Мы поможем составить и внедрить этический Кодекс

Уже не являются редкостью случаи, когда при приходе в компанию нового сотрудника ему сразу говорят о ряде правил. Они могут быть описаны на корпоративном сайте или в специальном буклете. Предполагается, что такие вещи должны способствовать более быстрой адаптации, а главное — систематизировать нормы, существующие в компании. Насколько это оправданно?

Я считаю, что составлять корпоративные правила однозначно нужно. Другое дело, что при создании подобного документа слишком часто срабатывает пословица «Заставь дурака Богу молиться…». Возможно, все дело в самом значении слова «правила».

 

Большинство людей воспринимают его исключительно как запретительную, ограничивающую меру. Однако если обратиться к толковому словарю русского языка, то мы найдем в нем такое определение данного слова:

  1. Положение, выражающее закономерность, постоянные соотношения в чем-нибудь и являющееся основанием какой-нибудь системы, какого-нибудь ряда явлений, действий.
  2. Постановление, предписание, устанавливающее тот или иной порядок в исполнении чего-нибудь, норма.
  3. Принцип поведения, тот или иной образ мыслей, то или иное обыкновение.

Как показывает практика, в общем случае мы все помним про второе значение этого слова, совершенно забывая про остальные. А корпоративные правила, на мой взгляд, в первую очередь устанавливают правила игры, то есть являются основанием системы, а не догмой. Кроме того, в компании численностью более 50 человек договориться «по понятиям» не всегда представляется возможным.

Правила для правил

Чтобы понять, как можно удачно, а как — неудачно составлять корпоративные правила, приведу пример.

Некоторое время назад, в 2005 году, на волне всеобщей одержимости формулированием миссий и стратегий в нашей компании был создан «Этический Кодекс» — именно Кодекс, и именно с прописной буквы. Сам документ получился небольшим и весьма высокопарным. В нем высоким стилем было написано, что каждый сотрудник должен быть вежливым, высококультурным, высокоморальным и добросовестно относиться к своей работе. Кроме того, он содержал параграф (помимо всех прочих) о том, что в нашей компании запрещена какая бы то ни было дискриминации по половому признаку, либо по признаку сексуальной ориентации. Большего количества насмешек я не слышала ни на один документ в моей практике.

Насмешки эти появились неслучайно. Их происхождение хорошо объясняет известный анекдот:

Собрались несколько человек на мосту, чтобы выяснить, как можно заставить человека прыгнуть с моста.

Идет мимо американец. Ему говорят: «Гражданин, вы получите миллион долларов, если прыгнете с моста в реку». Американец требует подписания контракта и предоплаты, после чего спокойно прыгает в воду.
Идет мимо немец. Ему говорят «Вы получите миллион долларов, если прыгнете с моста». Немец не соглашается, говорит, что у него дела, семья, обязанности. Ему говорят: «Но есть строгий приказ Вашего руководителя прыгнуть с моста». Немец немедленно прыгает.
Идет мимо русский. Ему говорят: «Вы получите миллион долларов, если прыгнете с моста в реку». Русский в ответ: «Чихал я на ваши миллионы» — и идет дальше. Ему говорят: «Ваш начальник приказал Вам прыгнуть с моста». Русский: «Чихал я на начальника и на приказы» — и идет дальше. Ему говорят: «Вы знаете, вообще-то с этого моста прыгать запрещено». Русский перелезает через перила и со словами: «А чихал я на ваши запреты» — прыгает.

Вывод напрашивается сам собой: не надо называть правила правилами. Парадоксально, но факт. Вы можете придумать массу довольно жестких и ограничивающих процедур, просто не называйте их правилами! В какой-то момент времени мы в нашей компании подошли к осознанию, что численность персонала и количество процедур настолько велико, что простым устным объяснением не обойтись. Мы создали корпоративный буклет под кодовым названием «Буклет новичка», который изначально планировали в качестве адаптационной меры.

Однако популярность «издания» была столь велика, что было принято решение напечатать гораздо больший тираж и раздать всем желающим. Содержание буклета довольно стандартно: обращение к сотруднику от отдела персонала, от Генерального директора, история создания компании, основные направления деятельности и развития, подробнейшая организационная структура с пояснениями.

Помимо этого, буклет содержит информацию о формах оплаты труда, сроках выплаты заработной платы, режиме работы, порядке приема, увольнения, предоставления отпусков (оплачиваемых, неоплачиваемых), корпоративных информационных системах, о корпоративных праздниках и, что немаловажно, фотографии и телефоны сотрудников, ответственных за тот или иной процесс в компании.

Таким образом, буклет, который, казалось бы носит чисто информативный характер, в ненавязчивом виде предлагает именно «положения, выражающие закономерность, постоянные отношения в чем-нибудь, являющиеся основанием какой-нибудь системы, какого-нибудь ряда явлений, действий», а не просто «постановление, предписание».

Помимо указанного документа, в нашей компании существует целый свод регламентов, регулирующих уже чисто профессиональные сферы. С ними сотрудник знакомиться по мере надобности. Они носят уже чисто запретительно-предписывающий характер. И, разумеется, никто не собирается объяснять, почему такой-то отчет делается именно в такой-то срок. Хотя и эти регламенты можно пересматривать и совершенствовать.

Ничего лишнего

Конечно, возможна ситуация, что большое количество правил может отпугнуть новых сотрудников. Поставьте себя на место «новичка», которому при приеме на работу выдается талмуд страниц эдак на 100!. Однако здесь все дело в подходе и в способе преподнесения информации. Корпоративные правила создаются не для того, что бы воплотить в жизнь принцип «надзирать и наказывать», а исключительно с той целью, чтобы сделать работу комфортной и минимально, как это ни парадоксально звучит, бюрократизированной. Именно с подобной точки зрения и необходимо преподносить информацию о существовании подобных документов — все для удобства сотрудников! Исходя из моей практики, могу привести несколько советов, которые, возможно, помогут при работе над подобными проектами:

Правила не должны быть односторонними — не только запрещайте что-либо работникам, а устанавливайте с ними партнерские отношения.
Правила должны быть понятны и, по мере возможности, содержать объяснения — почему так. Пусть это будут даже ссылки на действующее законодательство — не считайте своих работников просто стадом послушных овечек, которые готовы сделать все, что угодно.
Не перегружайте правила излишней мелочностью. Информацию о том, кто и какую бумажку должен делать и куда передавать, следует отражать в регламентах, должностных инструкциях, положениях о подразделениях.
Сделайте «рабочими» такие документы, как Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, положение о премировании — это ведь тоже корпоративные правила.
Правила объявляют до начала игры, а не в момент подведения итогов!

Мнение

Ирина Румеева, директор по персоналу Expomedia Group

Согласно трудовому законодательству, в каждой компании должны быть официальные Правила внутреннего трудового распорядка. Это обязательный документ, с которым все сотрудники знакомятся под роспись еще до подписания трудового договора. Зачастую это многостраничный трактат, содержащий подробную информацию обо всем цикле жизни сотрудника в компании (приеме и увольнении, отпусках, больничных, дисциплине труда и т.п.). Такие Правила написаны казенным языком, и обычно люди знакомятся с ними лишь поверхностно и тут же забывают.

Для того, чтобы сотрудники лучше усвоили корпоративные законы, есть смысл, помимо Правил внутреннего трудового распорядка, составить отдельный краткий свод основных установок, в котором в сжатой и доступной форме будут не только объясняться самые необходимые правила, но и даваться практические советы на бытовые темы (например, где можно пообедать, как заказать канцтовары и т.п.).

Правила можно сделать в виде буклета и выдавать их каждому новенькому сотруднику, но лучше не тратить на это бумагу (обычно такой буклет сразу кладется сотрудниками на дно тумбочки и благополучно там забывается). Лучше всего правила разместить на корпоративном сайте, снабдить картинками и удобной навигацией. А при приеме каждого нового сотрудника нужно проводить вводную беседу, где основные правила проговаривать устно и объяснять, зачем они нужны.

Хороша и наглядная агитация. Можно развесить в местах скопления людей (например, рядом с принтером) плакаты с основными правилами и принципами компании. Случай из нашей практики: мы давно боролись за то, чтобы сотрудники после обеда мыли за собой посуду. Ни уговоры, ни письма – ничего не помогало. И вдруг группа энтузиастов нарисовала плакат со стишком, призывающим к чистоте, и теперь грязной посуды нет и в помине.

Многие люди рассматривают какие бы то ни было правила как ограничение собственной свободы. Чтобы не отпугнуть сотрудников, нужно, во-первых, включать в свод только те пункты, которые действительно влияют на эффективность труда именно в данной компании. Во-вторых, четко и ясно объяснять необходимость того или иного правила. Например, часто сотрудники не понимают, почему им запрещают приходить на работу в джинсах. В этом случае мы объясняем, что это не просто прихоть руководства, а необходимость, поскольку каждый сотрудник — это лицо компании, по виду которого клиенты определяют, стоит ли вступать с нами в серьезные отношения. Кроме того, одевшись «по-офисному», сотрудник создает вокруг себя рабочую обстановку и сам чувствует себя собранным, а потому работает более эффективно.

И, конечно, недостаточно просто декларировать правила. Необходим контроль. Например, нам удалось победить бесконечные опоздания только тогда, когда мы стали каждый день снимать показания системы контроля доступа и выносить дисциплинарные взыскания особо злостным нарушителям.

Любая совместная деятельность людей подразумевает наличие каких-то правил. Правила дисциплинируют и настраивают на эффективную работу. Правила помогают людям быстро реагировать на проблемы и устранять их. Люди, объединенные правилами, ощущают себя командой, чувствуют общность и меньше нервничают. А без правил неизбежны конфликты, хаос и гибель общего дела.

Зифа Аймалетдинова ассистент менеджера по персоналу агентства «1С-Персонал»

Если посмотреть на зарубежные компании с успешной историей развития, то мы увидим, что управление традициями, ценностями и поведением коллектива — уже традиционная особенность их функционирования, и во многом благодаря этому руководство эффективнее взаимодействует с персоналом. А что же делать российским организациям, которые еще так молоды, что все ценности, традиции в них только начинают формироваться?

Культура в организации просто так на пустом месте не появится, ею нужно управлять и направлять в нужное русло. И для компании это важный стратегический шаг для успешного будущего: укрепляется имидж, растет мотивация сотрудников, облегчается управляемость многими процессами. И если сейчас положить начало развитию нужных традиций и норм, то в будущем это окупится с лихвой, главное — правильно начать. А для начала многие HR-менеджеры прописывают некий устав — свод законов и норм, в котором описывается, что надо делать сотруднику в определенной ситуации. Таким образом появляются корпоративные правила.

Часто этот документ называют справочником работника, положением о персонале либо корпоративным руководством. Его обычно вручают новому сотруднику, который должен суметь адаптироваться к требованиям организации. А в итоге потом этот сборник законов предприятия лежит в лучшем случае в углу стола, создавая видимость его соблюдения. Почему такое происходит?

Типичные ошибки при составлении и внедрении корпоративных правил:

  • они противоречат миссии и цели предприятия. Сотрудник может не понять, что ему надо делать: либо соблюдать нормы, либо выполнять задачи для достижения миссии;
  • никто не контролирует соблюдения требований сотрудниками;
  • не отслеживается актуализация. Действительно, со временем некоторые положения устаревают и требуют уточнения;
  • при написании не учитывается специфика деятельности предприятия, а просто соблюдается некий шаблон.

Возникает еще один вопрос: а так ли необходимы эти самые правила? Что будет если их не прописывать?

Обычно, если организация не крупная, то все на слуху, и соблюдение сотрудником необходимых требований легче отслеживать. Но вот на крупных предприятиях донести до каждого работника какую-либо информацию сложно. А отслеживать настроение коллектива, и тем более управлять им можно только путем четкого построения системы взаимодействия руководства и персонала.

Но даже если решение о создании такого свода правил принято и он разработан, работа на этом не только не заканчивается, а скорее начинается.

Необходимо ввести систему контроля выполнения требований, выяснять причины невыполнения и возможные возникающие проблемные ситуации в процессе их соблюдения. И, наконец, очень важно создавать нормальные условия для соблюдения правил.

Если собрать эти пункты воедино, мои рекомендации в этом отношении следующие:

  • при составлении свода правил нужно следовать миссии организации и учитывать специфику деятельности;
  • объяснить сотруднику смысл данного документа;
  • контролировать знание сотрудниками этих правил;
  • периодически обновлять документ;
  • реализовать легкую доступность новых правил всем сотрудникам (например, размещение на доске объявлений, в локальной сети, либо путем раздачи листовок).
  • Дарья Павлова, начальник отдела корпоративной политики и персонала ОАО «Звезда — Энергетика»
Источник: Rabota.ru
(Visited 6 times, 1 visits today)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *