Каждый год, с неизбежностью первой майской грозы, к нам приходят чудесные традиционные корпоративные мероприятия: от День рождения компании до Нового года и отраслевого праздника. Как превратить эти важные для коллектива даты в незабываемые события? Одним предложением тут не объяснишь. Поэтому мы делимся с вами отрывком из нашей книги «Всё о внутренних коммуникациях», в котором управляющая по коммуникациям компании «ВкусВилл» Анастасия Махарадзе подробно и увлекательно рассказывает о том, как же создавать мероприятия для людей «со смыслом» и находить нестандартные подходы к обязательным событиям в духе «День компании» или «Отраслевой праздник».

Мероприятия для людей

Мероприятия — классный инструмент внутренних коммуникаций. Особенно ярко ощутить его силу и возможности получилось в 2020 году, когда очные мероприятия прекратились, а все мы вынужденно перешли в онлайн.

Но независимо от формата мероприятий существует проблема, которая делает мероприятие либо работающим, либо разрушающим. Имя этой проблемы — мероприятие ради мероприятия.

Кажется, что в современном мире такого не может быть, и все наши активности давно и тесно связаны с бизнес-целями компании. Однако на практике это далеко не так.

Особенно проблема с отсутствием явной цели поднимается на поверхность, когда в задачник внутрикома попадает обязательное событие в духе «День компании» или «Отраслевой праздник».

Первая реакция — подготовить яркое событие и готово! Сотрудники счастливы, топы довольны, все благодарят за мероприятие — красота.

«А где же смыслы?» — спросите вы.
Давайте разберемся, зачем нужны смыслы.

Можно сказать коротко — «мероприятие без смысла — деньги на ветер».

Но можно и шире:
Праздник ради праздника будет вдохновлять сотрудников какое-то время, но не поможет вам вовлечь команду в задачи и культуру компании.

Лидеры будут рады бурной активности недолго, а чуть позже, не получив практического результата от этого мероприятия, задумаются — а на что был потрачен бюджет?

В конце концов, тяжело воспринимать внутренние коммуникации как функцию, помогающую бизнесу и сотрудникам решать задачи, когда один из её мощнейших инструментов работает вхолостую.

Все это приводит нас тому, что любому мероприятию нужен смысл: цель и задачи, которые оно поможет решить. И эти задачи должны быть тесно связаны с целями бизнеса, даже если речь идет про развлечение или командообразование.

Фестиваль со смыслом

Летом 2018 года в нашей компании возникла задача провести объединяющее мероприятие для сотрудников самого большого направления нашей компании — управления розницы.

У нас был отличный информационный повод — приближался «День работника торговли». Были и внутренние причины — длительное отсутствие каких-либо мероприятий для коллег из этого направления.

Говоря про объединяющие мероприятия, мы не берем в расчет общие бизнес-конференции компании. Ведь они проходят в деловом формате, сфокусированы на обсуждении стратегии и планов работы и не покрывают потребности сотрудников магазинов в информации и вовлечении.

Хочешь сделать хорошо — спроси коллег

Культура «ВкусВилл» построена на диалоге, мы совместно обсуждаем все задачи и планы и всегда делимся обратной связью с коллегами. Планирование любого мероприятия в нашем случае предполагает большое число внутренних заказчиков. А значит, обсуждать задачи мероприятия и финальный результат предстоит с большим количеством людей.

В этом кроется и сложность, и успех классных мероприятий.

Когда в разработке мероприятия (на этапе сбора идей или практической реализации) участвует большое количество коллег, получается объективно лучше.

Главный этап — подготовка

Подготовка — это фундамент любого мероприятия, и если не заложить смыслы в его основание, конструкция получится шаткая.

Что помогает нам?

1. Понятная задача и простая концепция

Четкая формулировка помогает сохранить и передать смысл мероприятия как во время подготовки, так и во время самого мероприятия. Хотя кто в наше время так не делает?

Для «Фестиваля со смыслом» мы сформулировали задачу как «знакомство сотрудников розницы со спецификой работы других направлений компании». По нашему замыслу, это должно было помочь сотрудникам магазина лучше представлять себе, как работает компания в целом, четче представлять задачи и потребности других подразделений.

Например, почему машина из Распределительного центра может задержаться, зачем происходят изменения в программе лояльности покупателей и как работает принцип подбора сотрудников.

Такой подход поможет нам не только наладить кросс-функциональное взаимодействие, но и избежать неверной коммуникации с покупателем.

-Почему у вас такая программа лояльности?
-Не знаю, в офисе так решили.

Мы хотели, чтобы участники Фестиваля, зарядившись, поделились этими знаниями со всеми коллегами в своих магазинах.

Это значит — смыслы и ответы на ключевые вопросы должны быть плотно «зашиты» в саму ткань мероприятия. Так на Фестивале появились 11 станций, представляющих разные бизнес-направления компании «ВкусВилл», совместно выбранных вместе с коллегами из розницы.

2. Четкий процесс

Рабочее время сотрудников в любой компании — на вес золота, а значит, привлекать их к процессу подготовки мероприятия нужно с умом и строго управлять этим процессом.

Определяем цели

У нас в компании много тех, кто принимает решение. Поэтому на первую встречу мы собираем тех, кто готов говорить о стратегии, но не готов уходить в детали.

Для того что бы такая встреча прошла продуктивно, нужно заранее определить:

— С чем должны уйти участники после мероприятия? Какую основную мысль они уносят с собой или какое действие должны совершить?

— Какие задачи решает наше мероприятие?

Проводим мозговой штурм.

Определяем группу тех, кто готов поделиться идеями. Вместе проводим мозговой штурм и не отбрасываем даже самые неожиданные предложения.

Выбор лучшего

Имея цели, задачи, понятную картину, которую хотим получить в итоге, и много идей, поступивших от коллег, прописываем концепцию мероприятия. Оставляем лучшее, убираем лишнее, что не подходит для общей идеи.

Как придумать творческую концепцию традиционного мероприятия и написать под нее ТЗ? Расскажем на курсе EVENT-MANAGEMENT!

Финализируем

С рабочей группой доводим будущее мероприятие до идеала. Проходим по концепции, добавляем и корректируем детали.

Тут самое время упомянуть еще один важный пункт в подготовке фундамента мероприятия: «проверка на соответствие». Мы до последнего дня можем добавлять что-то в наши планы. И часто как раз эти «последние штрихи» создают особенное настроение на мероприятии. Но важно, чтобы то, что мы добавляем, несло смысл и вписывалось в общую канву.

В рамках «Фестиваля со смыслом», мы запланировали сделать итоговый выпуск корпоративной газеты, где расскажем, как прошло мероприятие. Для сотрудников розницы это отличный канал коммуникаций.

В день самого мероприятия, уже стоя на площадке, мы подумали, а почему не вовлечь в этот процесс продавцов? Так в каждой команде появился свой журналист. Кто-то брал интервью у приехавших на фестиваль поставщиков, кто-то собирал комментарии у своей команды, а кто-то расспрашивал о работе коллег из других отделов.

Прямо на фестивальной площадке мы оцифровали информацию, сделали первый макет в виде стенгазеты, а участники смогли насладиться первым, пусть и черновым, выпуском совместной газеты прямо на мероприятии.

Этот кейс позже лег в основу проекта «Клуб журналистов», участники которого писали статьи для внутренней газеты и корпоративного портала.

3. Свобода быть

Наши коллеги сами решают, кто примет участие в мероприятии. Вместе в своем коллективе договариваются, кто будет участвовать в конференции, кто поедет на фестиваль. Внутренние коммуникации могут дать только квоту по числу человек от магазина или подразделения.

Это честные и доверительные отношения, которые, конечно, приносят плоды и на самом мероприятии.

4. Про меня подумали

Продумать до мелочей — это уже не сервис, а обыденность. Но именно она помогает сотрудникам чувствовать себя на любом мероприятии самым желанным его гостем.

• Как будут добираться гости?
• Финальное напоминание утром по смс.
• Разделение на команды сразу при регистрации, чтобы не тратить их время после.
• Возможность взять воду в разных точках площадки.
• Пледы, если холодно; тенты, если жарко или дождь.

Таблички с номерами столов, на которых написаны благодарности нашим продавцам и командам магазинов от покупателей.

Идеальным должно быть все, потому что что-то точно пойдет не так.

5. Обмен опытом

Нет возможности познакомить всех со всеми, но объединить сотрудников в рамках команд — возможно. У нас получилось 10 команд, по числу заданий на мероприятии. Составы команд получились максимально разными: по городам работы, опыту (были и новички, и те, кто работает в компании с первых лет), по знаниям и опыту.

Для того чтобы успешно обмениваться опытом и узнавать новое, команды должны были посетить 10 различных станций. Станции с заданиями расположили на площадке «как часы». А команды двигались от одного задания к другому по часовой стрелке.

Какими будут эти станции — выбирали сами сотрудники, еще на этапе планирования мероприятия. Нам важно было понять, процессы каких направлений вызывают большое число вопросов у наших коллег. А после превратить эти запросы в приятные и игровые задания.

Все на Фестивале было десять уникальных станций: «Мерчандайзеры», «Стройка», «ИТ», «Управление расчета заказов», «АХО», «Логистика», «Склад», «Горячая линия», «Подбор и обучение персонала», «Реклама». В финале участников ждало задание от технологов и продакт-менеджеров «ВкусВилла».

Ведущими каждой станции были сотрудники этого направления, никаких «аниматоров». Коллеги рассказывали коллегам о процессе своей работы, а после предлагали выполнить задание. Задание — максимально приближенное к жизни, чтобы все по-настоящему. Например, на станции «Горячей линии» мы вместе отвечали на звонки реальных покупателей.

А как иначе? Хотим настоящего вовлечения в процесс — даем настоящие кейсы.

Одним из самых сложных испытаний стала задача от управления расчета заказов. Нужно было посчитать, сколько надо заказать товара, исходя из истории продаж, сроков поставки и того, что уже заказано. Оценить наличие выбранного товара на остатках в магазинах и запас на складе, определить потребность данного товара и рассчитать, на сколько дней̆ продаж нам хватит остатков. И не забыть, что все поставщики отгружают продукцию по-разному, кто-то каждый̆ день, кто-то — раз в 2 месяца.

Один из сотрудников особенно хорошо справился с заданием. Точно и очень быстро.

Коллеги из Управления расчета заказов уже на мероприятии обменялись с продавцом контактами и пригласили в свой отдел. Мы поддерживаем такую возможность развиваться и переходить между подразделениями, и здорово, что внутреннее мероприятие может стать площадкой и для таких кейсов.

Финальным заданием стала станция «Технологов и продакт-менеджеров». Весь день коллеги зарабатывали баллы в каждом задании, а на финальной станции их нужно было тратить. На заработанные баллы приобретались продукты, из которых команда готовила салат, а еще придумывала для него название. С помощью совместной дегустации и голосования был определен победитель. И салат команды победителей оказался на полках магазинов!

Полтора года в сети «ВкусВилл» можно было купить салат «Розовая креветка». Салат, который придумали и приготовили наши продавцы.

Кроме того, у коллег была возможность познакомиться с поставщиками компании и выбрать, какие новинки появятся на полках магазинов в ближайшее время. Так были выбраны вкусы сыра, запеканок и мороженного.

В конце дня Андрей Кривенко, основатель «ВкусВилл», поделился с коллегами планами компании и ответил на все вопросы, которых было немало.

А поздравления?

Не упустили ли мы профессиональный праздник «День работника торговли» из виду? Совсем нет, но на мероприятии праздник был в деталях.

• Например, мы вынесли на тейбл-тенты благодарности нашим продавцам, коллективам магазинов и поздравления от покупателей.
• Устроили настоящий барбекю на свежем воздухе, конечно, только из продуктов «ВкусВилл».
• Баллы, которые получали команды на каждом задании, назвали «выручкой». Показатель, за которым смотрит каждый магазин.
• И конечно, это не все, были и призы, и тематические подарки для участников.

Советы от автора

У меня давно сформирован простой чек-лист по работе с мероприятиями. Делюсь с вами:

1. Собирайте запросы от людей. Не только от большого начальника, но и от группы заинтересованных сотрудников.

2. Определив цель и задачи, спросите про наполнение у коллег. Чего они ждут на мероприятии? На какие вопросы им важно получить ответ?

3. Привлеките к мозговому штурму группу коллег из разных направлений.

4. Не говорите «нет», не подумав. На первый взгляд странная идея может стать «фишкой» мероприятия.

5. Помните про концепцию мероприятия. Все активности и контент должны идеально встраиваться в построенный вами фундамент.

6. Хотите настоящих эмоций и эффекта — добавляйте настоящее в мероприятие. Настоящие, не игровые задания; ведущие — коллеги, а не аниматоры.

7. Собирайте обратную связь в опросах — словах и цифрах, в изменениях

Оценивайте результаты исходя из целей

Что изменилось и изменилось ли благодаря мероприятию?

Как оценивают его участники, заказчики, коллеги, кто также принимал участие в организации.

Обязательно проверяйте, достигли ли вы поставленных перед мероприятием целей.

Поскольку мы хотели сделать работу компании более прозрачной для сотрудников розницы и в целом повысить их вовлеченность, то по итогам Фестиваля мы оценивали:

• Динамику вопросов к Горячей линии по работе различных подразделений. Снижение числа вопросов показало, что мы понятно рассказали сотрудникам магазинов, как работают остальные подразделения компании
• Рост числа сотрудников, участвующих в различных активностях (внутренних мероприятиях и конкурсах), которые проводили в последующие полгода. Чем больше новых участников — тем выше вовлеченность.

Отдельного внимания заслуживает салат, который в первый месяц после выхода с завидной регулярностью встречался среди покупок сотрудников «ВкусВилл». 🙂

Автор: Анастасия Махарадзе, управляющая по коммуникациям компании «ВкусВилл»
Источник: Книга «Всё о внутренних коммуникациях«