В любой организации и в любом бизнесе у сотрудников всегда есть множество идей относительно того, как можно усовершенствовать продукты, услуги, процессы и прочие элементы, которые и составляют суть работы в компании.

Хотя идеи стратегического значения чаще возникают у менеджеров и руководителей, но именно сотрудники знают деятельность компании изнутри и досконально, и именно они напрямую общаются с потребителями. Так что как раз рядовые сотрудники очень часто лучше всего понимают, что конкретно нужно потребителям и, конечно, именно они знают, чего не хватает им самим, чтобы работать лучше.

И тем не менее, в большинстве компаний изобретение инноваций оставляют на откуп менеджерам, игнорируя при этом множество прекрасных идей, которые есть у рядовых сотрудников. В результате, многие инновации так и не претворяются в жизнь. Поэтому объявлять курс на инновации, но при этом не пользоваться идеями сотрудников, это огромная ошибка.

Управление идеями (Idea Management) существует как раз для того, чтобы компании могли этой ошибки избежать. Под управлением идеями понимается структурированный процесс сбора идей от всего персонала и оценки этих идей, которая помогает определить, какие из них самые перспективные.

В некрупных компаниях управление идеями часто начинается с того, что заводится специальный электронный адрес, по которому все сотрудники могут присылать любые свои идеи. В командах обычно проводится регулярный обзор таких идей, и принимается решение, какие из них нужно попытаться воплотить в жизнь. Но многие компании этим не ограничиваются, и внедряют специальные сложные решения для управления идеями. Такие продукты обычно обладают множеством разных возможностей, чтобы поддерживать весь процесс появления инноваций.

На сегодняшний день большинство программных решений для управления идеями включают примерно такой набор функций:

•Средства для стимуляции появления новых идей.

•Средства для сбора идей.

•Инструменты для совместной работы, которые позволяют сотрудникам вместе формулировать новые идеи.

•Инструменты для поощрений.

•Инструменты для обзора идей, чтобы выбрать самые многообещающие.

•Инструменты для ведения отчетности.

Кроме того, большинство решений обладают и иными функциями в поддержку процесса управления идеями, например, автоматические e-mail уведомления, схемы вознаграждений, инструменты для поддержки креативного мышления и так далее.

Обычно управление идеями осуществляется по одной из двух моделей для сбора и обработки идей – это схемы предложений, либо кампании по сбору идей.

Схемы предложений в управлении идеями

Многие организации, равно как и производители решений для управления идеями, идут по такому пути: создают специальные программные инструменты, которые позволяют собирать все идеи в центральный репозиторий. Затем все они просматриваются и оцениваются особой командой по инновациям, и принимается решение, какие идеи следует развить, а какие отклонить. Иными словами, эта модель, по сути, воспроизводит ящик для предложений, только ящик этот не деревянный, а программный.

В том, как схемы предложений используются в разных организациях, могут быть вариации, но почти всегда в модели присутствует один или несколько специально назначенных сотрудников, которые принимают решение о наиболее ценных идеях. Обычно также используются инструменты для автоматизации обзора и оценки.

Но чтобы модель работала успешно, схема должна быть прозрачной, чтобы сами автора идей могли оценивать собственные и чужие предложения и комментировать их.

На первый взгляд, этот подход кажется простым и эффективным, но на практике, через год-полтора он обычно перестает себя оправдывать. И тому есть типичные причины:

•Избыток и недостаток предложений. Если схема для подачи идей хороша, то это приводит к большому росту количества предложений. И, поскольку компания обычно не уточняет, какого именно рода идеи ей нужны, то многие предложения оказываются абсолютно не относящимися к потребностям бизнеса. При этом обработать нужно все, но успеть это часто невозможно, так что авторы начинают думать, что их игнорируют, и поток идей иссякает.

•Дублирование предложений. В непрозрачных схемах предложений всегда есть тенденция к тому, что поступает множество повторяющихся идей, особенно когда сотрудники читают одни и те же журналы и книги. Это снова-таки приводит к невозможности вовремя обработать все предложения.

•Нерелевантные идеи. Если достаточная часть идей оказывается неподходящей, то компания отклоняет их, а высокий уровень отказов демотивирует сотрудников пробовать дальше – они начинают думать, что стремление к инновациям это только слова, а на самом деле организация в новых идеях не заинтересована.

•Непрозрачность. Когда сотрудники не знают, что же в итоге случилось с их идеями, это тоже сильный демотивирующий фактор.

Некоторые компании пытаются решать все эти проблемы, создавая методы как можно более быстрой обработки поступающих идей, чтобы сотрудники могли получать обратную связь немедленно. Но порой такой подход приводит к даже более плачевным результатам. Дело в том, что большинство идей почти всегда оказываются либо неподходящими, либо несвоевременными, либо слишком сложными для реализации. И если сотрудники всё время мгновенно получают отказ, да еще и слышат от коллег, что им тоже быстро отказали, то желание думать дальше пропадает у них вовсе.

Таким образом, единственный способ хоть как-то застраховаться от подобных провалов – это сразу строить схемы предложений так, чтобы сотрудники как можно лучше понимали, каких именно идей ждет от них компания.

Кампании по сбору идей

Такие кампании – это специально организованные события, которые подталкивают сотрудников к рождению новых идей, отвечающих конкретным потребностям бизнеса. Кампании по сбору идей – это процесс, который состоит из пяти последовательных этапов:

1.Компания по сборе идей начинается тогда, когда у компании возникает острая потребность в инновациях, проистекающая из каких-либо проблем и вопросов бизнеса.

2.Продвижение – сотрудников мотивируют принять участие в кампании и разрешить, таким образом, актуальную для бизнеса проблему.

3.Участники кампании в течение установленного периода времени обдумывают возможные идеи, часто в ходе совместной работы.

4.Затем отбираются самые интересные и многообещающие идеи, и их отправляют экспертам для оценки.

5.В итоге наилучшие идеи воплощаются в жизнь.

В этом состоит вторая модель управления идеями – когда в организации возникают конкретные причины для инноваций, то каждый раз проводится новая кампания по сбору идей.

Теперь мы поподробнее рассмотрим этапы кампании по сбору идей.

Потребность в инновациях. Конкретная потребность в инновациях – это самая суть кампании по сбору идей, так что необходимо как можно лучше проанализировать ее и сформулировать, в каких именно идеях нуждается организация. Итоговое сообщение, которое будет представлено сотрудникам, должно отвечать следующим критериям – краткость и ёмкость, недвусмысленность, оно должно включать в себя вопрос по типу «Как нам достичь…», «Каким образом нам…» и т. п., в нем не должно быть слишком много вводной информации, чтобы не сбивать сотрудников с толку, в нем не должно быть жестких критериев, которым должны соответствовать идеи, наконец, оно не должно включать в себя готовых решений.

• Мотивация. Замотивировать сотрудников к участию в кампании – это всегда важно. Первым элементом должно стать продвижение среди сотрудников ценности инноваций и управления идеями. И здесь очень важно участие представителей топ-менеджмента. Кроме того, пригодятся e-mail-уведомления, плакаты, объявления и прочие тому подобные средства. Второй, и очень важный элемент мотивации, это вознаграждения. Речь идет и о публичном признании, и о поощрительных подарках и премиях.
• Работа над созданием новых идей. Важно, чтобы участники могли совместной работать над выработкой новых идей в открытой, прозрачной среде. На этой стадии сотрудникам понадобится значительная поддержка и позитивная обратная связь, критики следует избегать. Для неё еще настанет время на стадии оценки идей.
• Оценка идей. Теперь необходимо определить, какие из полученных новых идей будут ценными для организации. Для этого лучше всего использовать оценочную матрицу, которая включает в себя несколько критериев – обычно до пяти – по которым можно измерить перспективную идею. Оценка обычно проводится командой экспертов. Также можно использовать SWOT-анализ. Для наиболее интересных идей затем разрабатываются бизнес-кейсы, начинаются проекты, создаются прототипы и так далее.
• Внедрение. Как ни странно, часто оказывается, что организация, потратив уже значительные ресурсы на сбор и оценку идей, оказывается неспособна их внедрить. Поэтому важно заранее, еще при оценке, выявлять возможные проблемы в этой области.

Как модель для управления идеями, кампании по сбору идей обладают рядом неоспоримых преимуществ, в частности:

1.Они сосредотачиваются на конкретных потребностях бизнеса, то есть приводят к появлению действительно полезных идей.

2.Они подталкивают к креативному мышлению и совместной работе.

3.Оценка новых идей становится более своевременной и эффективной.

4.Для актуальных проблем создаются множественные решения, так что компания может выбирать.

5.Достигается большая прозрачность.

Преимущества концепции управления идеями

По сути, основная причина для использования управления идеями всегда одна, и это необходимость преуспевать в конкурентной борьбе, то есть постоянно совершенствовать продукты и услуги и придумывать новые, а также поддерживать общеорганизационную эффективность на должном уровне. Но, помимо этой, основной выгоды, управление идеями может дать компании и еще несколько важных преимуществ:

•Возможность сокращать расходы и повышать прибыльность благодаря соответствующим идеям.

•Благодаря идеям, связанным с управлением персоналом, может возрастать удовлетворенность и лояльность сотрудников.

•Креативный подход к решению возникающих проблем помогает минимизировать негативные последствия, когда что-то идет не так.

По материалам http://www.smart-edu.com/idea-management.html