79722 октября — международный день без бумаги. В этот день ведущие компании из разных областей экономики объединяются для того, чтобы поделиться личным опытом сокращения нерационального расхода бумаги и провести собственные акции поддержки. Уникальность акции в том, что она приносит пользу не только природе, но и бизнесу.

Мы поговорили с экспертами в области HR, PR и IT разных компаний о том, зачем компаниям отказываться от печати, и какие практики экономии ресурсов прижились в их организациях.

Зачем компаниям отказываться от бумаги? Возможно ли автоматизировать весь документооборот?

Несомненный плюс электронных документов в том, что в наше время из практически невозможно потерять или испортить. «Отказ от бумаги был сознательным шагом для нашей команды. – вспоминает Юлия Антонова, консультант по подбору персонала, агентство «Зебра». — В один день офис и горел, и тонул, и вся наша база, за исключением отцифрованной (на тот момент — меньшей) доли канула в Лету. Я помню, как сушили и сканировали «выжившие» резюме и согласия на хранение и обработку персональных данных, помню, как нас, рекрутеров, мотивировали на интервью ходить не с планшетом, а с ноутбуком. Кандидатов, приходящих с распечатанным резюме, мы уговаривали листок унести тем, кто не пользуется цифровыми носителями, а нам продублировать информацию по электронной почте. Сейчас у нас три офиса — понятно, что документооборот частично еще остался в бумажном виде — договоры, акты, но в остальном все коммуникации выстроены в электронном формате. Зато нашему серверу непросто нынче живется…»

Юридические документы приходится распечатывать и сотрудникам издательского дома «Экстра-Балт» в Санкт-Петербурге. «В нашем издательстве для уменьшения бумажных трат пользуются электронными системами, «облаками» для внутренних документов. Но договоры с компаниями, бухгалтерские отчеты хранятся только в печатном виде. Так надежнее и безопаснее, — говорит Павел Борисович Желтов, руководитель спецпроектов ИД «Экстра-Балт».

«Безусловно, без бюрократических кип бумаг, отчетов для партнеров, бухгалтерии – никуда не деться, — замечает и Дария Бедная, PR-директор компании Radario, — но на этом мы стараемся закончить нецелевое расходование бумаги. Мы отказываемся от визиток и буклетов, понимания, что всю информацию можно передать в электронном виде. Это гораздо быстрее и эффективнее. Также вся наша команда старается пользоваться интернет-банкингом вместо бумажной бюрократии.»

Ууспешные примеры полностью «цифровых» компаний существуют, уверены эксперты, а выгода для бизнеса очевидна.

«Мы практически полностью «оцифровались», — утверждает генеральный директор компании «Айти Сумма» Евгений Потапов, — кроме бумажных договоров с клиентами и «доски почёта» в холле иркутского офиса. Правда, внутри компании общаться на интранет-портале с его постами и «лайками» мы еще только учимся. Плюсы очевидны — скорость, надежность, простота. Поговорка «Время — деньги» как раз описывает цель – отказа от бумаги. «Переход к цифре» немедленно положительно отражается на ваших бухгалтерских отчетах, а также несет положительный эффект для ваших коллег. Только представьте, что вам не нужно ждать прихода бумажного документа, даже если пользоваться услугами самой быстрой службой доставки, вы сразу можете приступить к «самому приятному».

Юлия Антонова подтверждает, что выгода отказа от бумаги для бизнеса видна сразу: «Это — площади, которые не занимают кипы бумаг (для кадровых агентств это — особенно важно, поскольку хранение персональных данных требует особой их организации и защиты), это деньги на бумагу, это время на корректировки, которые можно внести в электронный документ в разы оперативнее.»

Конкретные цифры выгоды для клиентов приводит Дария Бедная: «Одно из направлений в работе нашей компании – это создание софта для самостоятельной продажи электронных билетов на концерты, в театры или спортивные мероприятия на ресурсах организаторов. Цена создания одного бумажного билета приблизительно $2, а в случае с электронным билетом тратится всего $0,4. Если в среднем в день по России продается сотни тысяч бумажных билетов, то говорить о том, сколько деревьев загублено, не приходится.»

Как известно, личный опыт – важный двигатель изменений. И поэтому мы спросили у экспертов, как они сами предпочитают общаться с коллегами.

Личное общение ничто не заменит, но, электронные средства связи сократили расстояния между городами и офисами агентства «Зебра». «Скайп с коллегами, общение в корпоративной группе в соц. сетях, письма и сообщения кандидатам и клиентам — это хорошее начало дня»,- утверждает Юлия Антонова.

«С коллегами приятно обсудить очно текущие задачи и куда идёт компания, но при трех офисах – в Иркутске, СПб и Москве – нереально увидеть всех одновременно, утверждает вгений Потапов: Думаю, мы все же «смигрируем» на интранет-портал и будем проводить корпоративные собрания в формате видеоконференций.

«В нашей компании все коммуникации происходят онлайн. При общении с удаленными сотрудниками есть возможность даже не писать друг другу электронные письма. Благодаря современной интернет-телефонии, все наши договоренности по телефону записываются.» — добавляет Евгений Цветков, директор отдела маркетинга компании «Телфин».

И напоследок мы попросили коллег сделать прогноз на будущее — умрут ли бумажные газеты, журналы, в том числе внутрикорпоративные или выживут? Как ни странно – мнения разделились.

Эксперты в этом вопросе высказывают разные мнения: одни утверждают, что бумажные газеты больше никто не читает, другие – что печатные издания прочно занимают свою нишу.

«Нынешние «бумажные» СМИ уже и так в Сети в виде PDF выпусков и сайтов со сложной монетизацией, – говорит Евгений Потапов. — Еще некоторое время они продержатся — за счет госструктур, которые подписывают своих работников на печатные газеты. А про «боевой листок» на бумаге пора забыть. Мы видим, как на смену ему приходят внутренние порталы организаций со свежими данными, сложной структурой и интерактивной функциональностью.»

«Все уходит в онлайн, — добавляет Дария Бедная,- и все большее количество изданий делают ставку на мобильные версии сайтов и приложения, максимально оптимизируя свои ресурсы под то, чтобы их было удобно читать даже не с компьютеров, а больше с мобильных устройств.»

Павел Желтов соглашается лишь частично «Безусловно, что количество газет, журналов и их тиражи будут сокращаться. Но нельзя говорить, что они исчезнут совсем. В небольших городах России они до сих пор пользуются популярностью. Это связано и с целевой аудиторией, которая предпочитает печатную прессу, и с тем, что Интернет добрался не до всех населенных пунктов. «

Евгений Цветков уточняет, кому понадобится печатная пресса : «Как телевидение не смогло заменить театр, также и электронные СМИ и книги не смогут занять место бумажных газет и журналов. Конечно, сейчас многие компании делают свой выбор именно в пользу электронных СМИ. При этом многие читатели не изменяют своим привычкам и покупают бумажные газеты и журналы. По данным ВЦИОМ, сегодня 51% россиян предпочитают читать статьи в печатном, а не в электронном издании, только 17% готовы полностью отказаться от печатных СМИ. Внутрикорпоративные СМИ, на мой взгляд, будут продолжать распространять в печатном виде. Особенно это касается тех компаний, где представлены производственные площадки, не оборудованные компьютерами и доступом в интернет.»

 

(Visited 11 times, 1 visits today)