Увольнение или уход сотрудника — это всегда болезненный процесс. Но и из него можно вынести правильные уроки, и даже пользу для бизнеса, например, сделать из покидающего компанию сотрудника адвоката вашего бренда, положительные отзывы которого помогут привлечь новых специалистов. Поможет в этом грамотный офбординг персонала.

Почему важно расстаться «полюбовно»

Так уж сложилось, что когда мы рассматриваем жизненный цикл сотрудника в компании, мы, как правило, сосредотачиваемся на онбординге и адаптации, упуская из виду важнейшую часть — процесс увольнения или ухода сотрудника.

Увольнение — сложный и неприятный процесс для всех сторон. Но кроме собственно самого увольнения, компании также важно правильно провести процесс выхода сотрудника из компании, ведь офбординг — это не просто юридически правильно оформленное увольнение сотрудника. Это еще и выстраивание коммуникации между тем, кто увольняется и его руководством, а также коллегами. И эти коммуникации крайне важны по целому ряду причин:

Во-первых, ваш бывший сотрудник однажды может снова стать «будущим», как бы парадоксально это ни звучало. Бывшие сотрудники иногда «бумерангом» возвращаются в организацию на более позднем этапе своей карьеры, принося с собой дополнительный опыт, знания и связи. Важно понимать, что ключевым условием возвращения в компанию является то, что у сотрудника был положительный опыт ухода. Вряд ли кто-то захочет вернуться к токсичному работодателю, который морально давил при увольнении, или не достаточно организованно подходил к важным формальным процессам.

Во-вторых, бывшие сотрудники — это потенциальные амбассадоры или адвокаты бренда. Они могут поделиться своим опытом работы с другими и рассказать о том, что им понравилось в работе и какие преимущества есть у вашей компании. Это может помочь потенциальным сотрудникам лучше понять, что они могут ожидать при устройстве на работу в вашу компанию.

Кто еще может выступать в роли амбассадоров вашего бренда работодателя? Об этом мы подробно рассказываем на курсе «Менеджер по внутренним коммуникациям». Присоединяйтесь!

В-третьих, разочарованный на этапе увольнения сотрудник — это угроза для безопасности. Например, если человек увольняется не в лучшем настроении, он может нанести компании вред. А вряд ли кто-то из команды обрадуется утечке конфиденциальной информации или передачи ее конкурентам. Офбординг позволяет контролировать этот процесс и избежать тревожных ситуаций.

Наконец, неправильно организованный процесс офбординга может повлиять не только на отношения с бывшим коллегой и репутацию компании, но и на моральный дух команды. Чтобы избежать негативных последствий, необходимо соблюдать простые правила офбординга, не забывая об эмпатии к покидающему компанию сотруднику.

Короче говоря, у офбординга есть две основные задачи:

• С одной стороны, он должен помочь организации «прокачать» опыт сотрудников и свести к минимуму негативное влияние ухода члена команды на рабочие процессы.
• С другой стороны, офбординг важен для HR-бренда и репутации, ведь отвечает за формирования важных последних впечатлений сотрудников о компании, и того образа, который они будут транслировать для внешнего мира.

Секреты успешного офбординга

Дайте сотруднику четкие инструкции к действию

Растерянность и непонимание того, что вообще делать дальше — одни из самых неприятных спутников при увольнении. Помогите сотрудникам разобраться с важными шагами, подготовьте что-то вроде обходного листа, в котором будут важнейшие пункты, такие как: подписание документов об увольнении, расчет по заработной плате, возврат корпоративной техники, пропусков и т. д.

На этом этапе определите, предоставляет ли ваша компания такие предметы, как

• ноутбук или другая техника
• униформа
• ключи от офиса
• пропуск
• разрешение на парковку и т.д.

Сообщите новости команде

После новостей об уходе коллеги у сотрудников часто возникают переживания и размышления о собственной ценности, что может привести к падению морального духа команды. Сообщите новость в максимально открытом и позитивном (насколько это возможно) формате, чтобы у сотрудников не осталось ощущения, что с кем-то обошлись несправедливо или неправильно.

Правда, обязательно уточните у самого сотрудника, можно ли сообщить о его уходе. Возможно, он хочет сохранить это при себе до определенного момента, или же просто принял решение самостоятельно рассказать обо всём команде.

Создайте план трансфера обязанностей

Этот этап в основном направлен на создание базы знаний для нового сотрудника, чтобы он мог как можно быстрее влиться в рабочие процессы. Если все сделано правильно, переход будет плавным, а сотрудник, который заменит прежнего, сможет лучше выполнять свою работу.

Проведите Exit-интервью

Выходное интервью — это очень важный и мощный инструмент для выявления проблем, вызывающих высокую текучесть кадров. Вместо того, чтобы проводить опросы на выходе только для того, чтобы поставить галочку в списке дел, превратите их в конкурентное преимущество. Погрузитесь в ответы сотрудников и найдите пробелы и болевые точки, которые ваша компания может улучшить.

А еще, это отличный шанс дать сотруднику почувствовать, что он внес свой вклад в развитие компании, и теперь может поделиться ценным мнением о рабочей обстановке и процессах, происходящих в компании. Во время встречи с увольняемым сотрудником дайте ему возможность рассказать о своем опыте работы и о том, что он думает о компании, ее бизнес-процессах, культуре и ценностях.

Тоже не молчите

Со стороны компании тоже важно дать сотруднику обратную связь о сотрудничестве, которая покажет, что компания ценит его работу. К примеру, непосредственный руководитель сотрудника может написать рекомендательное письмо или оставить отзыв о работе с сотрудником на его странице в LinkedIn. Это не только приятно, но и может помочь человеку при дальнейшем устройстве на работу. Ну а приятным бонусом может быть открытка или письмо с пожеланиями на будущее и с благодарностью за сотрудничество.

Организуйте прощание внутри команды

К сожалению, большинство компаний не уделяют этому пункту внимания, но организовать прощальный вечер в компании, подарить что-нибудь на память уходящему коллеге, не займет много времени и усилий. Зато поможет оставить теплые и приятные впечатления о работе даже при самом болезненном увольнении.

Само собой, каждый конкретный процесс увольнения будет зависеть от размера вашей компании, положения сотрудника и контекста его ухода. Но в любом случае, хорошие отношения с бывшими коллегами — это ценнейший вклад в человеческие ресурсы со стороны вашей компании. И он точно окупится.