Как построить систему внутрикорпоративных коммуникаций?

Роль внутренних коммуникаций чрезвычайно высока и состоит в обмене своевременной и достоверной информацией (необходимой для осуществления рабочего процесса). Существует два вида внутренних коммуникаций, характеризующихся вертикальными и горизонтальными связями.

 

Вертикальные связи устанавливаются между руководителями и подчиненными и служат для передачи управленческих решений, постановки задач, информационного взаимодействия, получения отчетов, контроля и т.п. Они бывают двух видов: «сверху вниз» (от руководителя к подчиненным) и «снизу вверх» (от подчиненных к руководителю) — и зависят от стиля управления и традиций компании.

Горизонтальные связи служат для обмена информацией, необходимой для осуществления внутренних бизнес-процессов. Это связи между подразделениями компании и отдельными сотрудниками. В идеале такие связи должны быть регламентированы, однако в большинстве российских компаний они обычно не формализованы, а складываются «традиционно». И это может стать проблемой, т.к. несвоевременное или неполное получение, искажение и даже потеря информации, отсутствие обратной связи может привести к несогласованности действий между подразделениями, потере взаимного интереса и взаимопомощи, а в итоге к снижению результативности.

Внутренние коммуникации в большинстве случаев зависят от этапа развития компании, на котором в настоящий момент она находится. К этапам развития можно отнести такие стадии, как создание компании, ее рост, стабильность, реструктуризация. Остановимся подробнее на каждом этапе в отдельности.
На этапе создания компании, когда количество сотрудников невелико и все знают друг друга, проблем с коммуникациями не возникает. По мере роста компании возникают новые подразделения, увеличивается количество сотрудников, появляется необходимость налаживания горизонтальных связей между подразделениями. На этом этапе следует разрабатывать и выстраивать систему внутренних коммуникаций, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей. На этапе стабильности организации, когда бизнес является устойчивым, возникают дочерние структуры, в том числе и удаленные, а бренд компании становится узнаваемым, необходимо проводить целый комплекс мероприятий: налаживание коммуникаций, информирование сотрудников, развитие корпоративных периодических изданий, создание интранет-портала для организации единого информационного пространства, формирование корпоративной культуры, проведение корпоративных и командообразующих мероприятий и внутренних PR-кампаний, управление слухами, событийный и репутационный менеджмент, направленный на сотрудников.
Цель этой работы — создание позитивного отношения работников к компании, ведущее к пониманию ими ее ценностей, повышение лояльности, формирование привлекательного для персонала корпоративного имиджа. Отдельно следует отметить работу по организации информационных обменов между сотрудниками и руководителями: интервью с руководителями компании, корпоративные форумы, встречи с руководством и т.п. с целью формирования у сотрудников положительного мнения о топ-менеджменте, доверия к руководству, понимания и позитивного восприятия персоналом планов развития организации.
Если в организации были успешно проведены вышеуказанные мероприятия и у сотрудников сформировалось лояльное отношение к ней, доверие к руководству, но в то же время на определенном этапе развития компании возникла необходимость в реструктуризации (реорганизации подразделений, оптимизации бизнес-процессов, осуществлении нововведений и т.п.), — менеджменту легче будет преодолеть инертность и сопротивление сотрудников, которые в этом случае скорее поймут необходимость проводимых изменений, а также предотвратить коллективные акции недовольства и протеста в процессе принятия непопулярных решений.

Построение системы внутрикорпоративных коммуникаций

Программа построения эффективной системы внутрикорпоративных коммуникаций подразумевает осуществление следующих мероприятий.

1. Техническая база:
— техническое оснащение и разработка каналов передачи информации;
обеспечение скорости передачи информации и получения обратной связи;
— ограничение доступа и обеспечение информационной безопасности.

2. Обмен информацией, необходимой для осуществления рабочего процесса:
— разработка регламентов, обеспечивающих своевременное получение сотрудниками информации, обратной связи, четкая постановка задач, система отчетности и контроля;
— доведение до сведения работников приказов, положений, инструкций и распоряжений руководства;
— создание нормативной базы (образцы документов, необходимых для работы и т.п.);
— налаживание обмена информацией и взаимодействия между подразделениями компании (обеспечение своевременного предоставления нужных сведений, необходимой помощи в решении рабочих задач, проведение опросов и т.п.);
— организация процесса управления удаленными подразделениями и сотрудниками с помощью эффективного обмена информацией;
— недопущение искажения и потери информации.

3. Разработка внутрикорпоративных информационных источников:
— электронные (информационные рассылки по электронной почте, внутрикорпоративный бюллетень, корпоративный портал, корпоративные блоги, онлайн-мероприятия);
— корпоративные СМИ (интранет, газеты, журналы, корпоративное радио, информационные стенды);
— организационные мероприятия (собрания, совещания, встречи с руководством и т.п.);
— специальные источники (корпоративный фильм, информационные листовки, буклеты, плакаты и т.п.).

4. Формирование корпоративной культуры:
— информирование сотрудников о корпоративных ценностях (миссия, философия, стратегические цели компании, методы их достижения);
— размещение корпоративной информации (кодекса, стандартов), использование корпоративного сленга и т.п.;
— информация о корпоративных мероприятиях (командообразующие тренинги, спортивные мероприятия, праздники, выезды на природу, награждения, конкурсы, различные акции и т.п.);
— обеспечение обратной связи (размещение в электронном виде анкет, опросников и т.п.).

5. Внутренний PR и формирование положительного имиджа компании в глазах ее сотрудников:
— информирование сотрудников о положении дел, достижениях компании, ее подразделений и отдельных работников;
— информирование о новых интересных проектах, перспективах развития, задачах и т.п.;
— управление слухами и т.п.

6. Привлечение и удержание талантов:
— информирование о назначениях, кадровых перестановках, новых проектах;
— размещение объявлений о новых вакансиях;
— обращения к сотрудникам с просьбой рекомендовать их коллег и знакомых на открывшиеся вакансии;
— создание специальных страничек для новых сотрудников, размещение программы адаптации новичков;
— размещение информации об обучающих программах, ротации кадров и т.п.;
— размещение информации об успешных прохождениях испытательных сроков, премировании по итогам деятельности, награждениях сотрудников и т.п.;
— поздравления работников с днями рождения и другими событиями.

7.Создание корпоративной базы знаний:
— формирование электронной библиотеки;
— разработка и внедрение программ дистанционного обучения сотрудников;
— размещение системы электронной проверки знаний (батарея профессиональных тестов);
— разработка и размещение кейсов, конкурсов, специальных заданий и т.п.;
— создание профессиональных онлайн-форумов;
— размещение информации о программах наставничества, проведении кружков по обмену опытом, семинаров качества и т.п.;
— размещение информации о днях открытых дверей, стажировках в компании, днях карьеры в вузах, отзывах преподавателей и студентов и т.п.;
— обеспечение обратной связи (привлечение сотрудников к выработке новых идей, рацпредложений, методов работы, выявлению недостатков и «узких» мест и т.п.).

8. Оценка эффективности системы внутрикорпоративных коммуникаций.
Своевременное получение необходимой и достоверной информации, доступ к нормативной базе, наличие отлаженных каналов обмена информацией — все это необходимо для эффективной работы сотрудников. Оптимизация и «прозрачность» бизнес-процессов, разработка внутрикорпоративных стандартов, регламентов, формализация связей, выявление «точек сбоя» — причин замедления передачи или искажения информации, обеспечение информационной безопасности способствуют налаживанию коммуникаций. А чем они лучше отлажены, тем эффективней окажется результат деятельности организации и меньше вероятность возникновения «внутрикорпоративных войн», противостояния и отстаивания интересов «своего» подразделения в ущерб интересам всей компании.

Средства налаживания внутренних коммуникаций

Теперь рассмотрим основные средства налаживания внутренних коммуникаций.

ERP-система

ERP-система — это, прежде всего, корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации учета и управления. ERP-системы строятся по модульному принципу (например, CRM-система управления взаимоотношениями с клиентами; HRM-система управления персоналом; SCM-системы управления поставками, финансового, управленческого, бухгалтерского учета, контроля качества, электронного документооборота и т.д.). ERP-система в той или иной степени охватывает все ключевые процессы деятельности компании. Она заменяет разрозненные компьютерные системы управления финансами, логистикой, складом, человеческими ресурсами, производством и т.д., интегрируя функции всех подразделений и отделов компании в единую унифицированную компьютерную систему, которая работает с одной информационной базой.

Всю корпоративную бизнес-информацию получают сотрудники, имеющие соответствующий доступ, а подразделения компании (включая удаленные) могут легко и быстро обмениваться сведениями. Если ERP-система адаптирована к нуждам организации, а сотрудники обучены работе с ней и готовы к изменениям, связанным с ее внедрением, организация может получить большую отдачу от ее использования. Дело в том, что система не только автоматизирует процедуры, образующие бизнес-процессы, но и обеспечивает безопасность компании в условиях внешних и внутренних воздействий благодаря ограничению доступа. ERP-система препятствует утечке информации, промышленному шпионажу, делая управленческий учет «прозрачным».

Интранет

Внутрикорпоративная сеть — интранет — является современным средством налаживания
внутренних коммуникаций между подразделениями (включая удаленные структуры) и отдельными сотрудниками, быстрого обмена информацией о новостях компании. Внутрикорпоративная сеть может содержать различные разделы, электронные доски объявлений, фотографии, картинки, видео- и аудио-материалы, специальные файлы, анкеты, тесты, электронные журналы, форумы, бюллетени новостей и т.п. Система позволяет сохранять и обрабатывать полученные данные, однако к ней имеют доступ только сотрудники компании, что обеспечивает возможность размещения конфиденциальной информации. Интранет может стать главным внутрикорпоративным коммуникативным ресурсом, также он помогает решить многие коммуникационные и HR-задачи.
Один из наиболее доступных методов внутренних коммуникаций — электронная рассылка новостей. Она создается для информирования сотрудников о значимых событиях, приказах и распоряжениях руководства. Для рассылок используют базу данных сотрудников (с электронными адресами) и составляют списки, включающие работников удаленных подразделений.

Формирование корпоративной культуры

Формирование корпоративной культуры— это не только проведение корпоративных праздников, торжественных и спортивных мероприятий, но и внедрение корпоративных стандартов, традиций (события, связанные с этапами развития компании, награждения победителей памятными подарками, командообразующие тренинги, совместные выезды на природу, семинары по обмену опытом, партнерские программы). Подобные мероприятия служат сплочению коллектива и формированию корпоративной культуры, а также помогают наладить неформальное общение, позволяют сотрудникам хорошо узнать друг друга. Это приводит к улучшению взаимопонимания между работниками разных подразделений и развитию горизонтальных каналов коммуникации, а значит, положительным образом сказывается на работе всех сотрудников компании.
Отдельно необходимо отметить командообразующие мероприятия:
— team building — мероприятия, направленные на знакомство, сплочение, осознание каждым своей роли в команде, разработку методов работы в кризисных ситуациях, выбор оптимальных методов мотивации;
— team spirit — мероприятия, направленные на выработку единых целей и задач, поднятие корпоративного духа и повышение кредита доверия персонала к компании и ее руководству.

Внутренний PR

Внутренний PR — это формирование положительного имиджа компании в глазах ее сотрудников, т.е. чувства причастности к конечному продукту, лояльности к компании путем предоставления работникам своевременной и достоверной информации о значимых событиях, происходящих в организации. Это информация о новых проектах и кадровых перестановках, стратегических задачах и необходимых изменениях, открывающихся вакансиях, а также достижениях и наградах лучших сотрудников. Более того, внутренний PR — это сведения о новых продуктах, акциях и специальных программах, корпоративных мероприятиях, конкурсах, призах, публикациях, положительных отзывах в СМИ, полученных сертификатах качества и т.п. Такой подход позволяет сотрудникам почувствовать себя единым коллективом, нацеленным на достижение общего результата. Итогом этой работы непременно станет формирование у персонала гордости за компанию и ее продукцию.

Система управления знаниями

Система управления знаниями (Knowledge Management) играет важную роль в менеджменте коммуникаций. Она включает в себя создание корпоративной электронной библиотеки и накапливание базы знаний, разработку программ дистанционного обучения сотрудников, набор профессиональных тестов для самостоятельной проверки знаний работниками, размещение информации о программах корпоративного обучения, стажировках, программах ротации кадров, конференциях, семинарах, профессиональных онлайн-форумах. Цель такой работы — формирование у персонала потребности в повышении квалификации и получении новых знаний, привлечение его к выработке идей и рациональных предложений, передача опыта (разработка кейсов, специальных заданий, проведение конкурсов, программы наставничества, кружки качества, семинары по обмену опытом и т.п.). Это будет способствовать созданию системы приобретения сотрудниками необходимых знаний, навыков, обмену опытом и постепенной трансформации компании в самообучающуюся организацию.

Итоги

Мы можем заметить, насколько внутрикорпоративные коммуникации способствуют эффективному управлению компанией, привлечению квалифицированных специалистов на открывающиеся вакансии. Для этого проводятся специальные мероприятия: размещается информация о новых вакансиях в интранете, организуется внутренний конкурс на руководящие должности, привлекаются квалифицированные кадры по рекомендациям сотрудников компании, проводятся стажировки, дни открытых дверей, дни карьеры с использованием корпоративного портала и т.п.

Создание системы внутренних коммуникаций и системы управления знаниями, формирование корпоративной культуры и внутреннего PR компании тесно взаимосвязаны и имеют прямое отношение не только к благоприятной обстановке в коллективе, но и к мотивации персонала. Благодаря развитию системы внутренних коммуникаций улучшаются взаимоотношения между сотрудниками, достигается взаимопонимание, уменьшается число конфликтов, претензий, противостояний между отдельными подразделениями. В свою очередь, отлаженная система внутренних коммуникаций способствует повышению эффективности рабочего процесса и большей вовлеченности и лояльности персонала, улучшает моральный климат в коллективе, формирует корпоративную культуру, ориентированную на сотрудничество ради достижения общих целей. Все это позволяет постепенно добиться улучшения финансовых показателей и более устойчивого положения компании на рынке.

Источник http://www.naim.ru/

(Visited 7 times, 1 visits today)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *