, что вызвало особый негатив у нас или участников либо собрало массу положительных отзывов.
5. В случае неудачи помочь тем, кто был назначен ответственным за зону или какой-то процесс, но не справился. Либо стоит заменить этого человека другим членом команды.
6. При составлении плана подготовки следующего ивента уделить пристальное внимание анализу прошлых ошибок и постараться сразу устранить возможность их появления.

Если мы мним себя профессиональными организаторами, то обязаны думать масштабно и заранее страховать себя всюду, где только возможно. Точно так же стоит постоянно обновлять аудиторию. Это можно сделать через серьезное вливание ресурсов в рекламу, но за счет этого мы рискуем существенно снизить прибыль. Поэтому лучше всего будет заранее сформировать лояльное к нашему мероприятию комьюнити. Для этого можно использовать социальные сети и email-базу. Эта схема предполагает следующие шаги:

1. Создание сообщества в соцсетях, а также личной страницы, блога, рассылки по теме ивента, канала на YouTube или в Telegram. Необходимо такое место, где будет публиковаться контент и происходить общение с аудиторией.
2. Публикации полезного контента по теме мероприятия.
3. Реклама нашего сообщества через блог, канал, личную страницу, рассылку.
4. Начало диалога и ответ на вопросы пришедшей аудитории, стимулирование участников сообщества к взаимопомощи.
5. Продажа мероприятия аудитории.

Говоря на языке маркетинга, организаторы должны собрать «холодную» аудиторию по теме, начать ее «утеплять», чтобы в итоге сделать «горячей» и продать событие, повторяя этот процесс снова и снова.

Лучшая цитата

«Настоящий event-маркетинг — когда вы развиваете свой бизнес с помощью выстроенной системы больших и малых мероприятий, которые увеличивают ваши продажи многократно».

Чему учит книга

— Можно выбрать любой из видов организации и монетизации мероприятий, но самым выгодным является не один формат, а их синергия.

— Каждый раз при продвижении на рынок выводится новый бренд с не сформированным на него спросом. Именно его мы и создаем во время продвижения, и если все будет сделано грамотно, бренд станет узнаваемым перед самим событием.

Источник: Navika

• Купить книгу в Лабиринте
• Купить книгу на Литресе