ИНТРАНЕТ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ: ОПЫТ ABBYY

В современном мире скорость получения нужной информации играет ключевую роль, экономит деньги и, как правило, позволяет иметь конкурентное преимущество. Исходя из этого, идеальный портал для сотрудника — такой, который довольно многое «додумывает» за него, например, автоматически предлагает ему контент в соответствии с заранее заданной ролью.

Продолжаем делиться главами из книги ИНТРАНЕТ И ВСЕ-ВСЕ-ВСЕ. Сегодня — познакомимся с опытом компании ABBYY

В идеале Интранет-портал для сотрудника — это единая точка доступа ко всем существующим в компании электронным ресурсам, системам и коммуникационным инструментам. В зависимости от своей роли, сотрудник  потребляет контент портала,  создает или участвует в совместном создании контента или же участвует во всех процессах.

Можно выделить различные роли, в которых выступает сотрудник при работе с порталом:

1. По принадлежности к подразделению, в котором работает.

2. По уровню подчинения: рядовой сотрудник, руководитель среднего звена, топ-менеджер и т.п.

3. По какой-то определенной компетенции или набору компетенций (программисты или бэк-офис, врачи или медсестры и т.п.).

4. По своей сфере интересов, а также хобби.

5. По роли в системе передачи знаний (новичок/наставник/гуру или проще — преподаватель или студент).

6. По роли в некоторой проектной команде.

ХОТИТЕ УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПОРТАЛАХ И ПЛАТФОРМАХ КОММУНИКАЦИИ В КОМПАНИИ? ТОГДА ВАМ СЮДА — Курс Digital коммуникации для HR

Одно время было популярно говорить, что идеальный интерфейс приложения — это экран с одной-единственной кнопкой, которую нужно нажать, чтобы все заработало. И на деле для большинства отдельных задач в контексте корпоративного портала это возможно. Уже когда вы открываете страницу портала впервые, системе известно о вас довольно много: ФИО, должность, имя вашего руководителя и место в структуре компании, номер вашего рабочего телефона, адрес вашего рабочего места, если вы работаете в офисе.

Само по себе знание вашей должности дает возможность подписать сотрудника (или предложить подписку) на тематические рассылки, включить в определенные рабочие группы, дать права доступа к определенным разделам портала. На основании информации о местоположении сотрудника, можно получить подсказки о ближайших  удобствах (например, кухня, кофе-пойнт, туалет, переговорная комната, и пр.).

Дальше сотрудник предоставляет системе чуть больше данных о себе, например, указывает сферу своих интересов, и получает информацию о том, кто еще в компании интересуется тем же самым, предложения вступить в группы/подписаться на соответствующие рассылки.

Этот подход, с одной стороны, упрощает жизнь, но, с другой стороны, обнажает новую проблему — весь контент, который не предполагает назначенная сотруднику роль, точно также автоматически остается «за кадром» его внимания. 

Отчасти решить эту проблему помогает качественный полнотекстовый поиск. Но для многих компаний, имеющих сильно разветвленные порталы с быстро растущим объемом контента, сложность состоит еще и в том, что пользователь далеко не всегда знает, что, собственно, можно найти или как в данной системе называется именно то, что ему нужно. 

Получается, что не хватает «информации об информации» — хорошо продуманного и разумно организованного каталога или списка тэгов, которые помогали бы пользователю, подобно компасу или системе координат, сориентироваться в океане контента. Еще лучше, если сотрудник может в нужный момент получить доступ к менее кастомизированному представлению информации, чтобы самостоятельно «погулять» по различным рубрикам и ознакомиться с другим контентом (разумеется, в рамках предоставленных ему пользовательских прав).

Удобство сотрудников, экономия рабочего времени на поиск информации, оперативное обеспечение сотрудника всем необходимым для его максимально эффективной работы — вот основные задачи, которые ставятся перед Интранет-порталами.

Поэтому стандартный портал по умолчанию оснащен такими сервисами, как:

• Справочник сотрудников организации;

• Схема этажей офиса или схема территории бизнес-центра;

• Система контроля рабочего времени;

• Информация о зарплате сотрудника;

• Информация о соцпакете сотрудника;

• Информация о возможностях обучения и карьерного роста сотрудника;

• Бланки и шаблоны документов с логотипом компании;

• Сервис бронирования переговорных;

• Заявки водителям/курьерам/офис-мастерам/уборщицам;

• Заявки сервисным подразделениям (дизайнерам/PR/рекрутерам/ивент-менеджерам);

• Календарь общекорпоративных и отраслевых мероприятий.

В рамках работы с лояльностью персонала те компании, в которых доступ к компьютеру, а значит, и Интранету, есть у всех или у поголовного большинства сотрудников, внедряют самые разные сервисы, призванные:

— повысить лояльность сотрудника;

— социализировать сотрудника внутри компании;

— повысить вовлеченность сотрудника;

— продемонстрировать сотруднику признание;

— раскрыть творческий/лидерский потенциал сотрудника.

Повысить лояльность и вовлеченность сотрудников можно, соблюдая принцип, изложенный Дейлом Карнеги и выраженный в его фразе «Проявляйте искренний интерес к другим». Продвинутые Интранет-порталы должны помогать сотрудникам узнавать больше друг о друге и больше общаться между собой. Так, например, в большинстве Интранет-порталов реализованы следующие возможности: поздравления на портале и фотографии лучших сотрудников месяца/года, которые естественным образом перетекли сюда с досок почета; поздравления с новорожденным, с защитой диссертации, со свадьбой (перечень и разнообразие поздравлений ограничиваются только спецификой корпоративной культуры).

ХОТИТЕ УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПОРТАЛАХ И ПЛАТФОРМАХ КОММУНИКАЦИИ В КОМПАНИИ? ТОГДА ВАМ СЮДА — Курс Digital коммуникации для HR

Что бывает еще? 

• Страница, посвященная скидкам, доступным по предъявлению бейджа сотрудника. Опционально сотрудник на этой же странице может добавить свою скидку;

• Информация о продуктах и услугах компании со скидкой для сотрудников + форма заказа;

• Бюро находок;

• Информация о спортивных секциях в офисе (например, йога) и форма записи;

• Информация о том, где можно пообедать вокруг офиса, ресторанный рейтинг;

• Подписка на внутриофисные рассылки по интересам (автомобилисты, велосипедисты, родители и т. п.);

• Страница с описанием благотворительных или экологических  инициатив компании + подписка на соответствующую рассылку;

• Страница, на которую выведено изображение с видеокамеры в столовой, чтобы отслеживать длину очереди;

• Запись в массажный кабинет/салон красоты/детский центр, если таковые есть в офисе.

Кейс ABBYY: FineMap

Мы всегда хотели иметь карту, на которой было бы видно, в каких районах Москвы и области живут сотрудники московского офиса ABBYY. Семь лет назад, когда компания искала новый офис, сотрудники HR даже сделали нечто подобное, проведя среди сотрудников опрос, а затем нанеся точки булавками на большую бумажную карту. 

FineMap появилась позже, при подготовке автопробега ABBYY Road — одного из мероприятий проекта «Лето с ABBYY».

Первоначально мы хотели, чтобы карта помогла водителям в автопробегах ABBYY кооперироваться с сотрудниками без машин, чтобы понять, кто из них живет ближе всего и доставить их до точки старта.

А потом мы стали отмечать на карте точки, в которые хотим заехать на нашем маршруте, и даже выбирать сам маршрут.

Впоследствии мы написали всем сотрудникам приглашение присоединиться и нанести свое место жительства на карту, названную FineMap, — по аналогии с известнейшим программным продуктом ABBYY — FineReader. При этом желающие могли указать адрес целиком, а те, кто не хотели раскрывать детали, указывали только дом или улицу. 

Безусловно, те, кто совсем не хотели отмечаться на карте, могли этого не делать, правда, они понимали, что сознательно лишат себя некоторых новых возможностей. Оказалось, что знать своих соседей по району очень удобно по многим причинам: можно подвозить друг друга на работу, можно объединяться со своими соседями в заказе такси после корпоративного праздника, можно советоваться относительно лучших магазинов, школ, фитнес-клубов района и так далее, и тому подобное.

Рисунок 2-4-2-FineMap_screenshot

Таким образом, карта, на которой каждый сотрудник отмечает свой адрес, оказалась отличным средством для решения  самых разных задач сотрудников.

Итак, в хорошем современном Интранет-портале, с одной стороны, многое должно быть продумано и организовано для удобства ваших сотрудников, как в работе, так и в внерабочих «активностях», поддерживаемых  компанией. С другой стороны, на портале должны быть реализованы возможности для личного и профессионального общения. Это поможет вам завоевать доверие и обеспечить  лояльность и вовлеченность людей.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *