Коммуникации,  Порталы и сети.

Корпоративный портал: как не потеряться в многообразии систем

Обычно, корпоративные порталы ассоциируются с дорогим и сложным софтом от 1C-Битрикс, Websoft или Microsoft. Малому и среднему бизнесу не потянуть такие «тяжелые» решения, они больше подходят для крупных компаний.

В этой статье мы рассмотрим варианты корпоративных мессенджеров, а также обсудим платформы для аутентификации пользователей. Опишем шаги построения портала на реальном кейсе.

Для чего нужен портал?

Портал — это интерфейс для доступа сотрудников к корпоративным данным. В нем обмениваются документами и файлами, ведут календари встреч и переписываются. Это внутренний мир компании, он должен быть единым и, главное — удобным.

Чтобы расширить штат

Как начинается работа нового сотрудника? Он приходит на свое место и авторизовывается в куче сервисов и программ:
— заходит в почту;
— открывает гуглдиск или сервер с документами;
— логинится в скайпе и слаке и тд.

Список может быть длинным. Особенно, если это специалист вроде дизайнера или разработчика, которому нужно много софта.

Хранении доступов и ссылок на рабочие сервисы и аккаунты становится проблематичным. Даже если выдавать сотруднику служебную технику, будет сложно переключаться между сервисами.

Чтобы структурировать работу

Очень важно, чтобы ваши файлы хранились в одном удобном и безопасном месте. Плюс у каждого сотрудника должен быть свой уровень доступа.

В удаленной работе нужно совместно редактировать документы и распределять задачи. Где ваши сотрудники будут это делать? Канбаны, ганты и аджайлы — для всего этого требуется понятная система.

После лета 2020 года эти вопросы будут особенно актуальны, так как многие из нас останутся на «удаленке».

Как это работает?

В идеале, корпоративный портал — это система с «одним окном» входа. У сотрудника есть один доступ, с ним он логинится в портале и далее ему доступны все программы и ресурсы компании. Само собой, в рамках его должности.

Корпоративный портал можно разработать на основе существующих платформ и сервисов. Сложность и стоимость зависят от:
— Размера компании и количества отделов;
— Типа инфраструктуры — облако или сервер;
— Количества сервисов, которые нужно объединить в портале;
— Платформы, на основе которой разрабатывается портал.

Зачастую компании «заигрываются» функциями системы и не думают о том, как сотрудники будут в этом портале работать. Другая крайность — уходить в «жесткую» кастомизацию платформы под себя. Это выльется в большую стоимость внедрения и сложные работы по поддержке при каждом апдейте.

Пример нашего кейса

К нам обратился клиент — производитель светового оборудования. Сотрудники пробовали работать в корпоративном портале на базе Битрикс24, но было неудобно. К тому же у них вообще не было CRM, была только 1С для учета.

Задача клиента

Создать портал, чтобы сотрудник заходил через «одно окно» и пользовался CRM, Office 365, почтой, мессенджером, телефонией и календарем.

Главная цель — не затащить людей в портал, а создать экосистему для удобства работы сотрудников. Чтобы они сами захотели в ней работать.

Вторая цель — урезать расходы на облачные сервисы и софт.

Решение

Схема работы портала по шагам:
1. Пользователь логинится в Гугл-аккаунте через Authenticator
2. Автоматически авторизовывается в Creatio;
3. Может использовать все сервисы компании.

Обсудили с клиентом. Но переезд на GSuite оказался бы трудоемким, так как клиент активно использует софт Майкрософта и часть его уже оплачена. Решили делать на базе Microsoft Active Directory.

Active Directory — это каталог пользователей и устройств с их информацией. Он используется для построения структуры хранения данных компании.

Когда поменяли Гугл на Майкрософт структура почти не изменилась, но добавился SharePoint — сервис обмена документами. Хоть SharePoint не такой удобный, как Гугл Документы, это все равно хороший софт для работы внутри компании.

Принцип работы аутентификатора

Авторизация в приложениях и сервисах происходит через протокол OpenID Connect. Он служит для того, чтобы оптимально использовать единый вход для своего приложения на различных платформах. После первой авторизации он хранит данные для входа в последующие сервисы. Эта технология реализована по принципу SSO (Single Sign On).

Выбор платформы

Сложность была в том, что «хотели все и сразу». Пришлось делить проект на итерации, чтобы наращивать функционал постепенно.

Мы выбирали между amoCRM и Creatio. Продажи можно было бы легко собрать на базе амо. Но чтобы сделать полноценный портал потребовалось бы очень много «костылей». Поэтому выбрали более гибкую платформу.

Creatio больше чем просто CRM: можно добавить почту, интегрировать мессенджер и любой другой серверный или облачный сервис. А главное — настроить отдельные разделы внутри системы.

Хотите знать, какие digital инструменты станут востребованные для ваших проектов? Успейте записаться на новый онлайн курс «DIGITAL коммуникации для HR и Внутрикома» СТАРТ 5 ОКТЯБРЯ

Выбор мессенджера

Для проекта нужен был недорогой мессенджер, который можно интегрировать с порталом. Приоритет отвели opensource сервисам — их можно «развернуть» на своем сервере и не тратить деньги на подписку.

Рассматривали Slack, Rocket.Chat, Mattermost и MS Teams. Хотели интегрировать мессенджер через iFrame или сделать прямую интеграцию. Сравнили условия бесплатных тарифов — получилась таблица с параметрами.

Slack — бесполезен в бесплатном тарифе из-за ограничения в сообщениях. При штате в 10+ человек истории переписки практически не будет из-за ограничения в количестве сообщений. Крутой по функционалу мессенджер, но для бюджетного проекта не подходит.

Rocket.Chat. В бесплатной серверной версии все отлично. Единственный минус — на каждую команду нужно «поднимать» отдельный сервер, что неудобно.

Mattermost — чтобы добавлять новые команды не нужно делать отдельные сервера как в Rocket.Chat. Минус — отсутствие звонков, как аудио, так и видео.

MS Teams. Бесплатная облачная версия лучше Слака. Главный минус — нужно разрабатывать свою интеграцию для корпоративного портала.

Само собой серверные версии мессенджеров имеют преимущество перед бесплатными облачными. Им доступны почти все функции платных тарифов в бесплатном (Open Source) варианте. Но не стоит забывать, что для поддержки своего сервера нужны отдельные ресурсы.

В нашем проекте мы выбрали MS Teams, так как большая часть софта тоже от Майкрософт. У клиента были куплены лицензии Active Directory, а к ним поставляется MS Teams. Далее это расширяется за счет комплексной подписки на Office 365. В итоге «весь комплект» не влечет дополнительных издержек.

Запуск и вывод

Самая большая сложность в нашем проекте — связка Creatio и MS Teams. Готового решения по интеграции нет, поэтому мы разрабатываем его сами. На выходе получится удобный сервис для клиента. Для нас — готовое решение по связке MS Teams и Creatio.

Сейчас проект на стадии реализации. В июле мы запускаем MVP и тестируем его на фокус группе, смотрим, что удобно, а что нет. После тестов корректируем тех.задание по актуальным требованиям и «собираем» финальную версию.

Источник: vc.ru


(Visited 45 times, 1 visits today)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *