Когда дело доходит до планирования важного корпоративного мероприятия, небольшой казус может быстро перерасти в катастрофу. А на карту поставлено очень многое, и отвечать придется перед всеми заинтересованными сторонами. Подводных камней в этом деле много, поэтому давайте познакомимся с самыми популярными ошибками, которые можно совершить при организации мероприятия для вашей компании. И, конечно, постараемся понять, как избежать их любой ценой.
Ошибка №1: Нет четко сформулированных целей мероприятия
Не просто так мы в Школе ВК всегда призываем начинать процесс планирования мероприятия с постановки целей и задач. Это актуально вообще для любого проекта. Поэтому необходимо задать такие вопросы: Чего мы пытаемся достичь с помощью мероприятия? Какой эффект мы ожидаем получить? Что должны испытать участники? Эти базовые вопросы помогут вам измерить эффективность события, когда оно будет уже позади. Мероприятия важно проводить не просто для галочки.
Ошибка №2: Недостаточное внимание к аудитории
Прежде чем приступить к планированию мероприятия, очень важно понять, для кого вы его делаете. Выясните, что мотивирует этих людей, каковы их симпатии и антипатии, а также узнайте другую информацию, касающуюся конкретного мероприятия. Может быть у вас есть креативная задумка, но для конкретной публики она может вообще быть неподходящей. А вот знание привычек и предпочтений коллектива поможет вам добиться большего интереса и вовлеченности аудитории в день мероприятия. Проведение заранее исследования поможет вам учесть их интересы.
Ошибка №3: Отсутствие продвижения вашего мероприятия
Вряд ли вы хотите потратить кучу сил на подготовку мероприятия а в итоге в день X оказаться в полупустом зале. Чтобы избежать этого нужно активно привлекать сотрудников не только в день мероприятия, но и заранее готовить их к этому событию. Вы можете регулярно делиться с ними новостями и какими-то интересными фишками через ваши каналы внутренней коммуникации: электронную почту, социальные сети или корпоративные СМИ. Это усилит ажиотаж вокруг главного дня, а также гарантирует, что в итоге вы готовили всё не для нескольких случайно забредших зевак.
Хотите раз и навсегда научиться организовывать незабываемые мероприятия, которые навсегда останутся в памяти ваших сотрудников и повысят их мотивацию и вовлеченность? Тогда наш курс Event-менеджмент для вас:) С 1 по 31 июля 2022 года у вас есть уникальный шанс приобрести этот и еще 4 самых популярных курса Школы ВК по цене 3. Не упустите эту возможность!
Ошибка №4: Неправильное распределение бюджета (или перебор с ним)
Одна из основных проблем, особенно если вы делаете мероприятие впервые, — неспособность здраво оценить расходы. Иногда нет ничего более правильного и простого, чем назначить ивент-менеджеров для управления конкретными процессами подготовки или даже попросить кого-то из сотрудников вам помочь. Но если просите сотрудников вашей компании заняться чем-то помимо их основной работы, предложите какой-то стимул, чтобы они могли сосредоточиться на минимизации бюджета и при этом помочь организовать действительно крутое мероприятие.
Ошибка №5: Отсутствие продуманной программы
Наличие продуманной программы мероприятия — ключевой компонент успеха. Если не спланировать всё максимально подробно, то можно столкнуться с огромным количеством проблем, которые сразу же бросаются в глаза. Чаще всего это: недостаточная вовлеченность аудитории, длинные очереди, нехватка количества блюд и напитков, и самое болезненное — проблемы с туалетом. При планировании и грамотном управлении на месте проведения мероприятия таких проблем можно легко избежать.
Ошибка №6: Отсутствие плана Б на случай форс-мажора
Как бы тщательно вы ни готовились к мероприятию, все равно что-то пойдет не так (но всё равно наш предыдущий пункт важен!). Это нормально, невозможно подготовиться ко всему. Поэтому наличие резервного плана для самых важных вещей — отличный способ устранить этот пробел. Например, выберите запасного поставщика элементов декора или убедитесь, что у вас есть другое место проведения мероприятия на случай, если основной вариант отпадет в последнюю минуту. Такое бывает редко, но всё же чем черт не шутит.
Ошибка №7: Не использовать чек-лист
Перепроверить всё ли у вас под контролем никогда не будет лишним. Поэтому чек-лист организации мероприятия настоящий мастхэв. С помощью чек-листа можно просто и быстро оценить качество подготовки к проведению мероприятия. Включите в него важные составляющие вашего мероприятия, и тогда непосредственно перед проведением вы сможете без труда сверить, всё ли на месте и все ли участники готовы.
Важно!
Организация мероприятий — это не то, к чему стоит относиться легкомысленно, каждая мельчайшая деталь должна быть принята во внимание, потому что в случае неудачи это может отразиться на имидже компании. Учитывайте наши рекомендации и ваше корпоративное мероприятие принесет сотрудникам крутые эмоции и яркие впечатления, а компании подарит лояльных и мотивированных сотрудников.
