Продолжаем осваивать и изучать разнообразные форматы для деловых, обучающих и развивающих мероприятий. Сегодня говорим про Технологию открытого пространства /Open Space Technology

Если вам ни разу не доводилось участвовать в сессиях в формате OST (Open Space Technology), то вы можете подумать, что она выглядит довольно сложно и неуправляемо. Да и не факт, что вообще получится.

По крайней мере, я именно так в свое время и подумала. Но практика показывает, что в этой Технологии есть какая-то магия, и люди действительно самоорганизовываются, и возникают неожиданные по глубине дискуссии, и впечатляющие результаты.

Очень краткая предыстория

В 1983 году Харрисон Оуэн (Harrison Owen) был организатором первого Международного симпозиума по организационному развитию в США. После сипозиума все 250 участников отметили в обратной связи, что самым лучшим во всем мероприятии были разговоры между сессиями, за обедами и кофе-брейками.

Оуэн задумался: почему именно ту часть программы конференции, на которую он мог оказать меньше всего влияния, все посчитали самой лучшей? И решил найти способ уложить суть всех этих «побочных дискуссий» в канву формата, который впоследствии назвал открытым пространством.

Как это работает

В открытом пространстве целенаправленно создаются условия для проявления способностей человека к самоорганизации. Достигается это за счет четырех принципов и одного закона.

Принцип 1: Кто бы ни пришел, это правильные люди.

Помогает взаимодействовать с теми людьми, которые есть рядом, не думать о тех, кто не пришел, или о тех, кто лучше в чем-то разбирается. У любой группы есть все необходимое, чтоб прийти к желаемому результату в обсуждении.

Как часто мы откладываем решение важного вопроса со словами «я не специалист в этой области», «нужно посоветоваться с экспертами», «нам нужно больше данных от наших аналитиков»?

Принцип 2: Что бы ни происходило, это единственное, что могло произойти.

Помогает сфокусироваться на ситуации «здесь и сейчас», не думать о том, что могло бы произойти в других условиях, в другом формате. Наилучший возможный результат создается здесь и сейчас, и мы создаем его вместе.

Принцип 3: Когда бы оно ни началось, это правильное время.

Творчество, воодушевление, инновации, благодаря которым группа может добиться результатов, не возникают по расписанию, нельзя заставить их появиться в определенный момент времени.

Подходящий темп обсуждения создается на месте, если участникам надо время на раскачку, то их ничто не должно ограничивать. Равно как и если они готовы наброситься на заявленную тему со всем энтузиазмом и нетерпением.

Принцип 4: Когда оно закончилось — тогда и закончилось.

Нет никакой по-настоящему серьезной причины для того, чтоб остановить хорошую плодотворную дискуссию. Как и нет нужды размусоливать то, что уже достаточно обсудили просто потому, что в программе события на это заложено два часа.

Если обсуждение в группе подошло к логическому завершению, а сессия ТОП еще в самом разгаре, то участники сами решают, что им делать дальше со своим временем и энергией.

Если же отведенное на сессию время закончилось в самый неподходящий момент, то участники могут договориться о новом времени или продолжить увлекательный разговор в другом месте.

1 закон: Голосуйте ногами

Этот единственный закон Технологии открытого пространства называется «Закон двух ног», и он гласит:

Если во время групповой работы вы осознаете, что ничему не учитесь и ничего не можете дать другим, используйте свои две ноги. Перейдите в другое место, где вы можете чему-то научиться или что-то привнести.

Суть закона в том, что участники могут свободно перемещаться между рабочими группами. По типу поведения можно выделить «шмелей» и «бабочек». Первые, как можно понять из метафоры, склонны продуктивно разрабатывать тему группы, а вторые порхают с места на место.

Наличие этого закона существенно отличает формат OST от классических групповых дискуссий, в которых количество и состав участников обычно задается модератором.

Что за чем происходит

В самом начале сессии формата ТОП фасилитатор объясняет принципы и закон, затем дает участникам самостоятельно предложить темы для обсуждений.

Инициативные участники самостоятельно предлагают свои темы перед всеми, пишут их на флипчартах, там же накидывают план работы и наклеивают флипы на стену. Они также добавляют место групповой дискуссии и время в рамках сессии ТОП.

На практике в аудитории из 600 человек вызвалось около 20-25 лидеров групп. Остальные участники предпочли перемещаться между заявленными темами. Хотя бывает и так, что в процессе сессии от изначальных групп «отпочковываются» еще группы, которые находят интерес в более узко направленном обсуждении.

Далее все участники ходят между флипчартами и решают, к обсуждению какой темы они хотят присоединиться. Этакий принцип «ярмарки» или «рынка»: каждый самостоятельно находит то, что ему интересно.

С этого момента фасилитатор больше не управляет происходящим: участники самоорганизовываются, расходятся по группам и начинают обсуждение.

После этого роль фасилитатора ограничивается лишь тем, чтобы наблюдать за процессом, а в конце собрать флипчарты с результатами работы групп, подвести итоги и объявить об официальном окончании сессии.

Надо заметить, что кто-то неизбежно слоняется и тупит, кто-то, наоборот, сразу же привлекает к себе большое количество народу и начинает буйную дискуссию. Это нормально. Фасилитатору не нужно вмешиваться, см. Принцип 3. Как гласит философия OST: единственный способ разрушить открытое пространство — это верить в то, что происходящее в нем можно держать под контролем.

Собственно, всё. Может показаться, что в открытом пространстве отсутствует какая-либо видимая структура работы и постоянно существует возможность разнообразных сюрпризов. Да, сюрпризы могут быть, и это тоже нормально.

На деле оказывается, что структура есть, но она настолько соответствует потребностям людей и природе обсуждений, что ее не замечают. Такая структура поддерживает, а не блокирует работу в ее лучшем проявлении.

Подойдет ли Технология открытого пространства для моего события?

Open Space Technology лучше всего подходит для большого количества участников. Википедия говорит, что в истории использования Технологии зафиксированы группы от 5 до 2100 человек. Лично мне кажется, что группы от 20 человек смогут взять от ТОП гораздо больше, чем совсем маленькие.

По времени сессия в формате ТОП может занимать около двух-трех часов. Отведите 20 минут на вводную часть с объяснением принципов и закона, около 20 минут заложите на «рынок идей» и еще 20 — на подведение итогов. Всё, что останется, — пойдет на сами дискуссии между рынком и подведением итогов. Время можно варьировать в зависимости от количества участников.

Также помните, что сначала вам нужно будет собрать всю аудиторию вместе, а затем обеспечить участников флипчартами, маркерами и отдельными зонами для малых групп.

В практике OST по всему миру зафиксировано примерно такое отношение общего числа участников к количеству возникающих малых групп:

• на 100-150 человек — 6–10 параллельных групп
• на 250 человек — до 15 групп
• на 450 — примерно 30 групп
• во время самого крупного на сегодняшний день open space с количеством участников 2100 человек (май 2003 г., Вюрцбург/Германия) таких параллельных площадок было 60.

Формат интересный, и как я уже отмечала в начале, у него любопытные корни. В частности, Харрисон Оуэн изучал то, как самоорганизовываются племена в Африке для решения важных вопросов.  http://www.openspaceworld.org

Статьи цикла

Немного о форматах

Лекция, семинар, тренинг, воркшоп — от теории к практике

Групповые дискуссии

Кейсы, деловые игры и симуляции

Open Space Technology

*текст публикуется с сокращениями

Автор — Аня Дворникова,  источник — #UXEvent Блог об организации конференций и нетворкинговых событий