Работа внутреннего коммуникатора — это бесконечная череда проектов, работа в динамичных условиях и покорение новых вершин. И так как в нынешних реалиях требования к внутрикомам только растут, сильные навыки проджект менеджмента можно считать одним из конкурентных преимуществ в нашей профессии.

Что такое проект

Проект — это мероприятие с четко определенными сроками, цель которого — создать уникальный продукт или получить определенные инновационные результаты. Соответственно, управление проектами (или Project Management) — это конкретная деятельность, направленная на реализацию всех поставленных задач.

Проджект менеджмент помогает быстро и эффективно достигать поставленных целей. Кроме того, в процессе формируется целая система комплексов, которые могут быть использованы для достижения общих целей компании, а также разрабатывается схема разумного распределения ресурсов.

Внутрикомы и навыки проектного управления

Успешное руководство проектом — отличный двигатель вашего карьерного роста. Сильные навыки в этой области плюс хорошее чутье в области коммуникаций помогут специалисту по внутренним коммуникациям добиваться поставленных целей, что открывает огромное количество новых возможностей.

Помимо прочего, инвестиции в эффективное управление

• повышают вероятность достижения желаемого результата;
• обеспечивают эффективное и рациональное использование средств и ресурсов;
• улучшают взаимодействие между командами и внутри команд;
• удовлетворяют потребности всех заинтересованных сторон.

Узнать больше о том, как навыки управления помогают реализовать самые крутые и эффективные проекты во внутренних коммуникациях вы можете на трехдневном Очном интенсиве Школы внутреннего коммуникатора. Он пройдет в Москве 7, 8 и 9 декабря 2022 года, так что ждем вас!

Проект или процесс?

Сами по себе проекты — неотъемлемая часть жизни любой организации, ведь у каждой компании есть своя стратегия развития и предусмотренные ею цели, достигать которые можно разными способами.

Важно понимать, чем они отличаются от повседневных процессов, протекающих в организации. Во-первых, тем, что у каждого проекта есть своя уникальная цель и временные ограничения на ее достижение. У каждого процесса цель и дедлайны, напротив, повторяются. Во-вторых, первый имеет свойство завершаться, достигнув заданной цели, а вот процессы имеют бесконечный характер и их цель — поддержание нормального движения бизнеса. К примеру, запуск корпоративного портала — это проект, а вот регулярная публикация на нем новостей — уже процесс.

Чтобы реализовать любую успешную коммуникационную инициативу, внутриком должен разбираться в методологиях. Их существует огромное количество, иногда в виде инструментов (типа Agile), а порой в виде больших книг с набором этих инструментов (например, PMBoK).

Что включает в себя управление проектами

В сложную, на первый взгляд, систему входит ряд последовательных действий:

• формирование максимально четких и понятных целей (чего мы хотим добиться?);
• установление и реализация коммуникации между задействованными сторонами;
• урегулирование проектных ограничений (бюджета, ресурсов, рисков, дедлайнов и т.д.)
• общение с командой, учет их потребностей / пожеланий / ожиданий и коррекция существующих планов в соответствии с полученными материалами.

Все эти действия сегментируются на отдельные этапы: инициация, планирование, выполнение и контроль, завершение. Именно тщательное планирование, организация задач и проектных составляющих, обеспечение необходимыми ресурсами и контроль эффективности выбранной стратегии — это и есть то главное, что входит в управление проектами с перспективой достижения поставленной цели. Давайте разбираться немного подробнее.

На этапе инициации (т.е. старта) определяются его суть и цели, формируется команда.

Планирование — это важнейшая часть в управлении проектом. Как утверждается в классической методологии по РМВоК, оно должно занимать примерно 50% всего времени в процессе реализации. Во время этого этапа тщательно прописываются все действия, которые должна осуществить команда для достижения заданной цели. Для этого проект изначально разделяется на части — набор более мелких задач. Создается определенный «график работ», в котором прописываются дедлайны для каждой из них. Также уточняются необходимые ресурсы.

Выполнение и контроль. Этот этап лучше всего чередовать с предыдущим. В идеальной системе управления проектом всё идет так: поставили задачу, выполнили её, проконтролировали, внесли в план необходимые коррективы, поставили новую задачу и так дальше до самого конца.

На этом этапе также в ход идут определенные инструменты для облегчения выполнения задач: матрица Эйзенхауэра, делегирование, тайм-менеджмент, и т.д.

Завершение. В этой точке делается контрольная проверка выполненной работы и обязательно сохраняются исходные данные, инструкции и регламенты. Это нужно для того, чтобы каждый новичок в команде смог разобраться, что и как делали до него.

Методологии управления

Существует достаточно большое количество методологий управления проектами. Остановимся лишь на некоторых из них.

Waterfall, или как его еще называют — водопад — это традиционная, самая популярная и интуитивно понятная методология. Переход от одной фазы проекта к другой происходит только после полного и успешного завершения предыдущей фазы, и вернутся назад, либо пойти вперёд не предусмотрено.

Основные этапы обычно это: анализ требований, проектирование, детализация системы, реализация, тестирование, запуск полноценного проекта.

Чтобы работать по водопаду, нужно иметь четкое техническое задание и понимание последовательности шагов. Поэтому такая методология чаще всего подходит для небольших проектов.

Agile — это гибкий подход, в рамках которого один крупный проект делится на массу мини-проектов с поэтапной реализацией. Процесс работы делится на итерации — короткие циклы по две-три недели, каждый из которых решает серию задач. По итогам каждой итерации команда анализирует результаты и меняет приоритеты для следующего цикла.

В основе еще одной методологии, которая называется Scrum, лежит поэтапная разработка и совершенствование продукта небольшой командой специалистов различного профиля. Это делается за определенное количество фиксированных по длительности небольших промежутков времени (циклов), которые называют спринтами (sprints). Обычно перед началом спринта проводится совещание, где планируются задачи и длительность.

Kanban — вариант для проектов, не ограниченных по дедлайнам, ведь их можно ставить на паузу. При этом методика предполагает обсуждение любых вопросов в режиме реального времени и полную прозрачность рабочих процессов. Все задачи визуально представлены на специальной доске Kanban, что позволяет каждому члену команды видеть обновления по задачам.

Никакая методология не панацея, у каждой из них есть много собственных нюансов, преимуществ и недостатков. Выбор подходящей системы зависит от специфики организации и команды, которая будет работать над конкретным проектом.

Самое главное — это четкое понимание целей вашего проекта и настрой на достижение результата!