Есть по крайней мере пять типов корпоративных коммуникаций, для которых электронная почта просто-напросто является совершенно негодным средством. Единственная причина, по которой она все-таки используется, состоит в том, что в компании просто нет другого способа своевременно и гарантированно их осуществить.
Типы корпоративных коммуникаций, для которых не годится электронная почта
Тип 1. Коммуникации уведомительного характера — какая-то информация доводится до вашего сведения и обычно не предполагает вашего ответа. Например, ИТ-служба уведомляет о приостановке или возобновлении работы какого-либо сервиса, PR рассылает новый пресс-релиз или HR — календарь праздников и выходных в новом году. К этой же категории относятся разнообразные ньюслеттеры, которые с определенной периодичностью выпускают разные подразделения. Вы прочитали и забыли, ну или запомнили — как повезет. В общем, приняли к сведению. С уведомительными коммуникациями обычно одна проблема — их бывает так много, что они «забивают эфир», вы не можете их все прочитать, просто проглядываете. Часто не без раздражения, потому что многие из них не имеют непосредственного отношения к вам и к вашей работе.
Тип 2. Запросы — вам нужен какой-нибудь документ, презентация или таблица, которые есть у ваших коллег и вы обращаетесь к ним с просьбой прислать эту информацию. Если коммуникации происходят внутри рабочей группы или подразделения, где все друга друга знают, все просто и, как правило, довольно быстро. Хуже, если нужно запросить информацию в другом подразделении, находящемся на другом континенте и в другом часовом поясе, если при этом вы еще не знате точно, кто именно ею владеет. Переписка может занять несколько дней — сначала вы выясняете, у кого есть эта информация, потом просите прислать документ. При этом счастье, если вам просто пришлют то, что вам нужно, а не предложат поискать самому «вот на этой файловой шаре», к которой у вас, конечно же, нет доступа. Даже если вам повезло получить информацию быстро — только представьте, какое количество файлов многократно гоняется туда-сюда по электронной почте и сколько рабочего времени тратится на ее поиск и пересылку. А еще лучше вспомните ваши ощущения, когда у вас в сто десятый раз просят прислать «ту презентацию, которую мы читали в апреле на нефтегазовой конференции».
Тип 3. Рассылки документов по списку адресатов — какое-то подразделение или сотрудник подготовили аналитический отчет, презентацию, брошюру и т.п. и рассылают их по некоторой релевантной группе «для использования в работе». Информация кажется в принципе полезной, но именно сейчас она вам вроде не нужна, и вы оставляете этот документ в почте. Проходит какое-то время — скажем, недели две — и оказывается, что он вам страшно нужен, причем очень срочно. Хорошо если отправитель вам хорошо знаком — например, это ваш коллега или ваш начальник. Хуже — если это, например, новый сотрудник корпоративного маркетинга, имя которого вы еще не успели выучить (а обычно их там так много, что всех не упомнишь). Будете потом спрашивать коллег: «Ты не помнишь, как зовут ту девушку из Америки, которая нам недели, кажется, две назад присылала новую брошюру для ритейла?». Потому что тему и дату письма вы ведь тоже не вспомните и остается единственный шанс его найти — по имени отправителя.
Тип 4. Переписка в рамках определенного проекта, работы, инициативы. Часто возникает необходимость ее ретроспективного просмотра, чтобы уточнить какие-то детали — и тогда ее очень сложно выделить ее из общей массы писем в почтовом ящике. Хорошо, если все будут так любезны использовать в переписке одну и ту же тему письма и не менять состав и последовательность адресатов — тогда письма будет легко отсортировать по теме или списку адресатов. Но эти нехитрые правила исполняются редко. К тому же по одному проекту может быть несколько ветвей переписки. А с одними и теми же людьми можно переписываться по разным проектам и разным вопросам. Часто в какой-либо из веток этой переписки нужно найти какой-то прикрепленный файл и иногда приходится перебирать не один десяток писем, а файл, как назло, находится в последнем из них.
Тип 5, самый противный. Жаркие дискуссии по не интересующему вас вопросу. Для дискуссий электронная почта вообще не предназначена, но тем не менее, они все равно случаются. Я думаю, эта ситуация всем знакома — кто-то отправляет вопрос по
списку рассылки из тридцати человек, пять из них мгновенно возбуждаются и начинают бурное обсуждение, остальные двадцать пять, которых это совершенно не касается, терпят этот поток писем какое-то время, потом пятнадцать из них одновременно разражаются гневным «исключите меня из списка рассылки», после чего остальные десять в ответ на это одновременно отвечают «прекратите же наконец нажимать на Ответить всем». Я помню случай, когда я за одну минуту узнала пятьдесят разных способов сказать по-английски «я не понимаю, почему меня включили в число адресатов этого письма».
Если эти пять перечисленных выше типов коммуникаций перенести в какую-то другую среду, жить в электронной почте сразу станет легче — из внутренних коммуникаций там останутся, пожалуй, одни лишь поручения руководства, что страшно удобно, т.к. их не нужно будет больше вылавливать из общей массы писем и вы не рискуете их пропустить.
Куда же перенести эти коммуникации? Я думаю, вы уже догадались, что вот теперь-то речь наконец и пойдет о корпоративных социальных сетях. Но не сегодня, так как пост и так уже получился слишком длинным.
Источник — Блог Jive Software
