Автор: Фатима Косаева, директор по корпоративным коммуникациям Евразийской Группы/ERG

В 2020 году все мы столкнулись с ограничениями в проведении офлайн-мероприятий. Многие компании начали осваивать онлайн-форматы, которые становятся новой реальностью внутрикома. Но и с прекращением карантина онлайн мероприятия не уйдут в небытие. Они будут востребованы, благодаря возможности охватить таким мероприятием большее количество людей, а также неожиданными wow-эффектами, которые позволяют эффективно доносить до сотрудников ключевые сообщения.

Плюсы и минусы онлайн-мероприятий 

Онлайн имеет несомненное преимущество перед офлайном – это максимальный охват. Который ограничивается лишь техническими возможностями выбранной платформы: минимальное количество участников в zoom – 30 человек, максимальное – 1000, а трансляция на YouTube может обеспечить до нескольких миллионов зрителей.

Однако, есть у онлайн event-ов и свои ограничения. Прежде всего, связанные с тем, что тяжело удерживать внимание людей у экрана долгое время. А значит нужно интегрировать в сценарий wow-эффект и жесткого ограничить мероприятие по времени.

Как показала наша практика, оптимальным временем для обучающего/развивающего мероприятия является 45-60 мин. Для корпоратива или таун-холла — 1,5 часа с минимум 2 сменами динамики (интерактив, смена спикеров, другие элементы переключения внимания).

Второе серьезное ограничение – это то, что называют «живое общение», когда можно почувствовать атмосферу мероприятия. Однако, развитие технологий виртуальной реальности, наверняка, в скором времени позволит решить эту проблему или свести ее к минимуму. 

Третье ограничение – это бюджет. Качественное онлайн-мероприятие, проводимое на специальной платформе (с высоким уровнем информационной защиты), сложно технически оформленное, насыщенное визуальными и виртуальными эффектами, конечно, потребует больших затрат. Но, если всего вышеперечисленного не нужно, то онлайн-мероприятие будет менее затратно, чем офлайн. 

У нас есть специальный курс для тех, кто хочет построить эффективную систему цифровых коммуникаций, которая принесет реальную пользу бизнесу! Приходите учиться к нам, чтобы стать настоящим гуру DIGITAL коммуникаций 🙂

Когда онлайн эффективнее офлайна. Форматы онлайн-мероприятий

В каких ситуациях в будущем имеет смысл отдать предпочтение онлайну?  

Прежде всего, в обучении, особенно, если участники находятся в нескольких разных часовых поясах. Организовать вебинар на 100+ слушателей одновременно в Москве и Новосибирске можно в считанные часы и с небольшим бюджетом (включающий только гонорар тренера/лектора и оплату платформы). Нет необходимости тратиться на аренду помещения, техоснащение занятия, организацию кофе-брейков. Единственное по-настоящему важное условие для успешного проведения вебинара – наличие устойчивого интернета.

Конечно, обучающий должен обладать хорошими навыками онлайн-тренера. Владеть инструментами, по возможности, нескольких платформ (zoom, webinar, meet и другие).  Геймификация обучающего процесса добавит эффективности.

А возможность вернуться к записи вебинара делает онлайн-обучение гораздо более популярным, чем офлайн-тренинги.

Что еще можно смело проводить в онлайн-формате? Всевозможные творческие конкурсы, которые очень популярны в крупных производственных предприятиях – музыкальные баттлы, конкурсы творческой самодеятельности, марафоны хобби и другое. Более того, онлайн-формат позволяет повысить градус состязательности и вовлечь в мероприятие не только сотрудников, но и членов их семей, а также жителей регионов, где расположены предприятия. Онлайн-конкурс творческого мастерства можно сопроводить видеодневниками подготовительного этапа, интерактивами со зрителями/болельщиками, голосованием за приз зрительских симпатий и т.д. Офлайн-конкурсы гораздо беднее в этом смысле. 

Как компания ERG подвела итоги года в новом формате

До пандемии в нашей корпорации ERG* проводилось очень много внутрикорпоративных развивающих и командных мероприятий, которые мы использовали как канал коммуникаций с персоналом. Поэтому ограничения пандемии стали для нас серьезным вызовом и вынудила искать новые возможности в онлайн. Поэтому мы начали «пробу пера» в онлайн с развлекательного формата в рамках небольшого проекта, не связанного с производственными задачами. Мы провели в онлайн наш традиционный творческий конкурс «Страна мастеров». При этом мы его сделали с минимальным бюджетом (40 долларов), который был потрачен на закуп расширенной версии zoom для проведения финала и доставку пиццы в регионах победителям конкурса. Отборочный тур мы проводили в корпоративном мессенджере, создав там канал проекта и пригласив всех желающих продемонстрировать свои таланты в него. А всех болельщиков – проголосовать за понравившиеся работы. Помимо зрительского голосования работы оценивало профессиональное жюри.

Протестировав таким образом платформу zoom, мы стали проводить в онлайн обучающие мероприятия. А в конце 2020 года решились на проведение в онлайн-формате нашего традиционного итогового мероприятия для сотрудников корпоративных офисов, которое всегда совмещало в себе функции таун-холла и новогоднего корпоратива. 

*ERG – Eurasian Recourses Group, международная диверсифицированная компания в сфере добычи и переработки природных ресурсов, имеющая производственные активы в Казахстане, Бразилии, некоторых странах Африки. Объединяет 70 тысяч сотрудников по миру, из низ 60 тысяч работают на предприятиях в Казахстане.  

В чем была сложность? К декабрю 2020 года коллективы корпоративных офисов в Нур-Султане (столица Казахстана), Москве, Люксембурге и Амстердаме уже 9 месяцев находились на карантине, то есть все это время работали в режиме регулярных ВКС, а значит устали от онлайн-общения и ассоциировали его в основном с работой. А мы хотели в том числе эмоционально приободрить людей, дать им отдохнуть, как на классическом корпоративе.

То есть задача была — совместить 2 формата в одном онлайн-мероприятии —  уже указанные таун-холл и развлекательный корпоратив – для 1700 человек, географически находящихся в разных странах.

Руководство также видело задачу мероприятия в том, чтобы поблагодарить сотрудников за качественную работу в течение уходящего сложного года, а также обозначить новые задачи и те изменения, которые запускались в корпорации с нового года. Учитывая общую эмоциональную усталость людей от «ковидного 2020 года», новости о новых изменениях на работе не сильно порадовала бы сотрудников. Поэтому задача была сообщить новости в момент позитивного эмоционального подъёма. И это позитивный эмоциональный фон надо было создать.

Так как инструментарий zoom для таких целей не подходил, нужна была платформа с более широким функционалом. Выбор платформы осложнялся жесткими требованиями службы информационной безопасности и комплаенс (последних – в части обеспечения защиты персональных данных). После многочисленных тестирований, был выбран подрядчик, платформа которого выдержала все проверки ИБ.

На платформе был создан лендинг мероприятия, через который сотрудники регистрировались (авторизация – обязательный пункт, т.к. это мероприятие было не просто развлекательным шоу, в ходе него раскрывалась коммерческая и производственная информация) и на котором была размещена подробная информация и все инструкции по мероприятию.

К организации был привлечен профессиональный режиссер, который продумал «драматургию» мероприятия, чтобы обеспечить внимание аудитории на протяжении долгого времени. По плану мы должны были уложиться в 3 часа (понимая, что это очень большой хронометраж для онлайн-мероприятия), по факту мероприятие шло 5 часов. Однако, динамику удалось сохранить, так как изначально были сценарии А (план) и Б (нестандартные ситуации). Сценарий был составлен по схеме:

1. развивающий welcome-интерактив – конкурс на знание ценностей и погруженность в корпоративную культуру от Академии ERG
2. официальное подведение итогов года от топ-менеджмента
3. развлекательный интерактив в качестве перерыва на «выпить чаю, покурить»
4. чествование сотрудников, проявивших сверхусилия в обеспечении нераспространения covid-19 на производственных площадках  
5. таун-холл с одним из акционеров, на котором были озвучены задачи на новый год
6. онлайн-дискотека. 

Ведущих мероприятия было четверо – трое сотрудники компании (для официальной и развивающей частей мероприятия) и один приглашенный шоумен для развлекательной части. Ведущие-сотрудники в такого рода мероприятиях предпочтительнее, чем профессиональные ведущие или модераторы, т.к. знают сотрудников по именам и в лицо, знают особенности корпоративной культуры, понимают корпоративные шутки, знают привычки руководства, а руководство знает их в лицо, и значит, ведет себя более естественно, чем с незнакомыми людьми.   

Для участников мероприятие было онлайн, выступления топ-менеджмента и ведущих выводили в эфир из трех мини-импровизированных виртуальных студий, организованных прямо в пустующем офисе компании (все же на удалёнке). Три студии — для обеспечения санитарной безопасности, чтобы люди не пересекались друг с другом вживую). Видео из студий, плюс подключения спикеров (всего их было 28!) производилось через zoom (куда же без него в 2020-м!).

Не обошлось без технических накладок, но нам удалось создать настолько эмоционально позитивную атмосферу, что каждая техническая накладка либо обыгрывалась ведущими и топ-менеджментом, либо давала поддерживающую обратную связь от зрителей. Которые имели возможность комментировать происходящее в специальном чате на платформе мероприятия, а также общаться друг с другом. 

Обратная связь от сотрудников и то, что после завершения всех запланированных элементов мероприятия, коллеги не отключались от эфира и писали в чат «хотим продолжения!» стало показателем успешности проведенного мероприятия. А также поддержка новых инициатив руководства со стороны сотрудников уже в новом году показала, что их объявление было коммуницировано в правильном формате.

Чек-лист подготовки онлайн-мероприятия 

И напоследок полезное. О чем следует помнить при подготовке онлайн-мероприятия:

1. Если вы проводите онлайн-мероприятие в условиях вынужденного отказа от офлайна (например, по причине пандемии), то помните, что люди устали от онлайна. Поэтому при проведении мероприятия такого формата необходимо предусмотреть элемент, воздействующий на эмоции участников.
2. Забудьте о перфекционизме! В онлайн могут быть накладки, особенно технические (из-за скорости интернета, например), на которые вы никак не можете повлиять. Поэтому расслабьтесь и… кайфуйте! Тогда и ваши зрители будут кайфовать!
3. Договоритесь с топ-менеджерами, которые выступают на мероприятии, что при любом развитии события, им не стоит сильно переживать и напрягаться. Онлайн любит «живость», очень помогает юмор.
4. Не забывать, что всегда найдутся люди, не умеющие пользоваться zoom. Поэтому научите людей выключать микрофон и включать камеры. Это можно сделать с помощью заранее разосланной памятки, размещенной также на сайте мероприятия (если такой есть).  
5. Используйте чаты для обратной связи и общения, а также опросы и голосования, как элемент программы.
6. Предусматривайте интерактив с аудиторией даже в рамках «серьезных» мероприятий.
7. Обязательно подключайте к подготовке мероприятия специалистов по информационной безопасности, которые проверят, как безопасность подключения (чтобы не допустить виртуального хулиганства), так и сохранность персональных и коммерческих данных. 
8. Обсудите со спикерами, которые подключаются к мероприятию удаленно, будут ли они использовать виртуальный фон. Договоритесь, что если спикер устанавливает фон, то должен сесть на фоне «зеленки» или стены. Иначе зрители будут наблюдать «обрезанные» уши спикера или сам фон будет «мелькать». Не лишним будет дополнительный wi-fi-роутер, который спикер будет держать под рукой на случай плохого качества основного источника интернета.
9. Проводите технические репетиции даже с очень опытными спикерами.

*ERG – Eurasian Recourses Group, международная диверсифицированная компания в сфере добычи и переработки природных ресурсов, имеющая производственные активы в Казахстане, Бразилии, некоторых странах Африки. Объединяет 70 тысяч сотрудников по миру, из низ 60 тысяч работают на предприятиях в Казахстане.