Зачем заказчики проводят тендеры? Чтобы выбрать лучшее event-агентство под конкретное мероприятие – со своими целями и задачами. Как крупные клиенты выстраивают коммуникации с подрядчиками и почему российский бизнес не готов к оплачиваемым тендерам? Точку зрения клиентов отстаивала Юлия Петухова, за event-сообщество выступал Борис Краснов.

 

Юлия Петухова, заместитель директора департамента корпоративных коммуникаций и рекламы «Росбанк»:

— Качество event-агентств сильно упало в последнее время — это наше мнение, как заказчиков. Очень часто агентства имеют хорошую репутацию на рынке, но когда они участвуют в тендере, мы получаем не совсем те результаты, которые ожидаем.

Когда начинаются коммуникации с event-агентством? На протяжении всего года мы отсматриваем агентства, которые потом включаем в тендерные компании. Очень важно понимать, с кем работают данные агентства, какое у них портфолио, какие были риски выявлены в части подготовки и проведения мероприятий.

Схема тендерной процедуры: сначала мы готовим бриф, в который включаем всё, что нам необходимо. Бриф согласуется на уровне руководства — топ-менеджеры должны чётко понимать, зачем мы проводим мероприятие и какие задачи мы будем решать с его помощью. После утверждения брифа запускается тендерная процедура: в ней обязательно прописывается, каким образом мы взаимодействуем с подрядчиками, чего мы от них ожидаем, условия тендера, как он завершится. Для этого у нас используется очень хорошая схема, согласно которой мы присваиваем вес определённым категориям, по которым оцениваем представленные предложения. Потом формируется проектная группа: в неё входят представители PR-подразделения, HR-департамента, и даже IТ-отдела, если нужна IТ-поддержка в ходе подготовки информационной кампании мероприятия. Для чего нужны все эти люди друг другу?

PR нужен, потому что о мероприятии необходимо информировать как внутреннее сообщество, так и внешнее, особенно если это крупное мероприятие с привлечением клиентов.

Для чего нужен HR? Если мы проводим корпоративное мероприятие для сотрудников, нам нужно чётко понимать, кого мы туда приглашаем и как работать с этой целевой аудиторией. Поэтому именно в HR-службе мы запрашиваем информацию по части кадрового администрирования: должности сотрудников, их гендерный и возрастной состав. Важны и цели, которых мы хотим достичь в рамках реализации мероприятия. Потому что очень много целей связано именно с HR — это наш employer branding, та тема, которая активно в российском сообществе на протяжении последних двух лет внедряется и обсуждается, тема для нас новая и актуальная. Каждая компания для того, чтобы быть привлекательным работодателем, привлекательным именно для талантливых сотрудников, должна иметь уникальную корпоративную культуру. А корпоративные мероприятия — это неразрывная составляющая корпоративной культуры. Поэтому именно HR может стать заказчиком. Так, если мероприятие связано с признанием вклада сотрудников в развитие компании, то, соответственно, будут проводиться церемонии награждения, признания, повышающие лояльность сотрудников и работающие на удержание их в компании. Другими словами, в проектной группе должны присутствовать представители всех подразделений, которые заинтересованы в проведении мероприятия.

Каким образом строятся коммуникации с агентством? Высылается предложение принять участие в тендере, в котором указаны все необходимые нам аспекты мероприятия, и то, что мы ожидаем получить от подрядчиков. После этого мы собираем предложения, рассматриваем их в проектной группе и присваиваем оценки каждому из предложений. Мы также проводим рабочие встречи, где предлагаем агентствам выступить перед нами, рассказать о своих концепциях. В рамках участия в тендерах агентства могут к нам обращаться, уточнять какие-то моменты — это не закрытый канал коммуникаций. У нас получается достаточно хороший диалог со всеми участниками тендера.

После этого принимается решение, идёт посткоммуникация, когда мы говорим участникам тендера, выиграли они или проиграли. Мы даём объективный фидбек, рассказываем, почему им не удалось занять лидирующую позицию в данном тендере. Обратную связь лучше давать в позитивном формате. Агентство может учесть минусы и стать победителем в следующий раз. Я считаю, что пост-коммуникация очень важна при взаимодействии с агентством.

С агентством-победителем мы работаем по  организационному плану, в рамках которого мы контролируем все сроки. Очень понравилось выступление Сергея Князева о том, что заказчики могут в пятницу затребовать 5 предложений к понедельнику, причём со сметами. Такое случается во многих компаниях: иногда в голове топ-менеджеров рождается некая концепция, которую нужно реализовать «ещё вчера». Да, это тяжело. Но выигрывают те, кто напрягся в выходные и смог разработать что-то креативное. Удивить крупных корпоративных заказчиков сейчас очень трудно, практически невозможно.

После мероприятия мы даём обратную связь агентствам, отрабатываем те риски, которые были выявлены в ходе проведения мероприятия, анализируем плюсы и минусы (если были какие-то сложности). Потом это агентство, в зависимости от того, какую оценку оно получило в части организации мероприятия, может участвовать в следующих тендерах, либо не участвовать.

Какая ещё коммуникация присутствует? Очень часто мы обращаемся в нашем корпоративном сообществе друг к другу, где говорим о том, какие агентства считаем хорошими, с какими агентствами лучше не взаимодействовать. У нас есть свои чёрные и белые списки агентств, корпоративный мир очень узок, особенно если говорить о крупных клиентах. Мы это всегда обсуждаем и выявляем риски ещё на этапе подготовки к тендерам.

Дмитрий Калантаров: Юлия, а сколько агентств вы приглашаете для участия в тендере?

Юлия Петухова: Пять-шесть. Иногда, в зависимости от значимости проекта, это может быть три агентства. Так проще для нас самих, потому что сокращается время подготовки к проведению мероприятия. Сама тендерная процедура занимает меньше времени, в чём тоже есть свои плюсы — очень взвешенный баланс интересов бизнеса. Поэтому мы не расширяем список до 15 агентств. Бывают небольшие мероприятия, на которые мы берём агентство, выигравшее ранее крупный тендер и хорошо себя зарекомендовавшее как организатор.

Сергей Князев: А были ли случаи проведения оплачиваемых тендеров? Победитель тендера получает ваш заказ — это его гран-при. Но вы сказали, что до пяти агентств приглашаете, да? На 2-м и 3-м месте тоже были хорошие предложения, детально проработанные, на которые каждое агентство потратило немало человеческих ресурсов, а иногда и финансовых. Им положена какая-то компенсация?

Юлия Петухова: Такая практика на российском рынке встречается очень редко. Мы достаточно чётко понимаем, что мы хотим на начальном этапе от агентства. И не вводим подрядчика в заблуждение в части того, что они проработают нам всю концепцию, площадку измерят линейкой и после этого получат отказ. Мы этого не делаем. Мы смотрим укрупнённо. Оплачиваемые тендеры — это речь уже о крупных федеральных проектах.

Борис Краснов, президент НАОМ: Я хочу поддержать Князева. Вы знаете, меня вообще многое пугает из того, что вы, Юлия, сказали. Мне это чуждо. Что сказал Князев? Он сказал про потраченное время. Он сказал: потратили силы, человеческие ресурсы. Самое страшное в этой истории то, что продаётся ИДЕЯ. И где гарантия того, что вы этой идеей тихонечко в следующий раз не воспользуетесь?

Юлия Петухова: Гарантий, безусловно, нет, В зависимости от того, с кем вы взаимодействуете, они могут быть, а могут и не быть. На уровне проведения тендера вы можете защитить свою идею авторскими правами.

Борис Краснов: Вы же сами сказали, иногда заказчик говорит, что идея нужна завтра. А вы знаете, сколько времени занимает регистрация идеи? Это за день не сделаешь. Хочу задать вам вопрос: я так понял, что количество у вас переходит в качество. Если большой проект, вы приглашаете шесть компаний, если маленький — три агентства. Т.е. от проекта зависит его идеология и количество компаний, которые участвуют в тендере?

Юлия Петухова: Конечно, подходы совершенно разные. Потому что мы решаем разные задачи. Я считаю, что это обычный бизнес. Если вы хотите зайти и работать с крупной компанией, вы должны приложить определённые усилия.

Борис Краснов: То есть вы считаете, что десять компаний — это более успешный путь к поиску истины, чем три компании? Вы приглашаете на тендер людей, которые согласны не получать за это деньги. Потому что условий нет, в условиях нет оплаты проигрышей в тендере. Я хочу этот момент для себя понять, т.к. я никогда не участвовал в тендере и не буду по принципиальным соображениям. Я не уверен, что присутствующие здесь агентства с радостью прыгают в тендеры и продают свою идею, тратят своё время. Я представляю тот уровень людей, которые ради псевдовыигрыша, не веря в честность вашего выбора, бросаются в эту авантюру. Они же играют роль убитых немцев! Почему? Потому что по закону нужно несколько людей, с кем якобы соревноваться, хотя внутри всё уже давно решено. И вы знаете прекрасно, кого выбираете. Как правило, людей проверенных или того, кто вам нужен. То есть вы практически лишаетесь уважаемых и знающих себе цену компаний, подвергая их тендеру. Кто же к вам идёт, чтобы быть пятым или шестым убитым немцем? У нас у всех есть имена, имена у наших компаний, имена у руководителей компаний, у креативщиков, с которыми мы работаем, у художников и режиссёров. Этот кошмар абсолютный про 5 идей к понедельнику — это что? Как может человек родить на одну и ту же тему 5 идей в такие сроки?

Юлия Петухова: Это пожелание заказчика. И такое случается очень часто.

Борис Краснов: Я представляю уровень этих идей…

Юлия Петухова: Всё зависит от агентства, от его потенциала.

Борис Краснов: Это может быть форма разная: «Угадай мелодию», «Поле чудес» или венецианский карнавал — это форма. А идея? Разве, получив бумажку с тендером и рассказом о том, как всё будет, вы поймёте, как я работаю?

Юлия Петухова: Помимо этого запрашивается портфолио. Я могу достаточно чётко объяснить эту ситуацию. Звёзд покупают, потому что они на виду и все знают, как они работают, все знают, сколько они стоят, а про event-компании — нет. Поэтому заказчику важно провести тендер.

Источник —  проект Карьерист.ру

(Visited 9 times, 1 visits today)