Что такое формат события (мероприятия)?
Форматы мероприятий — как жанры в кино. Все мы понимаем, чем фильм жанра вестерн отличается от любовной истории или от исторической драмы.
Сценарист обращается к конвенциям жанра, чтоб реализовать их кое-где традиционным, а кое-где необычным образом, за счет чего он и попадает в ожидания зрителей, и одновременно превосходит их. Не знающий конвенций сценарист может уповать только на удачу.
Профессионалы в области сценарного дела определяют жанры фильмов по четырем конвенциям (общепринятым структурным особенностям):
- сеттинг (период действия, длительность, локация и уровень конфликта в истории);
- роли (типичные для жанра герои истории);
- особые события;
- ценности.
В форматах событий тоже есть определенные конвенции, которые касаются времени, места, ролей участников.
Точно так же, как зрители в кинотеатрах, участники события, знающие о том, что они идут на конференцию, выставку или семинар, заранее осведомлены о традиционных особенностях подобного типа события, и формируют соответствующие ожидания.
Формат в event-менеджменте — это род события, который определяется совокупностью формальных и содержательных признаков. Эти признаки указывают на конвенции, т.е. договоренности организаторов и участников по поводу сеттинга, ролей и особенностей программы события.
Какие признаки есть у любого формата?
- Время/длительность
- Место
- Особые роли
- Особые действия
- Уровень конфликта = проблематика
Форматы могут быть гибкими и жесткими
Жесткие форматы событий
В жестких, как правило, конвенции определены изначально и подробно прописаны.
Один из ярких примеров — вечеринки PechaKucha Night. Создатели формата подробно прописали длительность выступлений спикеров, особенности использования слайдов, даже лежащие в основе формата принципы и атмосферу.
Другой пример — конференции TED. Если вы хотите организовать мероприятие в духе TED в своем городе, то вам необходимо получить лицензию TEDx. В условиях использования лицензии, опять же, подробно расписано, что и как делать, чтобы ваше событие соответствовало международному формату.
Гибкие форматы событий
Гибкие форматы — на то и гибкие, что их конвенции весьма условны и каждый организатор может нарушать их, переосмыслять творчески, находить новые варианты составления программы или организации пространства.
К гибким форматам мы можем отнести тематические и бизнес-завтраки. Этот формат не лицензирован, не имеет четких правил, что можно делать, а что нельзя. Кое-какие черты остаются неизменными (время проведения и длительность), но практически нет правил составления программы, выделения особых ролей участников.
Зачем организатору событий понимать особенности форматов
Мне кажется, многие организаторы в погоне за «фишками» и из желания удивить участников упускают из внимания особенности формата события, с которым работают.
Если бы мы все лучше разбирались в форматах мероприятий, то находили бы лучшие способы удовлетворить устоявшиеся конвенции и творчески переосмыслить необязательные элементы своих событий.
Сценарист обращается к конвенциям жанра, чтоб реализовать их кое-где традиционным, а кое-где необычным образом, за счет чего он и попадает в ожидания зрителей, и одновременно превосходит их. Не знающий конвенций сценарист может уповать только на удачу.
И, наконец, давайте признаем: бывают форматы устоявшиеся и экспериментальные. Если научная конференция — это устоявшийся формат, в котором все конвенции более-менее определены, то митап — формат довольно молодой и пока что экспериментальный. Каждый организатор наполняет его как может, а потому границы жанра могут размываться.
Чтобы создавать новые уникальные форматы и отличаться от других в глазах участников, каждый организатор должен понимать, как и почему работают существующие.
Тогда в выигрыше окажутся и сами организаторы, и участники, которые получат новый богатый опыт, а также будет расти и развиваться event-отрасль в целом.
Статьи цикла
Немного о форматах
Лекция, семинар, тренинг, воркшоп — от теории к практике
Групповые дискуссии
Кейсы, деловые игры и симуляции
Open Space Technology
*текст публикуется с сокращениями
Автор — Аня Дворникова, источник — #UXEvent Блог об организации конференций и нетворкинговых событий
