Прокрастинация, залипание в социальных сетях, общение с друзьями в рабочее время или слишком затянувшийся обед — подчеркните то, чем грешат ваши коллеги во время трудового дня. Все это не только сказывается на продуктивности команды, но и бьет по карману работодателя. Пандемия и удаленка обострили эти проблемы и для многих компаний стало очевидно — нужна система контроля. Сегодня компании активно разрабатывают алгоритмы и софт для наблюдения за своими сотрудниками на рабочем месте. Как такая слежка влияет на корпоративную культуру, и какие подводные камни создает надзор за сотрудниками? Давайте разбираться.

Еще до того, как коронавирус отправил беспрецедентное количество людей работать на дому, работодатели медленно но верно начали внедрять технологии мониторинга. Уже в 2018 году из 239 крупнейших корпораций 50% отслеживали содержание электронной почты и учетных записей в социальных сетях сотрудников.

Но именно на пандемию пришелся расцвет мониторинга. Чем только люди не занимались на удаленке: тренировались по видео на YouTube, готовили по рецептам из TikTok, запускали танцевальные тренды, играли в видеоигры, а что там с работой..? Заточение в четырех стенах рабочего настроя не добавляло.. Работодатели отреагировали на это моментально и начали активно развивать и применять специальный софт.

В пик удаленки около половины отечественных компаний следили за своими сотрудниками с помощью тайм-трекеров и системы учета рабочего времени. Сотрудники относились к этому по-разному: кто-то с пониманием, а кто-то увидел в этом нарушение своих прав. В чем все были едины так это в том, что приватностью многие уже давно жертвуют в угоду эффективности.

Тренды в мире цифрового пространства сменяются стремительно, а главная задача внутрикомов и HRов отделять зерна от плевел и использовать только самые эффективные инструменты. Как раз тех, кто хочет раз и навсегда покорить нули и единицы мы ждем на нашем курсе «DIGITAL коммуникации для HR и Внутрикома». Старт следующего потока 15 августа — успейте стать участниками.

Границы контроля: что можно отследить

Мониторинг сотрудников — постоянно развивающаяся практика, в которой компании используют цифровые инструменты для отслеживания работы, производительности, посещаемости, и даже оценки поведения. Спектр того, что считается мониторингом широкий: от сбора аналитики по работе до откровенного наблюдения. Разберем, что работодатели могут контролировать.

Использование Интернета и приложений

Опрос, проведенный Salary.com, показал, что 69% мужчин и 62% женщин в рабочее время выходят в Интернет по личным делам.

Так что для многих работодателей оказалось важным видеть сайты, которые посещают сотрудники во время работы. Это может быть полезно для решения потенциальных проблем с производительностью. Например, если сотрудник проводит много времени, просматривая сайты для покупок и при этом не отвечает коллеге, скорее всего, он не работает.

Конечно, работает это далеко не со всеми специалистами. Например, странно удивляться тому, что ваш SMM-менеджер проводит много времени в социальных сетях. Но если вы посмотрите только на список URL-адресов, вы все равно не узнаете, насколько продуктивно он работает.

В других случаях сбор таких данных полезен еще и с точки зрения безопасности. Представьте, что ваш сотрудник работает с конфиденциальными данными и при этом посещает ненадежные сайты. В этом случае вы можете вовремя отследить и указать ему на риски или заблокировать доступ к опасному ресурсу.

Тайм-трекинг

Один из самых привычных видов — это учет времени, который дает членам команды возможность одним нажатием кнопки засекать потраченные на работу часы. В целом в этом виде контроля довольно много пользы для организации рабочего процесса.

• Прозрачность. В любой момент можно отслеживать все бизнес-процессы и понимать, чем занят каждый сотрудник.
• Оптимизация процессов. Использование тайм-трекеров устраняет «дыры» в рабочих процессах, недоработки и переработки, выявляет «слабые звенья», позволяя оперативно устранять их.
• Упрощение бухгалтерии. Контроль времени снижает вероятность ошибок при начислении зарплаты, так как она рассчитывается на основании реально отработанных часов. На том же основании выдаются премии и награды или, наоборот, налагаются санкции.

Популярные программы с русском интерфейсом: Kickidler, Tmetric, Time Doctor, CrocoTime, Bitcop

Кейлоггинг — клавиатурный шпион

Пожалуй, с этим видом контроля больше всего проблем. Программы-кейлоггеры отслеживают, что сотрудники вводят на своих клавиатурах и позволяют сохранить эти данные.

Поскольку эти системы мониторинга фиксируют отдельные нажатия клавиш, они вызывают серьезные проблемы с безопасностью и конфиденциальностью. Тут можно легко выстрелить своей же компании в колено, так как возрастает риск перехвата конфиденциальной информации, включая пароли, данные кредитных карт и т.д.

Зачем работодатели используют кейлоггеры?

• Для отслеживания среднего количества слов в минуту, вводимых сотрудниками при работе
• Для обнаружения внутренних угроз, которые передают частную информацию или выполняют подозрительные команды

Законно ли это?

Да, в том случае, когда сотрудник использует рабочий компьютер, который принадлежат компании. Все действия, которые выполняются в рамках должностных обязанностей, не относятся к личным. Так что с этой точки зрения компании действительно имеют право использовать средства для отслеживания действий сотрудников в рабочее время.

Приложения для кейлоггинга: TheOneSpy, SC-Keylogger, KidInspector

Как убедить сотрудников в необходимости контроля?

Если перед вами стоит задача грамотно встроить мониторинг в работу, так, чтобы сотрудники не почувствовали себя героями какой-то антиутопии, где за каждым их шагом следят — важно правильно донести до них цель. Больше всего люди боятся того, что кто-то узнает о них больше, чем они хотят, и будет использовать это против них. Так что вместо создания прозрачной системы вы, наоборот, можете подтолкнуть специалистов больше скрывать что-то и искать более изощренные методы обхода надзора.

Будьте честны

Расскажите своим сотрудникам о том, что вы отслеживаете и почему. Дайте им возможность высказать свое мнение на этот счет. Возможно, они захотят знать результаты мониторинга и, что особенно важно, обозначьте, какие выводы об их работе вы делаете на основе мониторинга.

Прозрачность повышает уровень согласия сотрудников. Компания Gartner выяснила, что только 30% сотрудников спокойно относятся к тому, что работодатель следит за их электронной почтой. Но в том же исследовании, когда работодатель сообщал о том, что он будет осуществлять мониторинг, и объяснял причины этого, более 50% работников заявили, что они не против.

Не только кнут

ПО для мониторинга у многих сотрудников ассоциируется с образом деспотичных надзирателей. Сотрудникам важно донести, что это инструмент, с помощью которого вы можете понять, как помочь им быть более продуктивными или вознаградить их за усердие. Это означает, что нужно думать о том, какие виды «пряников» можно использовать для мотивации, а не только о кнутах для борьбы с неэффективностью.

Даже лучшие специалисты не всегда работают идеально — особенно в кризисные времена

Не забывайте про человеческий фактор. Не совсем правильно — как с этической, так и с фактической точки зрения — принимать решения о том, кто является, а кто не является хорошим работником, основываясь на результатах работы в моменты кризиса или в трудные периоды жизни для ваших сотрудников.

Недавно мы уже говорили о том, что некоторые очень трудолюбивые и талантливые специалисты могут быть чрезвычайно загружены, например, из-за необходимости ухаживать за детьми в период каникул. Но в долгосрочной перспективе они приносят пользу компании. Убедитесь, что ваши руководители находят время, чтобы уделить внимание и поговорить со своими подчиненными, когда показатели их работы не соответствуют ожиданиям. Главное: не угрожаем, а предлагаем способы решения.

Не злоупотребляйте контролем

Если ваши сотрудники уже вернулись в офис, постарайтесь ослабить контроль, если дела у компании идут хорошо. Это вызывает доверие у сотрудников. И в следующий раз когда вам нужно будет ввести еще какие-то непопулярные меры, их встретят проще.

Но если ваша компания все же решит продолжить использовать софт для наблюдения, вам следует напомнить себе, что вы не полиция. Вы должны следить за сотрудниками не с поднятой дубинкой, а с протянутой рукой.